TFC Ltd – fra i principali fornitori Europei di elementi di fissaggio per l’industria – ha deciso di migliorare l’efficienza dei processi di gestione del personale con la soluzione software online Cezanne HR.
L’azienda opera a livello globale con circa 100 dipendenti dalle sue sedi in Regno Unito e Germania. Negli ultimi anni, TFC ha vissuto una rapida crescita e, parallelamente, è cresciuto in modo smisurato il sistema di gestione HR costituito da numerosi fogli excel.
Eve Davis, Operations Director, evidenziò l’esigenza di dotarsi di un sistema che potesse consentire a TFC di gestire tutti i dati dei dipendenti in un unico ambiente ed assicurare un approccio coerente e condiviso alla gestione risorse umane attraverso tutta l’organizzazione. “I manager di ogni sede erano soliti affrontare processi come la gestione ferie e assenze a modo loro, perciò ho ritenuto che avremmo tratto notevoli benefici da una soluzione software che ci aiutasse ad adottare un approccio comune,” spiega Eve Davis.
Cezanne HR ci ha colpito, da un lato per la facilità d’uso e l’interfaccia intuitiva, dall’altro per la modalità di pagamento flessibile. Il servizio è offerto tramite un canone mensile a consumo, che può crescere o diminuire a seconda del numero di dipendenti effettivamente gestiti ogni mese. “La tipologia di sottoscrizione al servizio è stata per noi un elemento decisivo,” dice Eve Davis. “Semplicemente non avremmo mai avuto il budget necessario per implementare una soluzione in-house e garantire che tutto – hardware e software – fosse sempre aggiornato”.
Cezanne HR viene utilizzato con regolarità dai dipendenti di TFC ormai da circa tre mesi e sono già evidenti i benefici associati ad una notevole riduzione dei tempi di gestione amministrativa delle ferie. “ In precedenza le richieste di approvazione ferie venivano raccolte su carta e passavamo gran parte del nostro tempo a rispondere a domande sul monte ferie rimanente,” spiega Eve Davis. “Ora, grazie alla componente self service, le persone possono vedere da sé tutte le informazioni sul proprio residuo ferie.”
Inoltre, Cezanne HR ha aiutato a gestire le assenze per malattia in modo molto più accurato. “Il precedente sistema si prestava ad una gestione inadeguata della malattia. Le persone spesso non registravano in modo corretto, o non registravano affatto, l’assenza dal lavoro e risultava molto complicato per noi sapere chi effettivamente era assente in un dato momento,” dice Eve Davis. “ Avere un sistema centrale, automatizzato, ha aiutato a garantire non solo una gestione più trasparente delle assenze per malattia, ma anche un processo più coerente ed efficiente.”
A breve, TFC prevede di avviare il processo di valutazione del personale offerto da Cezanne HR, ed è convinta che aiuterà a far emergere ancor di più l’importanza che la consuetudine di condurre frequenti colloqui di valutazione con i propri collaboratori, riveste su tutta l’organizzazione.
“Siamo continuamente impegnati a spiegare ai manager quanto sia importante condurre con i propri colaboratori regolari colloqui di valutazione, e anche quando vengono eseguiti, le informazioni non semrpe sono registrate correttamente, oppure bisogna rincorrerli per ottenere una qualche informazione,” dice ancora Eve Davis. “Ci auguriamo che Cezanne HR possa aiutare affinchè il processo di valutazione si insinui nella cultura dell’azienda.”
Il management di TFC ha accolto molto favorevolmente l’introduzione della nuova soluzione software Cezanne HR – fatto che ha sorpreso non poco Eve Davis. “I manager di alcune filiali erano sempre stati riluttanti a seguire le direttive della casa madre, ma in questa occasione hanno semplicemente accolto la nostra proposta e iniziato ad utilizzare la soluzione, e ne sono entusiasti,” afferma. “La verità è che ha reso la loro vita molto più semplice, e quindi sono molto più propensi a seguire le nostre indicazioni.”
Il Direttore Generale di TFC è diventato un fan di Cezanne HR, ed utilizza regolarmente alcune delle analitiche disponibili per raccogliere le informazioni necessarie per le sue presentazioni. “Siamo soliti inserire nelle proposte commerciali informazioni sulla nostra azienda, ed ora possiamo estrarre con facilità i dati direttamente dal sistema e importarli nella presentazione nella forma di un grafico o un diagramma”, spiega Eve Davis.
Inoltre, grazie a Cezanne HR, i commerciali, che lavorano spesso fuori ufficio, si sentono più connessi al business. “È coinvolgente, aiuta le persone a sentirsi parte dell’organizzazione e meno isolate,” conclude Eve Davis.
Eve Davis si dichiara anche molto soddisfatta del livello di supporto ricevuto dal team Cezanne, sia durante la fase di avviamento sia in corso d’opera.
“Hanno organizzato una sessione di formazione ad hoc, molto utile per un’adeguata comprensione del sistema, e fornito supporto durante tutto il processo di avviamento, in un momento per noi particolarmente critico vista la scarsità di risorse dovuta alla concomitante implementazione di altri software per l’area commerciale,” spiega Eve Davis. “Guardando al futuro, apprezziamo molto il fatto che il sevizio sia in continua evoluzione e sempre aggiornato alle norme di legge. Abbiamo suggerito un paio di funzionalità che srebbero utili per la nostra realtà, la risposta è stata molto promettente e sono certa che le nostre richieste vedranno a breve la luce.”