{"id":32395,"date":"2018-06-26T07:56:01","date_gmt":"2018-06-26T07:56:01","guid":{"rendered":"https:\/\/cezannehr.com\/?p=32395"},"modified":"2025-02-19T11:23:45","modified_gmt":"2025-02-19T11:23:45","slug":"come-ottenere-il-massimo-dal-tuo-software-hr","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/cezannehr.com\/it\/hr-blog\/2018\/06\/come-ottenere-il-massimo-dal-tuo-software-hr\/","title":{"rendered":"Software HR efficiente. Ottenere il massimo"},"content":{"rendered":"<p>Scegliere un software HR efficiente pu\u00f2 fare la differenza. Ma parlando con chi utilizza ormai da anni un software HR in azienda, emerge un trend: <em>&#8220;Abbiamo comprato un sistema ottimo, ma non l&#8217;abbiamo mai sfruttato al pieno del suo potenziale.&#8221;<\/em><\/p>\n<p>Perch\u00e8, dopo la prima fase di implementazione, ci troviamo ad utilizzare solo una parte di ci\u00f2 che abbiamo acquistato?<\/p>\n<p>Di solito le ragioni vanno ricercate in una o pi\u00f9 delle problematiche seguenti:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Mancanza di tempo<\/strong> &#8211; le incombenze quotidiane si rivelano un ostacolo nel trovare il tempo da dedicare ad un uso consistente del sistema HR<\/li>\n<li><strong>Progetto oneroso<\/strong> &#8211; una volta completata l&#8217;implementazione iniziale, risorse e budget spesso sono risicati e le energie si spostano su priorit\u00e0 differenti.<\/li>\n<li><strong>Limiti tecnologici<\/strong> &#8211; i sistemi di vecchia generazione spesso richiedono ulteriori investimenti di tempo e denaro solo per essere mantenuti, rendendo difficile l&#8217;attivazione di nuove funzionalit\u00e0 che coprano i bisogni emergenti. Ci\u00f2 significa dover richiedere l&#8217;allocazione di ulteriore budget, spesso difficile da ottenere. Inoltre piattaforme sviluppate con tecnologie obsolete mancano della flessibilit\u00e0 data dai pi\u00f9 moderni software sviluppati in tecnologia SaaS che evolvono pi\u00f9 facilmente ed a costi ridotti.<\/li>\n<li><strong>Mancanza di visione ed innovazione<\/strong> &#8211; la mancanza di pensiero innovativo e di visione strategica in merito a ci\u00f2 che ci aspettiamo dalla tecnologia HR sono un limite per il valore aggiunto che questa potrebbe apportare. <strong>I software risorse umane nel Cloud sono molto pi\u00f9 versatili e potenti dei vecchi sistemi in-house<\/strong>, evidenziando come l&#8217;unico limite per ottenerne il massimo sia la nostra abilit\u00e0 di riconoscerne il valore potenziale. Non sempre chi si occupa di risorse umane riesce a sviluppare il proprio pensiero creativo ed individuare nuove modalit\u00e0 lavorative, soffocato come \u00e8\u00a0 dal day-to-day amministrativo. Ma l&#8217;innovazione ha bisogno per fiorire di una visione chiara di dove si voglia arrivare, per saper scegliere i canali corretti per raggiungere l&#8217;obiettivo. \u00c8 necessario comprendere che il software HR scelto deve poter diventare il cuore pulsante di tutte le informazioni gestite dalle risorse umane, non solo un database di archiviazione. La tecnologia scelta deve diventare il tuo assistente HR, totalmente integrata ed a sostegno di ogni attivit\u00e0 del dipartimento e di tutto il personale aziendale.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Software HR efficiente, come ottenere il massimo<\/h2>\n<p>Vediamo cosa significa pi\u00f9 nel dettaglio applicare visione ed innovazione all&#8217;utilizzo delle tecnologie HR<\/p>\n<h3>Sfida le modalit\u00e0 di pensiero tradizionali in merito ai processi HR<\/h3>\n<p><strong>La tecnologia ti offre la possibilit\u00e0 di ripensare i processi e le procedure HR dell&#8217;azienda<\/strong>. Vediamo un esempio.