{"id":70431,"date":"2022-08-10T13:24:06","date_gmt":"2022-08-10T13:24:06","guid":{"rendered":"https:\/\/cezannehr.com\/?p=70431"},"modified":"2022-08-10T13:34:28","modified_gmt":"2022-08-10T13:34:28","slug":"escolha-do-melhor-software-rh","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/cezannehr.com\/pt\/hr-blog\/2022\/08\/escolha-do-melhor-software-rh\/","title":{"rendered":"Escolher o melhor software de RH: perguntas essenciais a fazer"},"content":{"rendered":"<p>\u00c0 procura de software de RH? Pode parecer um trabalho assustador dada a grande quantidade de solu\u00e7\u00f5es no mercado.<\/p>\n<p>Certamente voc\u00ea ter\u00e1 pesquisado as op\u00e7\u00f5es dispon\u00edveis e analisou uma vasta sele\u00e7\u00e3o de provedores. Voc\u00ea pode ter lido alguns estudos de caso ou se aventurado a um site de an\u00e1lises de software, para obter avalia\u00e7\u00f5es de utilizadores no mundo real. \u00c9 um processo natural, pois observar avalia\u00e7\u00f5es reais de usu\u00e1rios reais tamb\u00e9m ajuda na tomada de decis\u00e3o.<\/p>\n<p>Com uma primeira lista na m\u00e3o, o pr\u00f3ximo passo para encontrar o melhor software de RH ser\u00e1 contactar os fornecedores selecionados. Pode faz\u00ea-lo via web, e-mail ou telefone.<a href=\"https:\/\/cezannehr.com\/pt\/contacto\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"> Falar com um consultor especializado<\/a> \u00e9 a forma mais f\u00e1cil e r\u00e1pida de entender se o seu software de RH cumpre os requisitos da sua organiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n<p>No entanto, recomendo que, antes de contactar algu\u00e9m, reserve um tempo para descobrir quais s\u00e3o os seus requisitos-chave, a fim de identificar o que realmente necessita. Isto ir\u00e1 ajud\u00e1-lo a marc\u00e1-los quando falar com fornecedores. E ser\u00e1 mais f\u00e1cil para si comparar as propostas, e continuar a avan\u00e7ar no processo de pesquisa.<\/p>\n<p>Sabemos que h\u00e1 muito em que pensar na escolha de uma <a href=\"https:\/\/cezannehr.com\/pt\/hr-software\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">solu\u00e7\u00e3o de software de RH<\/a>, por isso reunimos uma lista das perguntas essenciais que deve fazer.<\/p>\n<h3><strong>Gest\u00e3o dos custos<\/strong><\/h3>\n<p>Para a maioria de n\u00f3s, o primeiro passo em qualquer processo de sele\u00e7\u00e3o de software de RH \u00e9 identificar a combina\u00e7\u00e3o ideal entre a funcionalidade do sistema e o or\u00e7amento. Embora n\u00e3o fa\u00e7a sentido selecionar um sistema de RH que n\u00e3o satisfa\u00e7a os seus requisitos essenciais, apresentar um or\u00e7amento que sabe de antem\u00e3o que o financeiro da empresa n\u00e3o assinar\u00e1, ser\u00e1 uma frustrante perda de tempo.<\/p>\n<p>Os fornecedores de software de RH t\u00eam modelos de pre\u00e7os bastante diferentes. \u00c9 por isso que deve olhar atentamente e focar-se em: taxas de funcionamento do sistema, servi\u00e7os de configura\u00e7\u00e3o, atualiza\u00e7\u00f5es, suporte, etc. \u00c9 importante fazer as perguntas certas. Desta forma, evitar\u00e1 surpresas desagrad\u00e1veis mais tarde.