{"id":32076,"date":"2018-05-10T12:47:57","date_gmt":"2018-05-10T12:47:57","guid":{"rendered":"https:\/\/cezannehr.com\/?p=32076"},"modified":"2024-04-15T08:34:16","modified_gmt":"2024-04-15T08:34:16","slug":"7-formas-de-cumplir-con-el-nuevo-gdpr-utilizando-un-software-hr","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/cezannehr.com\/es\/hr-blog\/2018\/05\/7-formas-de-cumplir-con-el-nuevo-gdpr-utilizando-un-software-hr\/","title":{"rendered":"7 formas de cumplir con el nuevo GDPR utilizando un software HR"},"content":{"rendered":"

\"\"El nuevo Reglamento General de Protecci\u00f3n de Datos<\/strong>\u00a0que se aplicar\u00e1 a partir del 25 de mayo de 2018 introduce algunos requisitos respaldados por sanciones mayores. Estos requisitos incluyen un mayor \u00e9nfasis en la seguridad, transparencia y responsabilidad de los datos, junto con m\u00e1s derechos para los \u00abinteresados\u00bb. Y esto, incluye tambi\u00e9n a tus empleados.<\/p>\n

GDPR hace que sea m\u00e1s importante que nunca tomar el control sobre tus datos de Recursos Humanos dondequiera que se almacenen.<\/p>\n

Mantener la seguridad de los datos HR<\/h3>\n

El GDPR exige que los \u00abdatos personales\u00bb se traten de manera que pueda garantizarse su seguridad. Los datos personales\u00a0 incluyen archivos en papel, hojas de c\u00e1lculo y documentos digitales. La responsabilidad recae en TI como responsable del tratamiento de los datos para demostrar, por ejemplo, que sabes d\u00f3nde se almacena la informaci\u00f3n, por qu\u00e9 la recopilas, c\u00f3mo se utiliza y qui\u00e9n tiene acceso a ella, as\u00ed como que dispones de sistemas eficaces para protegerla e informar sobre cualquier violaci\u00f3n de los datos.<\/p>\n

Con Cezanne HR<\/a>, puedes almacenar toda la informaci\u00f3n de Recursos Humanos en un \u00fanico\u00a0 sistema online, seguro y f\u00e1cil de usar. Te beneficiar\u00e1s de una seguridad avanzada en todos los niveles, desde el cifrado de datos y el acceso basado en roles, hasta el alojamiento dentro del Espacio Econ\u00f3mico Europeo por AWS, l\u00edder mundial en alojamiento cloud robusto y seguro. <\/strong>Lee m\u00e1s sobre seguridad<\/a>. Los documentos digitalizados o digitales son f\u00e1ciles de cargar en Cezanne HR para que no tengas que preocuparte de c\u00f3mo proteger o compartir documentos en papel. Los costes tampoco ser\u00e1n excesivos. El almacenamiento de datos, incluidos los documentos ya cargados, est\u00e1 incluido en la cuota de suscripci\u00f3n mensual.<\/p>\n

Mejorar la precisi\u00f3n de los datos<\/h3>\n

En el marco de GDPR se requiere que los datos personales sean exactos y completos y que se corrijan cuando no lo son. Esto podr\u00eda ser casi imposible de manejar, en primer lugar, si los empleados no pueden ver qu\u00e9 datos se tiene sobre ellos . GDPR incluye una recomendaci\u00f3n de mejores pr\u00e1cticas que, en la medida de lo posible, las organizaciones deber\u00edan poder proporcionar. En esas mejores pr\u00e1cticas se incluye el acceso remoto a un sistema de autoservicio seguro que proporcione al individuo acceso directo a su informaci\u00f3n.<\/p>\n

Cezanne HR combina un autoservicio de empleados f\u00e1cil de gestionar con workflows de aprobaci\u00f3n seguros basados en roles, para que los empleados puedan comprobar y actualizar su propia informaci\u00f3n mientras mantienen el control. Puedes configurar Cezanne HR para que se adapte a tus propios procesos. Por ejemplo, para decidir qu\u00e9 informaci\u00f3n pueden editar los empleados, si los cambios deben ser aprobados y por qui\u00e9n, y d\u00f3nde tienen sentido las variaciones locales. Es una forma eficaz y segura de ayudarte a cumplir con la normativa, al tiempo que ofreces un servicio que facilita la vida de empleados y directivos.<\/p>\n

