Diversi responsabili HR fanno grande affidamento su fogli di calcolo per registrare le informazioni relative al personale. Si tratta di un approccio che pu\u00f2 funzionare se devi gestire pochi dipendenti o se vuoi lavorare con un insieme di dati molto circoscritto.<\/p>\n
Ma i fogli di calcolo perdono efficacia quando l\u2019azienda comincia a crescere ed i membri dello staff aumentano<\/strong>.<\/p>\n Le attivit\u00e0 legate all\u2019approvazione delle ferie ed alla valutazione delle performance diventano presto ingestibili. Arriva un momento in cui i fogli di calcolo non sono pi\u00f9 adeguati allo scopo ed il team HR deve cercare altre soluzioni, come un software HR, che li aiuti a svolgere il loro lavoro con maggiore efficienza.<\/p>\n Vediamo 10 ragioni per cui \u00e8 tempo che la tua azienda metta da parte i fogli di calcolo<\/strong>:<\/p>\n I fogli di calcolo vengono solitamente conservati sul PC, inviati pi\u00f9 volte via mail tra colleghi che li modificano ed aggiornano. \u00c8 facile dimenticarsi di proteggerli con password, lasciando esposte informazioni confidenziali.<\/p>\n Quando un foglio di calcolo passa tra molte mani diverse, \u00e8 facile che le informazioni subiscano delle modifiche. Pu\u00f2 succedere che qualcuno modifichi i dati volontariamente per creare confusione, ma pi\u00f9 spesso avviene involontariamente. Chi non \u00e8 pratico nell\u2019utilizzo di fogli di calcolo, pu\u00f2 facilmente inserire informazioni importanti nelle celle sbagliate, cancellarne altre, o apportare modifiche errate. Se poi i fogli di calcolo vengono inviati da un dipendente all\u2019altro tramite email, una volte aperti da pc o tablet non protetti, si corre il rischio di infettarli con dei virus.<\/p>\n I dati HR cambiano continuamente: nuovi assunti, cambiamenti nelle informazioni di contatto, dettagli bancari, e poi malattie, formazione, qualifiche\u2026 \u00e8 quasi impossibile inserire tutte queste informazioni nei fogli di calcolo con sufficiente tempestivit\u00e0. Ad esempio, il team HR potrebbe essere concentrato su altre priorit\u00e0 e non riuscire a aggiornare l\u2019ultimo report sulle assenze, o un manager troppo impegnato potrebbe dimenticarsi di segnare quando un dipendente ha chiesto le ferie. Con un software HR, tutte queste informazioni vengono registrate nel sistema ed i processi automatizzati.<\/p>\n Buona parte del tempo a disposizione del team HR viene dedicato ad attivit\u00e0 ripetitive ed a scarso valore aggiunto, come l\u2019aggiornamento delle informazioni di contatto dei dipendenti, la risposta a domande circa l\u2019ammontare di ferie rimaste a disposizione, l\u2019invio di richieste da approvare; i fogli di calcolo non automatizzano questo procedimento, non mandano alert e non centralizzano tutte le informazioni necessarie. I sistemi HR, in particolare quelli dotati della componente self-service, lo fanno.<\/p>\n Il team HR deve spesso destreggiarsi tra numerosi fogli di calcolo: uno per le ferie, uno per le assenze, formazione, valutazioni\u2026 per complicare ulteriormente le cose accade che i diversi dipartimenti registrino le informazioni su differenti fogli di calcolo. In questo modo si verificano duplicazioni, inconsistenze e l\u2019azienda si trova senza una fonte affidabile. I software HR riducono tutte queste inutili incombenze amministrative, fornendo all’impresa uno spazio dove tutte le informazioni relative alle risorse umane, dai dati dei dipendenti alle policy aziendali, possono essere conservate in modo sicuro.<\/p>\n In un\u2019organizzazione in cui i dati HR sono conservati su fogli di calcolo, una richiesta di informazioni da parte del senior management team pu\u00f2 mandare tutti nel panico; il team risorse umane deve riconoscere quale sia la versione dei dati aggiornata ed assicurarsi che siano state inserite anche le informazioni pi\u00f9 recenti. I software HR di ultima generazione, consolidano tutti i dati registrandoli in un unico spazio centralizzato cos\u00ec da renderli disponibili 24 ore su 24; in questo modo i manager possono accedere con semplicit\u00e0 ad informazioni strategiche per le decisioni di business.<\/p>\n Un sistema basato sui fogli di calcolo pu\u00f2 richiedere molto tempo per essere gestito. Il team risorse umane si trova spesso a dover inserire le stesse informazioni in spazi differenti o deve passare a setaccio un intero foglio di calcolo per trovare ci\u00f2 che gli serve. I sistemi di gestione HR ottimizzano l\u2019intero processo, riducendo drasticamente il tempo da dedicare ad incombenze amministrative e dando la possibilit\u00e0 al team HR di concentrarsi su attivit\u00e0 a pi\u00f9 alto valore aggiunto.<\/p>\nNon sono sicuri<\/h3>\n
Sono facilmente corruttibili<\/h3>\n
Spesso non sono aggiornati<\/h3>\n
Non riducono la documentazione cartacea<\/h3>\n
L\u2019azienda non ha un archivio centralizzato<\/h3>\n
\u00c8 difficile avere accesso alle informazioni in tempo reale<\/h3>\n
Portano ad uno spreco di tempo<\/h3>\n
Non sono facilmente accessibili<\/h3>\n