<\/p>\n<ul>\n<li>Taxas de Licen\u00e7a\/Subscri\u00e7\u00e3o<\/li>\n<li>\u00a0Quais s\u00e3o as taxas de subscri\u00e7\u00e3o\/licen\u00e7a?<\/li>\n<li>\u00a0Em que se baseiam? Por exemplo, modelo fixo, modelo ativo, m\u00f3dulos contratados, utilizadores etc.<\/li>\n<li>\u00a0Como s\u00e3o cobrados? Mensalmente, anualmente, antecipado, adiado.<\/li>\n<li>\u00a0Aumentou os seus pre\u00e7os nos \u00faltimos dois anos e, em caso afirmativo, por quanto?<\/li>\n<li>\u00a0Posso reduzir as tarifas durante o per\u00edodo de subscri\u00e7\u00e3o? Por exemplo. se tivermos menos empregados ou quisermos cancelar um m\u00f3dulo.<\/li>\n<li>\u00a0Se sim, quanto tempo de pr\u00e9-aviso \u00e9 necess\u00e1rio?<\/li>\n<li>\u00a0Qual \u00e9 a dura\u00e7\u00e3o m\u00ednima da subscri\u00e7\u00e3o? Existe um limite para o armazenamento de dados? Se houver, quanto custa o espa\u00e7o adicional de armazenamento?<\/li>\n<\/ul>\n<h3><strong>Configura\u00e7\u00e3o\/Implementa\u00e7\u00e3o<\/strong><\/h3>\n<ul>\n<li>\u00a0Que servi\u00e7os de instala\u00e7\u00e3o est\u00e3o inclu\u00eddos na taxa\/subscri\u00e7\u00e3o?<\/li>\n<li>\u00a0Quanto custaria uma implementa\u00e7\u00e3o t\u00edpica para uma empresa do nosso tamanho (e o que inclui)?<\/li>\n<li>\u00a0Quanto tempo vai durar aproximadamente?<\/li>\n<li>\u00a0H\u00e1 alguma ajuda no carregamento de dados?<\/li>\n<li>\u00a0Algumas das configura\u00e7\u00f5es\/personaliza\u00e7\u00f5es que faz \u00e9 transferida para futuras vers\u00f5es gratuitamente, ou pode ser necess\u00e1rio desenvolv\u00ea-las novamente e recarreg\u00e1-las?<\/li>\n<\/ul>\n<h3><strong>Forma\u00e7\u00e3o<\/strong><\/h3>\n<ul>\n<li>\u00a0Que forma\u00e7\u00e3o recomenda?<\/li>\n<li>\u00a0Quem dever\u00e1 receber forma\u00e7\u00e3o (Recursos Humanos, gestores, funcion\u00e1rios, fornecedores)?<\/li>\n<li>\u00a0Quanto custa a forma\u00e7\u00e3o?<\/li>\n<li>A forma\u00e7\u00e3o pode ser entregue online\/no nosso escrit\u00f3rio\/nas suas instala\u00e7\u00f5es?<\/li>\n<li>\u00a0Que forma\u00e7\u00e3o \u00e9 ministrada quando s\u00e3o lan\u00e7adas novas funcionalidades?<\/li>\n<\/ul>\n<h3><strong>Suporte<\/strong><\/h3>\n<ul>\n<li>\u00a0O suporte possui um custo adicional? Se sim, quanto custa?<\/li>\n<li>\u00a0Como funciona o suporte?<\/li>\n<li>\u00a0Tem um portal de suporte online?<\/li>\n<li>\u00a0Qual \u00e9 o seu SLA (Standard Service Level Agreement)?<\/li>\n<li>\u00a0Que processos de escala existem?<\/li>\n<li>\u00a0Onde est\u00e1 o pessoal de apoio?<\/li>\n<li>\u00a0Qual o hor\u00e1rio de funcionamento?<\/li>\n<\/ul>\n<h3><strong>Manuten\u00e7\u00e3o e atualiza\u00e7\u00f5es<\/strong><\/h3>\n<ul>\n<li>\u00a0Que servi\u00e7os de manuten\u00e7\u00e3o e atualiza\u00e7\u00e3o em curso fornece como parte das taxas de licen\u00e7a\/subscri\u00e7\u00e3o?<\/li>\n<li>\u00a0Recebemos automaticamente novas funcionalidades para m\u00f3dulos contratados assim que s\u00e3o lan\u00e7adas?<\/li>\n<li>\u00a0Como s\u00e3o geridas as atualiza\u00e7\u00f5es?<\/li>\n<li>\u00a0As atualiza\u00e7\u00f5es est\u00e3o inclu\u00eddas gratuitamente? Se n\u00e3o, o que devo or\u00e7amentar anualmente?