GDPR: construir una cultura de la responsabilidad

La proximidad de la entrada en vigor del GDPR ha hecho que las empresas empiecen a poner en marcha las políticas, los procesos y los softwares HR adecuados para ayudar a gestionar sus datos, garantizando el cumplimiento de las nuevas normativas. Pero, como cualquier profesional de Recursos Humanos te dirá, tener “reglas” no significa necesariamente que la gente las siga, aunque las consecuencias de no hacerlo hayan quedado claramente explicadas.

Un informe reciente de Deloitte examina aquellas razones que impulsan a las personas a asumir la responsabilidad de hacer lo correcto, ya sea, en relación al cumplimiento de la legislación o, simplemente, a realizar su trabajo de una manera ética y apropiada.

Las relaciones sólidas, la claridad de los roles y el sentimiento de ser valorado por la empresa se han presentado como factores clave que influyeron en el comportamiento de los empleados. Sin embargo, como también señala el informe, el mundo digital en el que vivimos, ahora dificulta más que nunca que las empresas puedan generar ese sentido de responsabilidad personal entre sus empleados.

El crecimiento del trabajo a distancia y la proliferación de los equipos virtuales, junto con los efectos de la globalización y los mercados que evolucionan a una velocidad de vértigo, han provocado una ruptura de las relaciones laborales, hasta ahora tan sólidas, que se generaban en el entorno de trabajo y que ayudaban a los empleados a entender “cómo se hacen las cosas aquí”. La gente suele confundir, con demasiada frecuencia, a quién tienen que reportar, dónde están los límites de su función laboral -en constante cambio, por otra parte- y cómo encaja su trabajo en el conjunto global de la organización. La sobrecarga de información también es un problema. El flujo constante de comunicación puede también dificultar la identificación de lo que realmente es importante y lo que se refiere directamente a cada uno.

Así pues, en un mundo laboral cambiante y confuso -y en el que el incumplimiento de la normativa conlleva sanciones estrictas- ¿qué pueden hacer los profesionales de recursos humanos para crear un entorno en el que las personas asuman la responsabilidad de sus acciones?

Establecer el modelo desde arriba

El informe Deloitte, titulado «Cómo los dirigentes pueden construir una cultura de la responsabilidad en la era digital», destaca la importancia de la reciprocidad en la relación empleador-empleado. La investigación ha demostrado, por ejemplo, que los empleados que se sienten conectados a la empresa y bien tratados tienen más probabilidades de sentir que las reglas son para ellos y actuarán de manera responsable. Por el contrario, aquellos que sienten que sus líderes no tienen interés suficiente por la empresa y/o por las personas que la conforman, es probable que les falte motivación e incluso pueden involucrarse en comportamientos dañinos y alejados de las normas. Si las organizaciones quieren que sus empleados muestren compromiso y hagan lo correcto, el mensaje de que las personas son valiosas y necesarias debe venir desde arriba.

Tres cosas para probar:

Reuniones públicas – hacer que los líderes se pongan frente a la gente de forma regular para que se puedan reforzar los mensajes clave. Asegúrate de que la gente que no pueda asistir personalmente, pueda hacerlo en modo virtual o conectar por teléfono.

Almuerzos de Liderazgo – organizar una serie de almuerzos informales y a pequeña escala donde los empleados puedan reunirse con los líderes cara a cara.

Campañas de comunicación: utilizar el portal de recursos humanos, boletines electrónicos o actualizaciones periódicas por correo electrónico para reconocer los retos, compartir conocimientos y mostrar las mejores prácticas.

Clarificar responsabilidades

En los mercados en rápida evolución, los empleados a menudo encuentran que sus roles se alteran casi de la noche a la mañana. Se forman nuevos equipos, cambian las líneas jerárquicas y las prioridades de ayer son la vieja noticia de hoy. No es de extrañar que los empleados a menudo carezcan de claridad sobre cuáles son sus objetivos, a quién tienen que reportar y dónde están sus cuotas salariales máximas. Cualquiera que sea responsable de la captura, el tratamiento o la puesta en común de los datos necesita una formación adecuada y ser absolutamente claro sobre la forma en que las nuevas normas afectarán a su papel y sobre dónde residen sus responsabilidades personales.

Tres cosas para probar:

Explicitar las responsabilidades y asegurar que el cumplimiento de la RPB sea un punto permanente en las agendas de las reuniones del equipo y en las revisiones del desempeño.

