{"id":54325,"date":"2020-03-25T09:20:22","date_gmt":"2020-03-25T09:20:22","guid":{"rendered":"https:\/\/cezannehr.com\/?p=54325"},"modified":"2020-04-02T10:14:11","modified_gmt":"2020-04-02T10:14:11","slug":"gestione-operativa-del-personale-ai-tempi-dello-smart-working","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/cezannehr.com\/it\/hr-blog\/2020\/03\/gestione-operativa-del-personale-ai-tempi-dello-smart-working\/","title":{"rendered":"Gestione operativa del personale ai tempi dello smart working"},"content":{"rendered":"

Chi si occupa di gestione del personale in azienda in questa fase si sta inevitabilmente confrontando con modalit\u00e0 di lavoro nuove<\/strong>, ed \u00e8 obbligato a farlo riducendo in maniera drastica i tempi per prepararsi e preparare tutta l\u2019organizzazione. Implementare lo smart working dal nulla se prima non era mai stato considerato, fa emergere tutte le impreparazioni e difficolt\u00e0 con prepotenza; \u00e8 fondamentale adeguarsi al nuovo pi\u00f9 agilmente possibile per non perdere in produttivit\u00e0 ed evitare troppi disagi<\/strong> per i membri del team.<\/p>\n

Avere a disposizione strumenti moderni, che nascono pensando a modalit\u00e0 di gestione innovative, pu\u00f2 semplificare molto il passaggio allo smart working, agevolando lo scambio di dati anche a distanza<\/strong> e la comunicazione interna all\u2019azienda.<\/p>\n

A cosa dobbiamo prestare attenzione quando ci avviciniamo allo smart working ed agli strumenti per implementarlo?<\/em><\/p>\n

Accessibilit\u00e0 e privacy<\/h3>\n

Che siate a casa o in ufficio, dovete avere a vostra disposizione tutte le informazioni necessarie per lavorare<\/strong> senza difficolt\u00e0. Ma se lavorate su documenti cartacei o su file Excel salvati in locale su un pc, non potete portarveli a casa o condividerli con i colleghi. In pi\u00f9, tenere i file salvati sul vostro dispositivo personale \u00e8 rischioso: se si tratta di dati sensibili<\/strong> non siete a norma con il GDPR<\/strong>. E se si tratta di un file su cui devono lavorare pi\u00f9 persone? Ve lo mandate ogni volta via mail fino a che non lavorate tutti su file diversi e quindi su informazioni disallineate? Ma se anche i vostri dati sono salvati in Cloud, dovete scegliere bene dove e quindi a quale fornitore affidarvi: i dati dei vostri dipendenti non possono uscire dall\u2018Unione Europea, avete verificato dove siano i server del provider scelto?<\/strong><\/p>\n

Tecnologia<\/h3>\n

Scegliere strumenti Cloud<\/strong> \u00e8 comunque ad oggi l\u2019unica via per lavorare agilmente ovunque siate: consente a tutti di accedere ai dati in qualunque momento e da qualsiasi device<\/strong> e di lavorare quindi insieme sulla stessa versione di un documento, cos\u00ec da essere certi che le informazioni siano sempre aggiornate real-time.<\/p>\n

Per sicurezza \u00e8 funzionale non utilizzare server locali installati in azienda (se qualcosa va storto dovete mandare fisicamente qualcuno dell\u2019IT a verificare il guasto) e, come gi\u00e0 detto scegliere un fornitore certificato ed affidabile i cui server si trovino in territorio UE. Cezanne HR per esempio si \u00e8 affidata ad Amazon Web Service, fornitore best in class per prestazioni e sicurezza. Un ottimo modo per rimuovere anche i costi di hardware.<\/p>\n

Per approfondire>><\/em><\/a><\/p>\n

Persone<\/h3>\n

La tecnologia scelta come detto, deve consentire l\u2019accesso di tutti i collaboratori alle informazioni loro necessarie<\/strong>, ma solo a quelle per cui sono autorizzati; l\u2019ideale \u00e8 utilizzare strumenti che consentano di impostare diversi ruoli di sicurezza<\/strong>, cos\u00ec tutti hanno visibilit\u00e0 sui dati loro utili, ma non accedono alle informazioni per cui invece non hanno i permessi. Facciamo un esempio: chi accede al sistema come dipendente vede il calendario dei colleghi, ma non le loro buste paga. Il responsabile HR ha invece visibilit\u00e0 totale sui dati di tutti.<\/p>\n

Ma perch\u00e9 serve dare accesso ad un sistema gestionale per le risorse umane anche a dipendenti e responsabili?<\/em><\/p>\n

Per semplificare la comunicazione tra tutti i membri del team e lo svolgimento delle attivit\u00e0<\/strong>, anche quando non \u00e8 possibile incontrarsi fisicamente.<\/p>\n

In quali aspetti? Da un lato abbiamo la gestione amministrativa del personale, dall\u2019altro quella strategica.<\/p>\n

Vediamoli insieme nel dettaglio<\/p>\n

Assenze<\/h2>\n

Attualmente il grande tema della gestione HR \u00e8 la gestione delle assenze.<\/p>\n

Ora che siamo a distanza, come gestire le richieste di ferie ed assenze<\/strong>? Come avere sotto controllo i residui<\/strong> e quindi capire come organizzare eventuali giorni di chiusura aziendali di questo periodo? Ed ancora, come registrare i certificati di malattia<\/strong>?<\/em><\/p>\n