Gestionar la solicitud de los datos<\/h3>\n

Los empleados (y los candidatos a un puesto de trabajo) ya tienen el derecho, en virtud de la legislaci\u00f3n vigente sobre la protecci\u00f3n de datos, a solicitar una copia de los datos que posees sobre ellos. GDPR requiere, adem\u00e1s, que respondas a estas solicitudes de manera m\u00e1s completa y r\u00e1pida, y elimina el derecho a cobrar por ello (por lo menos la primera vez). A medida que los derechos de los empleados sobre sus datos se hagan m\u00e1s conocidos en el marco del GDPR , algunos expertos pronostican un aumento de este tipo de solicitudes. El tiempo dir\u00e1.<\/p>\n

Al almacenar los datos y documentos de personal en un solo lugar (Cezanne HR), siempre sabr\u00e1s qu\u00e9 informaci\u00f3n tienes sobre cada uno de tus empleados. Los informes directos y la exportaci\u00f3n a Excel para administradores de recursos humanos te permiten, adem\u00e1s, responder mejor a las solicitudes de los interesados, as\u00ed como a otro requisito de GDPR: el derecho del interesado a llevarse sus datos consigo en un formato digital y manejable.<\/p>\n

Rastrear el consentimiento de los empleados<\/h3>\n

En el contexto laboral, el consentimiento no es la opci\u00f3n m\u00e1s apropiada para procesar la mayor\u00eda de los datos de los empleados. Lee por qu\u00e9 aqu\u00ed<\/a>. Sin embargo, puede haber ocasiones en las que necesites obtener el consentimiento. Por ejemplo, al recopilar y almacenar informaci\u00f3n sobre los empleados que no es obviamente necesaria para el funcionamiento de la, organizaci\u00f3n, como el seguimiento de movimientos a trav\u00e9s de tecnolog\u00edas de control remoto como CCTV y GPS, o la transmisi\u00f3n de informaci\u00f3n de los empleados a un tercero con fines de marketing.<\/p>\n

Con Cezanne HR, puedes generar f\u00e1cilmente comunicaciones personalizadas con firmas electr\u00f3nicas y realizar un seguimiento de si los empleados han dado su consentimiento o no y, en caso afirmativo, cu\u00e1ndo lo han hecho. Otras comunicaciones importantes relacionadas con GDPR, tales como las actualizaciones de las declaraciones de privacidad de la empresa, contratos de empleo o pol\u00edticas de protecci\u00f3n de datos pueden ser administradas y rastreadas tambi\u00e9n de la misma manera. Como todo se almacena de forma centralizada, es m\u00e1s f\u00e1cil para ti ver, por ejemplo, cu\u00e1ndo necesitas renovar el consentimiento. Por su parte, los empleados\u00a0 tambi\u00e9n pueden volver a consultarlo en cualquier momento para ver los t\u00e9rminos de lo acordado.<\/p>\n

Simplificar la eliminaci\u00f3n de datos<\/h3>\n

Una vez que ya no necesites los datos personales para los fines para los que fueron recabados, la legislaci\u00f3n estipula que deben eliminarse, a menos que haya otros motivos de fuerza mayor para conservarlos. \u00c9stos podr\u00edan ser razones legislativas, o si descartar los datos demasiado pronto perjudicara el negocio. Para complicar a\u00fan m\u00e1s las cosas, el GDPR autoriza expresamente a cada uno de los Estados miembros a aplicar normas m\u00e1s espec\u00edficas con respecto al tratamiento de datos personales relacionados con los derechos humanos. Ser\u00e1 importante seguir la evoluci\u00f3n de la legislaci\u00f3n nacional, adem\u00e1s de los requisitos m\u00e1s gen\u00e9ricos del GDPR, y ajustar sus pol\u00edticas para adaptarse.<\/p>\n

Un primer paso importante es entender qu\u00e9 datos de empleados se tiene y por qu\u00e9. Por ejemplo, \u00bfes necesario para el cumplimiento de una obligaci\u00f3n legal o para el establecimiento, ejercicio o defensa de reclamaciones legales? Esto te ayudar\u00e1 a informar sobre la base y el plazo para conservar o borrar datos y te proporcionar\u00e1 una plantilla con la que podr\u00e1s revisar y borrar la informaci\u00f3n del empleado que tienes en Cezanne HR.<\/p>\n

Cualquiera que sea tu enfoque, es importante que se lleve a cabo un proceso de revisi\u00f3n regular y una limpieza met\u00f3dica de las bases de datos de recursos humanos (y de los registros en papel). Una funci\u00f3n \u00fatil en Cezanne HR es la opci\u00f3n para establecer recordatorios sobre los registros de los empleados que abandonan la empresa, lo que puede \u00abempujar\u00bb a los administradores de\u00a0 a revisar dichos registros. Esto significa que puedes borrar alguna informaci\u00f3n en el momento en que un empleado se da de baja, pero, tambi\u00e9n, que puedes\u00a0 programar una alerta para borrar otros datos, como la informaci\u00f3n relativa al salario, las horas de trabajo, el rendimiento o las medidas disciplinarias cuando haya transcurrido el per\u00edodo que impone la ley.<\/p>\n