Alentar a los gerentes y managers a realizar controles informales regulares con sus empleados para que puedan revisar las metas periódicamente.

Ofrecer a recursos humanos la posibilidad de asistir a las  reuniones de equipo para informar a las personas sobre cómo está gestionando sus datos en el contexto del GDPR y por qué es importante para la empresa.

Construir relaciones sólidas

Las relaciones de colaboración juegan un papel vital en la creación de ambientes donde las personas sienten un fuerte sentido de responsabilidad personal. Si los empleados ven a los colegas que respetan y confían en el cumplimiento de las reglas, es más probable que sigan su ejemplo. Sin embargo, la investigación de Deloitte ha demostrado que, en los entornos digitales, las «barreras sociales» que animan a la gente a seguir las reglas -a menudo no expresadas- sobre la forma en que se hacen las cosas se rompen con frecuencia. Estamos más conectados por la tecnología que nunca, pero menos conectados e involucrados unos con otros como personas. Los gerentes y managers necesitan ayudar a su gente a construir una red de relaciones sólidas, tanto dentro de los equipos como entre ellos, y crear un sentimiento de «estamos todos juntos en esto». Si la gente se siente conectada, es más probable que invierta su energía en una dirección positiva para el bien de sus comunes y del negocio en su conjunto.

Tres cosas para probar:

Crear proyectos que animen a los empleados a trabajar en colaboración. Por ejemplo, opta por colegas de otras partes del negocio para ayudarle a prepararse para el cumplimiento de GDPR.

Animar al personal a establecer grupos sociales que reúnan a las personas con intereses compartidos (por ejemplo, club de fotografía a la hora del almuerzo, grupo de caminatas)

Utilizar el portal social interno que viene con la mayoría de los sistemas de software HR para ayudar a las personas a conectarse y colaborar.

Modelar el comportamiento adecuado

El comportamiento del responsable técnico será clave para garantizar el cumplimiento de las nuevas normas de protección de datos. HR necesita concentrar sus esfuerzos en asegurarse de que este grupo influyente tome en serio las nuevas regulaciones y modele los comportamientos correctos. Si los miembros del equipo ven a sus directivos desdeñosos con las reglas – o posiblemente incluso despreciándolas – es probable que sigan su ejemplo, poniendo a la organización en grave riesgo de sanciones. Los managers deben tener claro cómo las nuevas normas afectan al trabajo diario de su equipo para que puedan liderar los cambios que sean necesarios y asegurarse de que su personal comprende la importancia del cumplimiento.

Tres cosas para probar:

Lanzar una campaña de «ver, clasificar» para animar a la gente a reaccionar cuando saben que algo no está bien.

Proporcionar una presentación de GDPR que los gerentes y managers puedan compartir con sus equipos para asegurar que la falta de conocimiento no pueda ser utilizada como excusa.

Asegurar que los objetivos de desempeño y los planes de compensación refuercen la necesidad de predicar con el ejemplo.

Hazlo fácil

La gente necesita poder poner sus manos en la información clara sobre lo que significan las nuevas regulaciones y lo que necesitan hacer de forma diferente cuando entren en vigor en el mes de mayo. Los sistemas de cloud computing compatibles con GDPR, como Cezanne HR, no sólo ayudan a las empresas a abordar cuestiones clave, como la seguridad y el acceso adecuado a los datos de recursos humanos, sino que también proporcionan un lugar central donde los empleados pueden acceder fácilmente a las políticas e información relevantes sobre los procesos y firmar para reconocer que han leído documentos clave. El sistema también proporciona a recursos humanos una plataforma que pueden utilizar para comunicar información y actualizaciones, así como para realizar un seguimiento de quién ha recibido la formación adecuada. Si la información se hace fácilmente disponible, la frustración y el gasto de tiempo se reduce y los empleados son mucho más propensos a seguir el procedimiento.

Tres cosas para probar:

Asegurarte de que la información sobre el GDPR esté fácilmente disponible en tu sistema de recursos humanos: muestra a todos exactamente dónde está para que puedan encontrarla.

Publicar las sesiones de formación a través de tu portal de RH u otros canales de comunicación con un enlace «clic para reservar».

Diseñar un certificado que se pueda descargar o enviar por correo electrónico a los empleados una vez que hayan completado la formación.

El informe de Deloitte,’ How leaders can build a culture of responsibility in a digital age’, está disponible aquí