<\/li>\n<\/ul>\n<h3><strong>Termos contratuais<\/strong><\/h3>\n<p>Tal como no pre\u00e7o, ver\u00e1 que os fornecedores t\u00eam diferentes termos de contrato e cancelamento. Comprometer-se com um contrato de longo prazo pode n\u00e3o ser um problema para si, mas se deseja ter a liberdade de mudar de fornecedor a qualquer momento no caso de suas necessidades mudarem, \u00e9 importante ter a certeza de que escolhe o fornecedor com a abordagem que funciona para si.<\/p>\n<ul>\n<li>\u00a0Qual \u00e9 a dura\u00e7\u00e3o m\u00ednima do contrato?<\/li>\n<li>\u00a0Com que anteced\u00eancia devo notificar o cancelamento?<\/li>\n<li>\u00a0Como recupero dados se devo cancelar? H\u00e1 uma taxa adicional?<\/li>\n<li>\u00a0Quanto tempo o sistema mant\u00e9m os dados ap\u00f3s o cancelamento (dever\u00e1 saber para conformidade do RGPD)?<\/li>\n<\/ul>\n<h3><strong>Prote\u00e7\u00e3o de dados (e conformidade do RGPD)<\/strong><\/h3>\n<p>Como profissional de RH, sabe como a seguran\u00e7a dos dados \u00e9 importante. E como guardi\u00e3o dos dados pessoais dentro da sua organiza\u00e7\u00e3o, \u00e9 da sua responsabilidade proteg\u00ea-lo e geri-lo de acordo com os regulamentos do RGPD e os requisitos legais da sua organiza\u00e7\u00e3o.<br \/>\n\u00c9 raro encontrar um fornecedor de RH que n\u00e3o trate a seguran\u00e7a dos dados t\u00e3o a s\u00e9rio como voc\u00ea. No entanto, \u00e9 da sua responsabilidade verificar e certificar-se de que o sistema tamb\u00e9m o ajuda com a sua conformidade.<\/p>\n<ul>\n<li>O seu sistema RH\/servi\u00e7o est\u00e1 em conformidade com o RGPD?<\/li>\n<li>\u00a0Onde os dados s\u00e3o hospedados e apoiados? Dentro do EEE?<\/li>\n<li>\u00a0Quanto tempo s\u00e3o mantidos os backups? Os dados eliminados s\u00e3o removidos permanentemente?<\/li>\n<li>\u00a0Quem hospeda o software e os dados de RH? Que certifica\u00e7\u00f5es t\u00eam em vigor?<\/li>\n<li>\u00a0Possui uma certifica\u00e7\u00e3o de seguran\u00e7a independente, como a ISO27001?<\/li>\n<li>\u00a0Apresenta \u201cpenetration tests\u201d regulares independentes para validar medidas de seguran\u00e7a de dados?<br \/>\nOs dados est\u00e3o encriptados?<\/li>\n<li>\u00a0Posso criar diferentes fun\u00e7\u00f5es de seguran\u00e7a para os colaboradores de diferentes pa\u00edses\/partes da empresa, de modo que possa controlar o que podem ver ou modificar?<br \/>\nPosso usar uma \u00fanica inscri\u00e7\u00e3o ou dupla autentica\u00e7\u00e3o?<\/li>\n<li>\u00a0Que pol\u00edticas de senha posso aplicar?<\/li>\n<\/ul>\n<h3><strong>Gerir a sua conformidade com o RGPD<\/strong><\/h3>\n<ul>\n<li>\u00a0Posso providenciar um self-service seguro, para que os colaboradores possam ver e atualizar suas pr\u00f3prias informa\u00e7\u00f5es?<\/li>\n<li>\u00a0As altera\u00e7\u00f5es aos dados dos colaboradores podem ser encaminhadas atrav\u00e9s de fluxos de aprova\u00e7\u00e3o em uma ou mais etapas?<\/li>\n<li>\u00a0Posso verificar se os empregados receberam e assinaram para confirmar que leram os documentos-chave?<\/li>\n<li>Posso definir pol\u00edticas de reten\u00e7\u00e3o de dados para eliminar ou anonimizar automaticamente os dados de acordo com os requisitos do RGPD e diferentes requisitos em diferentes partes do nosso neg\u00f3cio, ou o processo \u00e9 manual?