<\/p>\n<p>Quante volte abbiamo sentito dire <em>&#8220;Devi chiamare il tuo manager prima delle 9 del mattino per informarlo di un&#8217;assenza&#8221;<\/em>. Questo tipo di approccio \u00e8 obsoleto per due ragioni principali; prima di tutto, si rif\u00e0 ad un&#8217;esigenza ormai superata, legata all&#8217;epoca in cui non esistevano cellulari od email e quindi per qualunque comunicazione eri obbligato ad utilizzare il telefono fisso. Allora aveva senso, ma ora, con tutte le tecnologie a disposizione, \u00e8 ancora il metodo migliore?<\/p>\n<p>In pi\u00f9, qualunque sia la policy in vigore, \u00e8 vero che SMS, mail e whatsapp risultano comunque i mezzi pi\u00f9 utilizzati per comunicare un&#8217;assenza.<\/p>\n<p>Ma vediamo la seconda ragione: la nostra percezione della natura umana ci fa pensare che costringere qualcuno ad alzare il telefono possa spingerlo a venire comunque a lavoro, mentre se semplificassimo la comunicazione delle assenze queste aumenterebbero a vista d&#8217;occhio.<\/p>\n<p>Proviamo a sospendere un attimo il nostro giudizio morale: perch\u00e8 un dipendente non deve poter comunicare una malattia al proprio manager tramite app?<\/p>\n<p>Pensa ai benefici:<\/p>\n<ul>\n<li>per il line manager che impegnato tra diverse attivit\u00e0, si deve bloccare per rispondere al telefono, ed appuntarsi l&#8217;assenza.<\/li>\n<li>chiamate, sms, whatsapp o email possono facilmente venire dimenticate, con tutte le conseguenze del caso (mancata copertura dell&#8217;assenza, reportistica sballata&#8230;).<\/li>\n<li>avere un sistema in cui sono archiviati tutti i dati sulle assenze, ti permette di analizzarle e comprendere se vi siano delle situazioni preoccupanti su cui intervenire.<\/li>\n<li>utilizzare un app o un software di gestione assenze consente di impostare un workflow affinch\u00e8 la richiesta arrivi a tutte le persone interessate contemporaneamente e sappiamo quanto sia importante una comunicazione rapida per potersi riorganizzare senza intoppi.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Si tratta solo di uno dei tanti esempi di cosa significhi <strong>modificare le modalit\u00e0 di lavoro tradizionali sfruttando il potenziale di un<a href=\"https:\/\/cezannehr.com\/it\/software-hr\/\"> moderno software HR<\/a>.<\/strong><\/p>\n<h3>Liberati della carta<\/h3>\n<p>Sappiamo tutti che \u00e8 bene ridurre l&#8217;utilizzo della carta: fa bene all&#8217;ambiente, \u00e8 pi\u00f9 efficiente, riduce i costi di archiviazione&#8230; Ma sappiamo che \u00e8 difficili rinunciarvi. Spesso, anche quando utilizziamo documenti elettronici, ci troviamo poi a stamparli per archiviarli, perch\u00e8?<\/p>\n<p>Con i moderni sistemi di backup, non dobbiamo cadere nella trappola del timore della perdita di dati, anzi, <strong>i documenti online su un software HR efficiente sono sicuramente pi\u00f9 al sicuro di quelli cartacei<\/strong>.<\/p>\n<h3>Sfrutta i vantaggi delle moderne tecnologie di comunicazione<\/h3>\n<p>Quando ho cominciato a lavorare nelle risorse umane, ero in un&#8217;azienda in cui c&#8217;erano 5 persone dedicate alle HR; si utilizzavano ancora le macchine da scrivere ed ogni comunicazione avveniva per lettera. Poi le tecnologie si sono evolute, \u00e8 arrivata Microsoft con Word e poi internet, ma le HR di quell&#8217;azienda continuavano a stampare ed inviare lettere. Ma sempre pi\u00f9 app e cellulare sono il mezzo di comunicazione preferito, ed anche i tuoi collaboratori probabilmente preferiscono utilizzare questi mezzi. Per questo non puoi ignorarli, ma devi invece sfruttarli a tuo vantaggio, per avere dati pi\u00f9 accurati e personale pi\u00f9 coinvolto.<\/p>\n<p><strong>Molti software HR oggi hanno al loro interno una parte dedicata a gestione e preparazione di documenti e lettere, con la possibilit\u00e0 di invio virtuale a tutti i destinatari e firma digitale.<\/strong> \u00c8 subito chiaro come questo consenta di risparmiare tempo e non smarrire documenti importanti, oltre ad una maggiore compliant amministrativa.