Acogida de nuevos empleados: ¿por qué es importante?

Según una encuesta publicada por Harvard Business Review y realizada en empresas de Estados Unidos, el 33% de los nuevos empleados que se incorporan a una organización, comienzan a buscar otro trabajo durante los primeros seis meses. Esta encuesta pone de manifiesto algo preocupante: todo el esfuerzo y el trabajo realizado durante la fase de selección para encontrar a un candidato competente y adecuado al puesto, puede ser baldío si no prestamos la atención necesaria a su incorporación e integración. Las primeras semanas son fundamentales para generar esos compromisos que tanto se demandan por ambas partes.

Un buen recibimiento predispone en positivo

Después de haber transcurrido varios meses entre la elaboración y publicación de las ofertas de empleo, el contacto con los candidatos, las entrevistas, y todo lo que implica la selección, no hay que dar por concluido el proceso tras la contratación de la persona seleccionada. Más bien al contrario. El proceso termina una vez que esa persona se incorpora y se integra en la organización: conoce a sus compañeros y a las personas a las que deberá reportar, los procedimientos y metodologías relacionadas con sus funciones, la política, la cultura y, en definitiva, la esencia de la organización de la que acaba de entrar a formar parte. Está claro que dedicar tiempo y recursos al “recibimiento” de los nuevos empleados, si estos acaban marchándose a los pocos meses, no solo no resulta rentable, sino que es, además, bastante frustrante.

Cuando un empleado que lleva poco tiempo en la empresa se va, hay una tendencia generalizada a responsabilizar de su marcha a un proceso de selección mal enfocado, es decir, una oferta confusa o, simplemente, la elección del candidato equivocado. Sin embargo, no tiene por qué ser así. Los problemas pueden surgir más tarde. Pueden hacerse latentes el primer día o en las semanas siguientes: indefinición de las tareas y desconocimiento de los mandos a los que se debe rendir cuentas, falta de empatía con algunos compañeros, una mala ubicación dentro de la oficina, unas políticas corporativas que resultan ajenas o, cuanto menos, muy alejadas de la ética personal, … Por eso es tan importante dedicar un poco de tiempo a la elaboración de un buen plan de acogida. Lo que los británicos llaman Onboarding, un término cuyo uso está ya bastante generalizado también en nuestro país.

Lo esencial y lo emocional en un mismo Plan

Un Plan de Acogida bien estructurado se compone de dos partes: una, que tiene que ver con los aspectos meramente prácticos del trabajo y otra, más ligada a la emoción del nuevo empleado.

Los aspectos prácticos pueden parecer triviales, pero no lo son tanto: ¿cuántas personas y/o departamentos están implicados (TI, RH, administración, gerencia, …) ¿qué dispositivos se deben preparar para que estén operativos el primer día del nuevo empleado? ¿quién y cómo se encargará de su formación? Algunos aspectos relacionados con la incorporación son bastante parecidos para unos y otros, por lo que se puede hacer un proceso eficiente, generando una lista de tareas pre-elaboradas -modificable, eso sí, en función de las circunstancias y necesidades de cada uno- y compartida con todos los actores implicados. Esto permite tener bajo control todos los aspectos prácticos del Plan de Acogida.

Una vez abordados estos aspectos habrá que encarar una nueva fase, igualmente delicada, que está más ligada a la satisfacción y socialización del nuevo empleado. Todos sabemos qué sensaciones suelen ser habituales durante los primeros días que te encuentras ante una nueva realidad: desorientación, timidez, ganas de causar buena impresión, … es decir, aspectos todos, que conducen a la formulación de preguntas tales como: ¿estaré a la altura? ¿este trabajo me conviene? ¿tendré buena relación con mis colegas y acceso fácil a los managers o la dirección?

Para responder en positivo a todas estas cuestiones prepara un Plan de Acogida que tenga en cuenta las dificultades naturales a las que deberá enfrentarse el nuevo empleado. Preséntale a todas las personas con las que trabajará y deja claro quien deberá ser su referente para cada tema. Muéstrele la oficina y los hábitos establecidos (el comedor, las compras compartidas, el área de relax…). Asegúrate de que la política y cultura corporativa es suficientemente clara para que el recién llegado pueda entender de inmediato si la organización cumple o cumplirá con sus expectativas personales y profesionales, explica todas las políticas e involucra al recién llegado en el plan de formación, todo ello, le servirá para evitar que tenga problemas a la hora de explicar cualquier situación que le provoque incertidumbre y preocupación.

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