<\/li>\n<li>\u00a0Posso configurar alertas para enviar notifica\u00e7\u00f5es autom\u00e1ticas quando preciso rever a forma\u00e7\u00e3o obrigat\u00f3ria ou outras tarefas?<\/li>\n<li>\u00a0Existe um portal ou zona central onde eu possa armazenar documentos, tais como pol\u00edticas de seguran\u00e7a de dados, manuais ou processos de conformidade, para f\u00e1cil acesso por diferentes grupos de colaboradores? Como s\u00e3o tratadas as solicita\u00e7\u00f5es de acesso dos utilizadores?<\/li>\n<\/ul>\n<h3><strong>Armazenamento de documentos<\/strong><\/h3>\n<p>Uma das grandes vantagens das plataformas modernas de software de RH \u00e9 que acabam a depend\u00eanica de sistemas ou processos baseados em papel. Isto torna os processos mais eficientes, e ao mesmo tempo, pode cumprir melhor os requisitos definidos pelo RGPD. Algo que se traduz em tempo e dinheiro.<\/p>\n<p>Todos os bons sistemas de RH ter\u00e3o algum tipo de funcionalidades para gest\u00e3o de documentos. \u00c9 importante, por\u00e9m, certificar-se de que inclui algumas funcionalidades chave que tornar\u00e3o as suas tarefas di\u00e1rias mais eficientes e seguras. Para ser claro, pergunte ao seu fornecedor o seguinte:<\/p>\n<ul>\n<li>\u00a0Tem a capacidade de carregar, criar, enviar, rastrear e arquivar qualquer tipo de documento?<\/li>\n<li>\u00a0Terei a op\u00e7\u00e3o de editar documentos carregados atrav\u00e9s de um editor de documentos incorporado?<\/li>\n<li>\u00a0Os documentos podem ser facilmente distribu\u00eddos e rastreados?<\/li>\n<li>\u00a0Posso criar modelos de documentos personalizados?<\/li>\n<li>\u00a0Existe uma funcionalidade de assinatura electr\u00f3nica?<\/li>\n<li>Posso criar e distribuir documentos para assinaturas electr\u00f3nicas?<\/li>\n<li>\u00a0Posso validar o local onde foi assinado um documento e detectar poss\u00edveis anomalias?<\/li>\n<\/ul>\n<h3><strong>Seguindo a regra 80:20<\/strong><\/h3>\n<p>As melhores solu\u00e7\u00f5es de software RH devem estar prontas a ser usadas imediatamente. Afinal, n\u00e3o queres perder tempo (e dinheiro!) a preparar todos o b\u00e1sico, certo? Por exemplo, deve ser f\u00e1cil e simples carregar dados para os processos quotidianos de RH, tais como fluxos de aprova\u00e7\u00e3o de f\u00e9rias ou notifica\u00e7\u00f5es de licen\u00e7a m\u00e9dica.<\/p>\n<p>Uma maneira f\u00e1cil de pensar \u00e9 a regra das 80:20. Na verdade, 80% do que qualquer sistema de RH faz \u00e9 universal na maioria das empresas (por exemplo, carregamento de dados, fun\u00e7\u00f5es de seguran\u00e7a, fluxos de trabalho padronizados, notifica\u00e7\u00f5es, relat\u00f3rios-chave, etc.). Estes devem estar no sistema desde o in\u00edcio. No entanto, os outros 20% referem-se \u00e0 parte que faz com que o sistema se adapte \u00e0s suas necessidades espec\u00edficas e \u00e0 forma como trabalha. E isso \u00e9 algo que deve ser capaz de controlar.<\/p>\n<ul>\n<li>\u00a0Que dados pode carregar para mim?<\/li>\n<li>\u00a0Quanto cobra para faz\u00ea-lo?<\/li>\n<li>\u00a0Que fun\u00e7\u00f5es de seguran\u00e7a j\u00e1 est\u00e3o configuradas? \u00c9 f\u00e1cil adapt\u00e1-los ao nosso neg\u00f3cio?<\/li>\n<li>\u00a0Possui j\u00e1 fluxos de trabalho de autoriza\u00e7\u00e3o configurados?