<\/p>\n<h3>Utilizza il self-service<\/h3>\n<p>Quante volte ci troviamo di fronte a dati duplicati perch\u00e8 ogni dipartimento dell&#8217;azienda li gestisce secondo modalit\u00e0 differenti? E quanto \u00e8 difficile per le HR verificare che ogni manager gestisca i dati dei dipendenti in compliance alla normativa sulla privacy (GDPR in primis)? Un singolo database per gestire i dati dei dipendenti \u00e8 l&#8217;opzione migliore, aprendo alla possibilit\u00e0 di una gestione collaborativa tra manager ed HR, riducendo le duplicazioni ed i rischi di data compliance breach.<\/p>\n<p>Coinvolgere tutto lo staff nell&#8217;utilizzo del sistema, non solo i manager, ma tutti i dipendenti, porta innumerevoli vantaggi. Tutti i documenti possono essere generati, spediti ed archiviati sul sistema, l&#8217;inserimento dati \u00e8 pi\u00f9 snello, gli errori si riducono e la verifica da parte di tutti gli interessati \u00e8 pi\u00f9 immediata.<\/p>\n<p>Il self-service non deve spaventare: aprire l&#8217;accesso ai dati ne migliora l&#8217;accuratezza perch\u00e8 ciascuno pu\u00f2 essere responsabile di aggiornare le informazioni che lo riguardano. E per tutti coloro che temono che cos\u00ec i dati siano accessibili anche a chi non ne ha l&#8217;autorizzazione, pensate ai rischi che si corrono dimenticando fogli in giro, rispetto a conservarli su un software il cui accesso \u00e8 legato ad un account che effettua il log-out dopo alcuni minuti di inattivit\u00e0.<\/p>\n<h3>Usa la tecnologia per l&#8217;HR compliance<\/h3>\n<p>Anche le attivit\u00e0 noiose purtroppo a volte sono importanti. Ma <strong>c&#8217;\u00e8 un beneficio enorme nel digitalizzare i documenti HR, ed \u00e8 la maggiore facilit\u00e0 di controllo sul rispetto delle normative per la privacy<\/strong>. Per esempio come so con certezza che ogni contratto abbia allegati tutti i documenti necessari se li conservo tutti in un armadio? La tecnologia fornisce invece un monitoraggio costante e la certezza legale che ci\u00f2 che pensiano di aver legato ad un file, sia realmente allegato ad esso.<\/p>\n<p>Soprattutto con l&#8217;entrata in vigore del GDPR e le sanzioni previste per chi non lo rispetti, \u00e8 fondamentale che nessun dettaglio passi inosservato.<\/p>\n<h3>La tecnologia per coinvolgere i neoassunti<\/h3>\n<p>Una persona appena arriva in azienda, vive per forza qualche primo giorno di spaesamento, ma accade a volte che questo disagio iniziale si trasformi in un malessere pi\u00f9 forte che spinge a rinunciare al nuovo lavoro ancor prima di iniziare seriamente. Dedichiamo tantissimo tempo alla scelta del candidato giusto, per poi abbandonarlo gi\u00e0 nei primi giorni in azienda. Come li far\u00e0 sentire? Quanto \u00e8 alto il rischio di perderli, rendendo nullo tutto l&#8217;investimento fatto per la selezione?<\/p>\n<p><em>Le tecnologie per l&#8217;onboarding hanno un ruolo cruciale nella costruzione del coinvolgimento<\/em>; video, informazioni, news, policy possono essere fatte arrivare direttamente al nuovo assunto tramite il portale online del software HR, cui pu\u00f2 accedere anche dal suo cellulare.<\/p>\n<pre>Questo articolo \u00e8 una libera traduzione di un intervento di Denis Mike Kealey sul nostro blog inglese. Mike Kealey \u00e8 il fondatore della Keakey HR, specializzata nella consulenza per le risorse umane e nell'outsourcing di servizi HR quali:\u00a0 raccolta e gestione dati dei dipendenti, interfaccia con le paghe, stesura policy... La sua presenza nel mondo HR dal 1984 lo rende uno dei pi\u00f9 qualificati per parlare di tecnologie per le risorse umane e noi siamo molto felici che abbia scelto Cezanne HR per sostenere i servizi della sua azienda.<\/pre>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Scegliere un software HR efficiente pu\u00f2 fare la differenza. 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