Construir una cultura sobre la privacidad<\/h3>\n

Aunque algunos empleados tendr\u00e1n una mayor responsabilidad que otros, el cumplimiento de la normativa sobre protecci\u00f3n de datos, es un asunto a que afecta a toda la empresa.\u00a0 La nueva legislaci\u00f3n hace que las empresas comprendan los riesgos que corren y tomen medidas para mitigarlos. Es importante dejar de pensar en la cuenta atr\u00e1s y trabajar para desarrollar un marco que permita construir una cultura sobre la privacidad que impregne a toda la organizaci\u00f3n.<\/p>\n

Asegurarte de que los empleados reciben la formaci\u00f3n adecuada es parte de la soluci\u00f3n. Con Cezanne HR, puedes revisar f\u00e1cilmente los roles y responsabilidades de cada empleado, asignarlos a las actividades de formaci\u00f3n adecuadas, y configurar notificaciones para activar una alerta cuando la formaci\u00f3n o la certificaci\u00f3n se haya renovado o debo renovarse. Integrando el m\u00f3dulo de gesti\u00f3n del rendimiento, podr\u00e1s adem\u00e1s, incorporar las mejoras pr\u00e1cticas sobre protecci\u00f3n de datos, e<\/strong>n las evaluaciones de los empleados, de modo que te asegurar\u00e1s de que el cumplimiento del GDPR\u00a0 forme parte del ADN de tu organizaci\u00f3n.<\/p>\n

Mantener informados a los empleados<\/h3>\n

GDPR exige que se proporcione mucha m\u00e1s informaci\u00f3n a los empleados sobre c\u00f3mo (y por qu\u00e9) utilizas, gestionas y proteges sus datos, y los derechos que tienen sobre ellos. Parte de esto se maneja mejor a trav\u00e9s de comunicaciones one-to-one, especialmente cuando se requiere rastreo o consentimiento. Sin embargo, tambi\u00e9n existe un argumento para crear un centro de informaci\u00f3n que siempre est\u00e9 conectado y\u00a0 disponible.<\/p>\n

La funci\u00f3n Workspaces de Cezanne HR te permite configurar r\u00e1pidamente portales dedicados, dirigidos a diferentes grupos de empleados si es necesario. Por ejemplo, para abordar las necesidades espec\u00edficas de cada pa\u00eds. El gestor del portal, o los gestores (que pueden ser cualquier persona que t\u00fa designes) podr\u00e1n cargar la documentaci\u00f3n relevante, incluir enlaces relevantes a sitios de terceros, publicar actualizaciones con notificaciones si es necesario, y proporcionar un foro de preguntas y respuestas para los empleados. Es una forma f\u00e1cil de garantizar la visibilidad de GDPR y mantener las cuestiones sobre\u00a0 el cumplimiento en el primer lugar en la agenda.<\/p>\n

Haz clic aqu\u00ed<\/a> para ver este art\u00edculo como una presentaci\u00f3n.<\/p>\n

Useful links<\/h3>\n

Agencia Espa\u00f1ola de protecci\u00f3n de datos: Informaci\u00f3n completa sobre todos los aspectos sobre protecci\u00f3n de datos y GDPR en Espa\u00f1a http:\/\/www.agpd.es\/portalwebAGPD\/temas\/reglamento\/index-ides-idphp.php<\/a><\/p>\n

RGPD: Nuevas oportunidades, nuevas obligaciones. Documento de la Comisi\u00f3n Europea:\u00a0https:\/\/ec.europa.eu\/commission\/sites\/beta-political\/files\/data-protection-factsheet-sme-obligations_es.pdf<\/a><\/p>\n

Bird & Bird: Rastreador de GDPR: su objetivo es mostrar c\u00f3mo y d\u00f3nde se ha complementado localmente GDPR
\nhttps:\/\/www.twobirds.com\/en\/hot-topics\/general-data-protection-regulation\/gdpr-tracker\u00a0<\/a><\/p>\n

GDPR: Una version indexada y muy \u00fatil del nuevo Reglamento General de Protecci\u00f3n de Datos http:\/\/www.rgpd.es\/<\/a><\/p>\n

Cezanne HR Informaci\u00f3n sobre seguridad, precios y datos de Cezanne HR.<\/p>\n

Puedes solicitar una demo online aqu\u00ed o llamar al tel\u00e9fono +34 918 260 265<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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