<\/li>\n<li>\u00a0Quais as notifica\u00e7\u00f5es em vigor?<\/li>\n<li>O sistema inclui relat\u00f3rios padr\u00f5es. Que interfaces tem em vigor (por exemplo, para folha de pagamento ou LMS)?<\/li>\n<\/ul>\n<h3><strong>Adapte-se \u00e0 forma como trabalha<\/strong><\/h3>\n<p>As organiza\u00e7\u00f5es n\u00e3o ficam paradas e nem os seus processos de RH. Assim, al\u00e9m da lista de funcionalidades chave, \u00e9 essencial descobrir a flexibilidade do sistema e quanto controlo ter\u00e1s sobre a implementa\u00e7\u00e3o e configura\u00e7\u00e3o. Se confia no seu fornecedor para fazer altera\u00e7\u00f5es, ter\u00e1 de or\u00e7amentar em conformidade. Algumas das perguntas chave que pode fazer s\u00e3o:<\/p>\n<ul>\n<li>Posso criar, guardar e agendar relat\u00f3rios para executar automaticamente?<\/li>\n<li>\u00a0Posso otimizar tarefas repetitivas de RH, tais como rastrear uma doen\u00e7a, aprovar pedidos de f\u00e9rias ou atualizar dados dos funcion\u00e1rios?<\/li>\n<li>\u00a0Permite acesso a an\u00e1lises detalhadas de pessoas e relat\u00f3rios gr\u00e1ficos<\/li>\n<li>\u00a0Posso adicionar os meus pr\u00f3prios formul\u00e1rios com permiss\u00f5es de fluxo de trabalho?<\/li>\n<li>\u00a0\u00c9 poss\u00edvel criar os meus pr\u00f3prios pap\u00e9is de seguran\u00e7a?<\/li>\n<li>\u00a0Posso voltar a rotular ou adicionar campos?<\/li>\n<li>\u00a0Posso alterar os fluxos de autoriza\u00e7\u00e3o para encaminhar de diferentes formas em diferentes pa\u00edses ou opera\u00e7\u00f5es?<\/li>\n<li>\u00a0Posso adicionar novos pa\u00edses\/l\u00ednguas\/divis\u00f5es\/departamentos?<\/li>\n<li>\u00a0Se a minha licen\u00e7a\/subscri\u00e7\u00e3o for baseada em uma taxa fixa, o que acontece se eu adicionar mais funcion\u00e1rios? Tem uma API aberta e webhooks (que facilitam a interface com aplica\u00e7\u00f5es de terceiros)?<\/li>\n<li>\u00a0Os Recursos Humanos, os gestores e os colaboradores podem ter os seus pr\u00f3prios dashboards com a informa\u00e7\u00e3o mais importante para o seu papel espec\u00edfico?<\/li>\n<\/ul>\n<h3><strong>Um reflexo da sua pr\u00f3pria marca<\/strong><\/h3>\n<p>Uma vez que voc\u00ea e os seus colaboradores ser\u00e3o os principais utilizadores do seu sistema de RH, faz sentido que se encaixe na marca da sua organiza\u00e7\u00e3o. Uma boa identidade de marca permeia todos os pontos de contacto dos consumidores e colaboradores: por que raz\u00e3o o seu sistema de RH deve ser diferente? Algumas quest\u00f5es a considerar incluem:<\/p>\n<ul>\n<li>\u00a0O sistema pode incluir o log\u00f3tipo da minha empresa?<\/li>\n<li>\u00a0Pode ser editado para refletir a nossa identidade de marca, por exemplo, para usar a nossa terminologia ou esquema de cores?<\/li>\n<li>\u00a0Estas altera\u00e7\u00f5es podem ser feitas por n\u00f3s, em vez de exigir o envolvimento do fornecedor ou do TI?<\/li>\n<\/ul>\n<h3><strong>Olhando sob o capuz<\/strong><\/h3>\n<p>As solu\u00e7\u00f5es de software RH hospedadas ou nativas da nuvem s\u00e3o agora o padr\u00e3o para praticamente todos os fornecedores. No entanto, nem todos os sistemas baseados em nuvem s\u00e3o criados iguais! Uma vez que investir em software de RH \u00e9 uma importante decis\u00e3o, vai querer ter certeza de que o que obt\u00e9m \u00e9 baseado na mais recente tecnologia, certo?