Il software Cezanne HR consente di gestire in remoto tutti questi aspetti con i residui consultabili da dipendente e manager, un calendario condiviso per verificare le assenze<\/strong> degli altri membri del team, un workflow di richiesta<\/strong> ferie che permette al dipendente di inoltrare online la richiesta che arriva direttamente al responsabile (o ai responsabili qualora ce ne fosse pi\u00f9 di uno) che possono approvarla o meno; una volta approvata l\u2019assenza, il residuo del collaboratore viene aggiornato automaticamente dal sistema. I certificati possono essere allegati all\u2019assenza per malattia registrata<\/strong> in modo che rimangano archiviati in uno spazio sicuro e non si perdano. In questa fase pu\u00f2 essere funzionale anche inserire nuove tipologie di assenza utili alla vostra realt\u00e0 specifica a livello gestionale interno, per far s\u00ec che un singolo dato vi faccia avere rapidamente tutte le informazioni che vi servono per rimanere produttivi.<\/p>\n

Da queste informazioni \u00e8 poi semplice estrapolare i dati nel formato necessario al consulente per l\u2019elaborazione paghe<\/strong> a fine mese. Viceversa, una volta elaborati i cedolini, basteranno pochi click per caricarli a sistema e distribuirli ai collaboratori, sempre tramite un processo tracciato e sicuro.<\/p>\n

Scopri di pi\u00f9 sulla gestione assenze con Cezanne HR<\/em><\/a><\/p>\n

Presenze<\/h2>\n

Anche da remoto pu\u00f2 essere utile registrate le ore lavorate da ciascun collaboratore<\/strong>, soprattutto se d\u2019abitudine in azienda. Le modalit\u00e0 sono due: ciascun dipendente pu\u00f2 compilare il proprio timesheet settimanale<\/strong> in cui registra le ore lavorate e su quali attivit\u00e0. Integrato con le assenze, permette di individuare subito le incongruenze e fornisce le informazioni che servono al responsabile in merito alle attivit\u00e0 svolte.<\/p>\n

Se invece non ragioniamo ad obiettivi, ma ad ore di lavoro, come facciamo a timbrare la presenza se non siamo in azienda e non abbiamo un badge ed un timbratore a disposizione? Tramite una timbratura Cloud attraverso il proprio pc o l\u2019app<\/strong> installata sul proprio smartphone, quest\u2019ultima dotata di geolocalizzazione che consente di verificare effettivamente dove si trovi il collaboratore quando dichiara di iniziare la propria attivit\u00e0 lavorativa.<\/p>\n

Documenti<\/h2>\n

Un sistema innovativo consente di generare documenti massivamente attraverso template pre-configurati<\/strong>. In questo modo il processo per creare documenti (es. lettera di chiusura aziendale) \u00e8 molto pi\u00f9 rapido, grazie ai campi compilati in automatico dal sistema<\/strong>. Questi documenti poi entrano in un processo che li invia alle persone interessate; \u00e8 possibile richiedere conferma di download e lettura<\/strong> oltre alla firma elettronica del collaboratore<\/strong>. Si tratta di una funzionalit\u00e0 molto utile per esempio per la trasmissione del cedolino, che viene inviato all\u2019area self-service in sicurezza, assicurandoci che sia arrivato e consentendo di tenerlo poi archiviato, nella certezza di non perdere alcun documento<\/strong>.<\/p>\n

Pianificazione attivit\u00e0<\/h2>\n

\u00c8 possibile creare delle check-list in cui indicare le attivit\u00e0 da svolgere<\/strong> a ciascun collaboratore, per esempio a livello settimanale o relativamente ad un progetto specifico. Questo consente di assegnare ad ognuno un task<\/strong> e la persona viene notificata dal sistema dell\u2019assegnazione del compito e della relativa scadenza<\/strong>. Sar\u00e0 poi il collaboratore che, sempre a sistema, dichiara di aver terminato l\u2019attivit\u00e0 assegnata. I responsabili non sono pi\u00f9 tenuti a tenere a mente scadenze e compiti ed a ricordarli via mail ai dipendenti, perch\u00e9 \u00e8 il sistema stesso ad inoltrare dei reminder automatici<\/strong>. In questo modo si alleggerisce la gestione quotidiana per manager ed HR, assicurandosi per\u00f2 che nulla di importante venga trascurato o addirittura dimenticato. La comunicazione \u00e8 trasparente e continua<\/strong>.<\/p>\n

Feedback ai dipendenti<\/h2>\n

Svolte le attivit\u00e0, pu\u00f2 essere utile confrontarsi sul loro andamento ed i risultati ottenuti<\/strong>; questo \u00e8 possibile grazie ad un sistema di feedback continui che migliorano il confronto tra collaboratore e responsabili<\/strong>. Si tratta di colloqui a cadenza regolare<\/strong> (per esempio settimanale) per confrontarsi su obiettivi a breve termine<\/strong>, loro variazioni e difficolt\u00e0 incontrate nel raggiungerli, cos\u00ec da tracciare tutto ci\u00f2 che viene discusso e mantenere una comunicazione fluida e trasparente tra tutti i membri del team.<\/p>\n

Pensi che queste funzionalit\u00e0 possano essere utili alla tua organizzazione? Contattaci e parliamone insieme>><\/em><\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Chi si occupa di gestione del personale in azienda in questa fase si sta inevitabilmente confrontando con modalit\u00e0 di lavoro nuove, ed \u00e8 obbligato a farlo riducendo in maniera drastica i tempi per prepararsi e preparare tutta l\u2019organizzazione. 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