{"id":32121,"date":"2018-05-24T07:21:47","date_gmt":"2018-05-24T07:21:47","guid":{"rendered":"https:\/\/cezannehr.com\/?p=32121"},"modified":"2019-12-10T12:18:58","modified_gmt":"2019-12-10T12:18:58","slug":"adeguarsi-al-gdpr-con-laiuto-di-un-software-hr","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/cezannehr.com\/it\/hr-blog\/2018\/05\/adeguarsi-al-gdpr-con-laiuto-di-un-software-hr\/","title":{"rendered":"Adeguarsi al GDPR con l’aiuto di un software HR"},"content":{"rendered":"

Dal 25 Maggio 2018 \u00e8 in vigore il GDPR, il nuovo regolamento generale di protezione dei dati che introduce alcuni nuovi requisiti fondamentali e sanzioni pesanti per chi non dovesse rispettarli. Tra i requisiti introdotti si richiede una maggiore attenzione alla sicurezza dei dati<\/strong>, pi\u00f9 trasparenza ed aumentati diritti per gli interessati, inclusi i tuoi dipendenti.<\/p>\n

L’arrivo del GDPR rende pi\u00f9 importante che mai avere il controllo sulle informazioni che maneggiamo ogni giorno relative alle risorse umane aziendali.<\/strong><\/p>\n

Mantenere la sicurezza dei dati HR<\/h3>\n

Il GDPR impone che i dati personali vengano trattati in modo da garantirne la sicurezza; che si tratti di documenti cartacei, fogli di calcolo o documenti digitali, la responsabilit\u00e0 \u00e8 su di te. Devi dimostrare di avere sotto controllo dove le informazioni vengano conservate, come vengano utilizzate e chi vi abbia accesso, cos\u00ec come devi occuparti della messa a regime di sistemi efficaci per proteggerli ed informare tempestivamente ogni persona coinvolta in caso di violazione.<\/p>\n

Con Cezanne HR puoi gestire tutte le informazioni sulle risorse umane in un unico sistema online, sicuro e facile da utilizzare.<\/strong> Trai beneficio da un sistema di sicurezza avanzato a tutti i livelli, accesso basato sui ruoli, dati conservati all’interno dell’unione Europea (sui server AWS, tra i migliori per sicurezza).<\/p>\n

Scopri di pi\u00f9 sulla sicurezza di Cezanne HR>><\/a><\/p>\n

\u00c8 facile caricare i documenti su Cezanne HR, riducendo i rischi di perdita di documenti cartacei. Anche i costi non sono eccessivi: la conservazione dei dati, inclusi documenti allegati, \u00e8 inclusa nel canone mensile.<\/p>\n

Migliorare la precisione dei dati<\/h3>\n

Una richiesta del GDPR \u00e8 che i dati siano corretti e completi. Un aspetto difficile da gestire se i dipendenti non possono avere accesso diretto alle informazioni che li riguardano. Ecco perch\u00e8 tra le buone pratiche c’\u00e8 di assicurarsi che i dati HR vengano conservati s\u00ec in uno spazio sicuro, ma accessibile ai collaboratori in modo che possano verificare ed aggiornare le informazioni che li riguardano.<\/p>\n

Cezanne HR \u00e8 dotato di funzionalit\u00e0 self-service per i dipendenti, cos\u00ec che possano accedere al sistema, visualizzare i loro dati e modificarli, previa autorizzazione dei responsabili, cos\u00ec che il dipartimento HR non ne perda mai il controllo. Puoi configurare il software affinch\u00e9 si adatti ai processi aziendali. Per esempio, sei tu a decidere quali informazioni i dipendenti possono modificare in autonomia, se i cambiamenti debbano essere approvati e da chi ed in quali casi impostare delle differenziazioni locali. Si tratta di modalit\u00e0 efficaci e sicure per aiutarti ad essere compliant con la normativa<\/strong>, oltre ad offrirti un servizio che facilita la vita lavorativa di dipendenti e management.<\/p>\n

Gestire le richieste di dati<\/h3>\n

I dipendenti (ed i candidati ad una posizione in azienda), hanno gi\u00e0 il diritto in virt\u00f9 della legislazione vigente in merito alla protezione dei dati, di richiede una copia dei dati che li riguardano. Il GDPR prevede in pi\u00f9 che si risponda a questa eventuale richiesta in modo completo e rapido. Di nuovo il software HR viene in nostro aiuto: gestire i dati in un solo luogo rende pi\u00f9 semplice sapere in ogni momento quali informazioni si stiano gestendo<\/strong>. Report e download diretti in excel poi permettono di rispondere tempestivamente alle richieste degli interessati, che potrebbero anche richiedere di avere i loro dati in un formato digitale.<\/p>\n

