{"id":38269,"date":"2018-10-25T08:24:30","date_gmt":"2018-10-25T08:24:30","guid":{"rendered":"https:\/\/cezannehr.com\/?p=38269"},"modified":"2018-10-25T08:24:30","modified_gmt":"2018-10-25T08:24:30","slug":"documenti-hr-tra-sicurezza-ed-efficienza","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/cezannehr.com\/it\/hr-blog\/2018\/10\/documenti-hr-tra-sicurezza-ed-efficienza\/","title":{"rendered":"Documenti HR: tra sicurezza ed efficienza"},"content":{"rendered":"

Un recente caso giudiziario porta in luce l’esigenza di avere un sistema sicuro per archiviare tutta la documentazione relativa al personale aziendale.<\/p>\n

Il caso arriva dall’Inghilterra dove il titolare di un’azienda sostiene che un senior manager abbia violato alcune clausole relative al patto di non concorrenza. Quando il caso \u00e8 arrivato alla corte, l’azienda non \u00e8 stata in grado di presentare copia del contratto firmato n\u00e8 alcuna prova a supporto della sua tesi secondo cui queste clausole fossero state chiaramente inserite e modificate durante gli anni di collaborazione.<\/p>\n

Naturalmente il giudice ha immediatamente chiuso il caso, suggerendo al titolare di assicurarsi di possedere i contratti degli altri suoi collaboratori e tutta la documentazione necessaria.<\/p>\n

I contratti di assunzione infatti, non sono gli unici documenti indispensabili relativi alle risorse umane. Per esempio, gli accori relativi al lavoro da casa, o le policy in merito alle assenze… Sei sicuro di averli tutti a disposizione?<\/p>\n

Vediamo come un software HR possa aiutarti ad evitare brutte sorprese nel caso sfortunato di dispute (anche legali) con i dipendenti.<\/strong><\/p>\n

Reminder per le scadenze importanti<\/h3>\n

Soprattutto per le aziende internazionali, o per qualunque organizzazione che abbia al suo interno personale straniero, \u00e8 importante non perdersi le scadenze di visti e passaporti. Lo stesso vale per esmepio per la scadenza di un contratto, la fine di un periodo di prova… Sono tutti momenti che \u00e8 facile dimenticare se l’unico nostro riferimento \u00e8 un calendario appeso dietro la scrivania. Al contrario, utilizzando un software per la gestione delle risorse umane, potrai impostare reminder automatici<\/strong> che arrivino alle persone coinvolte allo scadere di documenti fondamentali. In questo modo ti assicurerai che l’azienda sia sempre conforme alla legge.<\/p>\n

Tracking della documentazione<\/h3>\n

La visibilit\u00e0 \u00e8 uno dei vantaggi principali dati dal conservare tutta la documentazione in un unico spazio centralizzato facilmente accessibile. Se i documenti richiedono una firma, con un gestionale sar\u00e0 facile verificare chi li abbia firmati e chi invece debba essere sollecitato. Alcuni sistemi, come Cezanne HR, offrono anche la possibilit\u00e0 di firmarli digitalmente.<\/p>\n

Conversazioni tracciate<\/h3>\n

Quante conversazioni via mail vengono cancellate o quantomeno si perdono in caselle troppo piene!<\/em><\/p>\n

Sistemi come Cezanne HR consentono l’upload rapido di documenti<\/strong><\/a> tra cui anche le conversazioni via mail che riterrete opportuno conservare. Avere a portata di mano le email che ci si scambia in azienda pu\u00f2 essere molto utile per chiarire cosa sia stato concordato o per ricordare a qualcuno che deve portare a termine un compito entro una determinata data.<\/p>\n

Distribuzione dei documenti sicura<\/h3>\n

I line manager si sono dimenticati di distribuire alcune informative importanti in merito a salute e sicurezza. Le risorse umane hanno inviato a tutti una mail in merito alla formazione obbligatoria, ma met\u00e0 dei dipendenti dicono di non averla ricevuta… Vi suona familiare? I software HR moderni vi offrono un metodo pi\u00f9 sicuro per distribuire comunicazioni importanti<\/strong>, tenere traccia di contenuti, ricezioni e letture da parte del team.<\/p>\n

Moduli personalizzati<\/h3>\n

Un gestionale HR aiuta risorse umane e line manager a risparmiare tempo prezioso creando un processo ottimizzato per la gestione di diverse attivit\u00e0. Per esempio consente di creare moduli personalizzati per le richieste dei dipendenti: lavoro da casa, benefit… In questo modo tutte le richieste rimangono tracciate velocizzando il processo per tutte le persone coinvolte.<\/p>\n

\u00c8 chiaro come il vantaggio di archiviare tutti i documenti HR su un sistema di gestione risorse umane \u00e8 che questi non vengano smarriti cos\u00ec che nessuno debba perdere ore alla loro ricerca tra archivi cartacei e caselle email. Essere in grado di reperire le informazioni necessarie \u00e8 fondamentale, anche per evitare costi e perdite di tempo legati a dispute con i dipendenti.<\/p>\n

Conservare tutto in un unico spazio centralizzato fa s\u00ec che le informazioni siano sempre al sicuro ed accessibili solo a chi \u00e8 autorizzato, assicurandovi di agire sempre nel rispetto delle norme del GDPR.<\/strong><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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