TFC Ltd – uno de los proveedores de componentes técnicos de fijación más grandes de Europa – está mejorando la eficiencia de la gestión de sus personas con la ayuda de la solución online de RR.HH Cezanne OnDemand.
El negocio opera globalmente y cuenta con un personal en Reino Unido de unos 100 empleados operando desde diferentes localizaciones de TFC incluyendo también Alemania, además de interconectar directamente con clientes cuando es necesario. Ha crecido rápidamente en los últimos años y como resultado su antiguo sistema de gestión de RR.HH basado en hojas de cálculo se ha visto sobrepasado.
La directora de operaciones Eve Davis reconoció la necesidad de contar con un Sistema en TFC que permitiera almacenar toda la información de sus empleados en un solo lugar y asegurar que la gestión de las personas estaba siendo manejada de forma consistente dentro del negocio. “Managers en diferentes lugares manejaban áreas como las vacaciones y ausencias a su manera, así que pensé que podíamos beneficiarnos de un software de RR.HH que nos ayudaría a tomar un enfoque más uniforme” explicó ella.
Cezanne OnDemand comprendía ambos debido a su formato intuitivo fácil de usar y a un modelo de pago sencillo. El producto se ofrece en base al “pago por uso” con pagos mensuales ajustables arriba o abajo para reflejar el número de empleados que se manejan cada mes. “El precio fue una atracción clave para nosotros”, dijo Eve”. “Simplemente no habríamos tenido el presupuesto necesario para establecer nuestro propio Sistema y mantenerlo al día.”
Cezanne OnDemand ha estado operativo por unos tres meses y el negocio ha visto una significante reducción en el tiempo administrativo relacionado con la gestión de las vacaciones. “Solíamos tener un Sistema basado en papel para solicitar vacaciones y perdíamos mucho tiempo respondiendo preguntas acerca de los días restantes de vacaciones que cada persona tenía” dijo Eve. “Ahora, gracias al elemento autoservicio, ellos pueden acceder y ver por ellos mismos en qué punto están”
Cezanne OnDemand ha ayudado también a mejorar el registro de bajas por enfermedad de forma más precisa. “El sistema previo para registrar bajas por enfermedad estaba abierto a imprecisiones. La gente no estaba registrando los días libres de forma correcta y era difícil para nosotros saber quién tenía el día libre” dijo Eve. “Teniendo un sistema central y automático nos ha ayudado a asegurar no solo que las bajas por enfermedad sean transparentes, sino también que el proceso está siendo manejado de forma eficiente y consistente”.
TFC planea empezar a usar el módulo de gestión del desempeño disponible con Cezanne OnDemand en un futuro cercano – y cree que ayudará a reforzar la importancia de las revisiones regulares de rendimiento con los managers.
“Estamos intentando constantemente imponer a los managers la necesidad de hacer revisiones regularmente y aunque algunos lo hacen, la información no siempre se almacena correctamente– y hay otros que tienen que ser perseguidos constantemente” dice Eve. “Esperamos que Cezanne OnDemand nos ayude a integrar la gestión del desempeño en la ética de la compañía”.
El sistema ha sido extremadamente bien recibido por los managers dentro de TFC – un hecho que ha supuesto una grata sorpresa para Eve. “Managers en algunas localizaciones han sido reticentes acerca de hacer algunas cosas con alta calidad”, pero han entrado en esta dinámica y la han aceptado hasta llegar a adorarla” dice ella. “La realidad es que ha hecho su vida mucho más fácil, lo que significa que están dispuestos a cumplir en la manera que queremos”.
El Director General de la compañía también se ha convertido en fan y está ahora usando regularmente alguna de las analíticas disponibles con Cezanne OnDemand para producir la información que necesita para hacer presentaciones de la empresa. “Nosotros usamos el background de la empresa en nuestras ventas a posibles clientes lo que significa que ahora podemos extraer los datos que necesitamos directamente del Sistema e importarlos a una presentación en forma de gráfica” explica Eve.
Uno de los beneficios inesperados de Cezanne OnDemand ha sido hacer que los agentes de ventas que trabajan de forma remota se sientan más integrados con el negocio. “Hace que la gente se involucre y se sienta parte de lo que se hace” dice Eve.
Eve también está agradecida al nivel de soporte recibido por parte del equipo de Cezanne OnDemand – durante la fase de iniciación, el cual era un periodo muy ocupado para la empresa, y de forma continuada.
“Organizaron un día de formación para nosotros el cual fue muy útil en cuanto a llegar a entender el sistema correctamente y también nos ayudaron durante la implementación, la cual estaba teniendo lugar en ese momento cuando nuestros recursos eran mínimos y estábamos también instalando un nuevo software de ventas” dice Eve. “Además, también nos gusta el hecho de que el sistema se va actualizando constantemente con nuevas funcionalidades en concordancia con cambios en las leyes de empleo. También hemos sugerido un par de funcionalidades adicionales que serían útiles para nosotros y han sido muy receptivos y estoy seguro de que las veremos operativas antes de lo que pensamos”.