<\/p>\n<p>H\u00e1 tr\u00eas perguntas simples que podes fazer:<\/p>\n<ul>\n<li>\u00a0O seu sistema \u00e9 multi-tenant?<\/li>\n<li>\u00a0Todos os clientes ser\u00e3o automaticamente atualizados com novas funcionalidades assim que s\u00e3o lan\u00e7adas?<\/li>\n<li>\u00a0A sua plataforma pode escalar automaticamente em resposta \u00e0 procura do sistema?<\/li>\n<\/ul>\n<p>Se a resposta a qualquer uma dessas perguntas for N\u00c3O, \u00e9 prov\u00e1vel que o fornecedor lhe ofere\u00e7a uma antiga plataforma tecnol\u00f3gica. Pode n\u00e3o ser um problema, mas afetar\u00e1 os custos futuros. E, no m\u00ednimo n\u00e3o queres que a sua equipa de TI descubra.<\/p>\n<p>Os bons e modernos sistemas de RH ter\u00e3o as suas aplica\u00e7\u00f5es m\u00f3veis nativas. Isto significa que os utilizadores podem aceder a funcionalidades de self-service, como por exemplo a gest\u00e3o de aus\u00eancias, a qualquer hora, em qualquer lugar. Se a sua aplica\u00e7\u00e3o de RH for constru\u00edda exclusivamente para uso no ambiente de trabalho ou n\u00e3o tiver funcionalidades m\u00f3veis avan\u00e7adas, ter\u00e1 dificuldades em fazer com que todos a utilizem.<\/p>\n<ul>\n<li>\u00a0Quais os navegadores que suportam a aplica\u00e7\u00e3o?<\/li>\n<li>\u00a0Possui aplicativos m\u00f3veis nativos?<\/li>\n<li>\u00a0Em caso afirmativo, para que plataformas operativas?<\/li>\n<\/ul>\n<h3><strong>Pensar al\u00e9m das suas necessidades imediatas<\/strong><\/h3>\n<p>Finalmente, pense um pouco al\u00e9m do &#8220;aqui e agora&#8221;. Verifique se o software de HR que escolha pode estar pronta para o futuro e escalar com o seu neg\u00f3cio. \u00c9 pouco prov\u00e1vel que a sua organiza\u00e7\u00e3o tenha um modelo est\u00e1tico por um longo per\u00edodo de tempo. Da mesma forma, \u00e9 mais do que prov\u00e1vel que as necessidades de RH mudem. Certamente ser\u00e3o flex\u00edveis de acordo com os desafios enfrentados pela organiza\u00e7\u00e3o. Algumas quest\u00f5es que pode considerar s\u00e3o:<\/p>\n<ul>\n<li>\u00a0Existe um limite m\u00e1ximo de colaboradores que o sistema de RH pode suportar no futuro?<\/li>\n<li>\u00a0O sistema pode ser adaptado a outros processos de neg\u00f3cio \u00e0 medida que a empresa cresce?<\/li>\n<li>\u00a0As fun\u00e7\u00f5es do sistema s\u00e3o escal\u00e1veis de acordo com as necessidades do neg\u00f3cio?<\/li>\n<\/ul>\n<h3><strong>Guias de compra de software RH<\/strong><\/h3>\n<p>Espero que estas perguntas o ajudem a encontrar o software de RH certo para a sua organiza\u00e7\u00e3o. Se precisar de mais informa\u00e7\u00f5es, pode descarregar aqui o <a href=\"https:\/\/cezannehr.com\/pt\/guia-hr\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Guia do Comprador de Software<\/a>.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>\u00c0 procura de software de RH? Pode parecer um trabalho assustador dada a grande quantidade de solu\u00e7\u00f5es no mercado. Certamente voc\u00ea ter\u00e1 pesquisado as op\u00e7\u00f5es dispon\u00edveis e analisou uma vasta sele\u00e7\u00e3o de provedores. 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