Planificar las vacaciones del equipo sin que suponga una pesadilla para recursos humanos

Easter EggsPoner de acuerdo a todo el mundo es imposible. Eso está claro. Ni siquiera cuando tratamos un asunto tan, aparentemente, distendido, como es el caso de las vacaciones, conseguimos alinear en primera instancia, necesidades, expectativas o propósitos de unos y otros. Cuando parece que el tema está en vías  de resolverse, surge un imprevisto o una petición de última hora, o caemos en un detalle que, por cualquier razón, había pasado desapercibido.

“Sr. López, este año sus vacaciones estivales comienzan el 1 de agosto y finalizan el 21. Siguiendo sus peticiones, podrá disfrutar también de más días libres en invierno, concretamente, del 22 al 31 de diciembre”. 

“Disculpe, pero si no le importa, me gustaría cambiar un par de semanas de agosto por la última de julio y la primera de septiembre. Mi mujer ha cambiado de empleo en los últimos meses y le agradecería que pudiéramos hacer el cambio para coincidir con ella, al menos unos días y tener organizado el tema de los niños, la vuelta al cole y demás asuntos domésticos”.

“Oh, vaya. Veré qué puedo hacer”.

Estas escenas se producen con mucha más frecuencia de lo que imaginamos y, ese veré qué puedo hacer, se convierte en la gran pesadilla de gerentes y directores de recursos humanos, para tratar de satisfacer la petición del empleado sin dar al traste con la organización de equipos en la empresa.

El enfoque y la planificación de las vacaciones es uno de los momentos más estresantes del año para el área de gestión de las personas porque conciliar los requerimientos del trabajador y de la empresa y el derecho al descanso de cada empleado con las necesidades de cobertura de la organización garantizando al tiempo la continuidad del negocio en cuanto a producción o prestación de servicio,  no es tarea fácil.

Este es un proceso largo, complejo y, con frecuencia, demasiado costoso para cualquier organización. Por lo tanto, gestionar de manera óptima y coherente las vacaciones o las ausencias laborales, no sólo evitará insufribles quebraderos de cabeza sino que permitirá mejorar la salud financiera, productiva y de clima de trabajo dentro de la organización.

Para facilitar, primero, políticas claras…

Para gestionar con eficiencia las solicitudes de vacaciones, el punto de partida debe ser siempre una política clara, con estrategias en las que se perfile detalladamente el procedimiento a seguir para solicitar un permiso o una baja laboral. El proceso debe ser sencillo y comprensible para todos. Cuanto más consenso exista entre las partes –empleados y empleadores- mejor. Por ejemplo, en la determinación conjunta de cuáles son los períodos en los que se experimentan picos de trabajo, o en los que descienden los niveles del mismo, etc. Determinar estos períodos entre todos, o identificar aquellas posiciones que nunca pueden quedar al descubierto, como pueden ser los puestos de atención al cliente, soporte técnico o cualquier otros que la organización considere imprescindibles, pueden ser determinantes a la hora de facilitar o no el proceso.

En este sentido, hay que decir, aunque resulte una obviedad, que hay que garantizar la imparcialidad y la transparencia de todo el procedimiento para que las necesidades de la organización queden cubiertas sin menoscabar los derechos de las personas que trabajan en ella. Si además conseguimos crear un clima favorable en el que se entienda que las peticiones son tenidas en cuenta, tramitadas con orden y con lógica y que el sistema permite justificar tanto los permisos concedidos como las negativas, el camino al éxito será más sencillo.

Pero ¡ojo!, además hay que ser rápidos, porque los empleados también necesitan tiempo para organizarse (reservar sus vacaciones, ordenar sus planes, coordinar con familiares o amigos, etc.) por lo que además de claro, imparcial y transparente, el procedimiento debe ser ágil y rápido.

… Segundo, herramientas que automaticen

Tener en cuenta todas estas variables sin cometer errores es imposible si tratamos de administrar de forma manual toda la información. Por lo tanto, utilizar un sistema de gestión de recursos humanos para llevar a la práctica todas estas cuestiones, que sin duda, son estratégicas, es la decisión más acertada de todas porque además de simplificar la planificación y gestión de las vacaciones y ausencias, permite hacerlo sin destinar más tiempo y recursos de los deseados.

Con soluciones como Cezanne OnDemand es posible:

  • Integrar la gestión de todos los calendarios festivos nacionales y locales con los cierres del negocio.
  • Asegurarse de que los días de fiesta y las dietas se calculan de manera precisa y justa
  • Observar, durante todo el año, cuáles son las situaciones más críticas y planificar las vacaciones, conforme a esos criterios.
  • Comprobar los gastos de personal devengado de los permisos y ausencias.
  • Automatizar las solicitudes facilitando a los empleados una mejor planificación de sus permisos y bajas.
  • Compartir agendas y planes de trabajo, sobre todo cuando el equipo es pequeño para saber en todo momento qué personas están de vacaciones, en sesiones de formación o fuera de la oficina por cuestiones laborales.
  • Consultar herramientas de cuadros de mando y gráficos que permitan examinar una amplia gama de indicadores de ausencias relacionadas con el absentismo por enfermedad, las tendencias habituales en cuanto a faltas de asistencia o los

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