Raccogliere il consenso dei dipendenti<\/h3>\n

Nel contesto lavorativo, la richiesta del consenso non \u00e8 l’opzione pi\u00f9 agile per la gestione dei dati dei dipendenti: tuttavia, possono esserci delle situazioni in cui risulta necessario richiederlo. \u00c8 il caso di quelle informazioni non strettamente necessarie per il lavoro, ma che possono essere raccolte ad altri scopi.<\/p>\n

Con Cezanne HR \u00e8 facile generare comunicazioni personalizzate con firma elettronica e tenere traccia delle firme raccolte e quindi dei consensi ottenuti.<\/strong> Poich\u00e9 tutto viene gestito in maniera centralizzata, \u00e8 pi\u00f9 semplice avere documenti e dati sotto controllo, inviare solleciti e consultare le informazioni archiviate.<\/p>\n

Semplificare la cancellazione<\/h3>\n

Una volta che i dati personali non risultino pi\u00f9 necessari ai fini per cui erano stati raccolti, la legislazione prevede che vengano cancellati, a meno di altri motivi di forza maggiore per conservarli, come ragioni legislative o se cancellarli dovesse pregiudicare l’andamento del business. Per complicare ulteriormente la situazione il GDPR autorizza espressamente ciascun stato membro ad applicare norme pi\u00f9 specifiche; \u00e8 importante quindi seguire con attenzione l’evolvere della legislazione nazionale insieme al GDPR e aggiustare le proprie policy per adeguarvisi.<\/p>\n

Un primo passo importante \u00e8 esplicitare quali dati sui dipendenti si stiano gestendo e perch\u00e8.<\/strong> Per esempio, vi sono dati che vengono gestiti per adempiere a qualche tipo di obbligo legale?<\/p>\n

Qualunque sia lo scopo \u00e8 importante mettere in piedi un processo di revisione regolare e metodico. In Cezanne HR, per esempio, \u00e8 facile tenere traccia dei collaboratori che non sono pi\u00f9 in azienda, cos\u00ec da cancellare tempestivamente quelle informazioni che non dovessero essere pi\u00f9 necessarie, mantenendo lo storico e ci\u00f2 che serve ad obbligo di legge. Si possono poi impostare degli alert per cancellare anche queste informazioni una volta trascorsi gli obblighi di legge.<\/p>\n

Costruire una cultura della privacy<\/h3>\n

Per quanto alcuni collaboratori avranno maggiori responsabilit\u00e0 di altri nella compliance alla normativa sulla gestione dei dati, si tratta di un tema che riguarda tutta l’organizzazione. La nuova legislazione presuppone che le imprese comprendano i rischi e facciano di tutto per mitigarli. Per questo \u00e8 opportuno lavorare alla costruzione di una cultura aziendale votata al rispetto della privacy.<\/strong><\/p>\n

Assicurarti che tutti i collaboratori ricevano le informazioni necessarie \u00e8 parte della soluzione. Con Cezanne HR puoi controllare facilmente ruoli e responsabilit\u00e0 di ogni collaboratore, assegnarlo alle attivit\u00e0 di formazione adeguate, impostare alert personalizzati alle scadenze.<\/p>\n

Mantenere informati i collaboratori<\/h3>\n

Il GDPR prevede che ai dipendenti vengano fornite molte pi\u00f9 informazioni in merito a come e perch\u00e8 vengano utilizzati i loro dati e quali siano i loro diritti in merito. Parte di questi aspetti si gestiscono pi\u00f9 facilmente con delle comunicazioni uno a uno, soprattutto quando si debbano richiedere consensi. Senza dubbio \u00e8 per\u00f2 una buona pratica raccogliere e mettere a disposizione di tutti quante pi\u00f9 informazioni possibile.<\/p>\n

La funzione “spazi di lavoro” di Cezanne HR permette di configurare rapidamente dei portali dedicati, indirizzati a diversi gruppi di collaboratori, per esempio in base alle sedi. I gestori dei portali (chiunque venga designato) potranno caricare documenti, link, notizie e prevedere uno spazio di domande e risposte.<\/p>\n

Contattaci per saperne di pi\u00f9>><\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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