En una jornada de trabajo, ¿has calculado alguna vez cuánto tiempo pierdes en tareas banales? No estoy hablando de las distracciones por culta del teléfono que no para de sonar, o del correo electrónico que nos interrumpe una tarea importante. Estoy hablando de esas pequeñas cosas que se convierten en una pérdida de tiempo incesante, simplemente porque están mal gestionadas.
Se me ocurren algunos ejemplos:
- Juan, un empleado de tu organización, envía una solicitud de vacaciones a su manager. Espera la respuesta durante días, pero esta no llega. Juan tiene que saber si podrá librar o no, por lo que una mañana interrumpe su trabajo para ir a preguntar a su manager. Este, a su vez, tiene que dejar lo que está haciendo para aprobar o rechazar la petición de Juan. Después de la interrupción obligada por la reunión con Juan, el manager tiene que dejar lo que está haciendo para recuperar la solicitud de Juan, verificar a qué días se refiere, comprobar que no haya otras peticiones que coincidan en fechas y aprobar, finalmente, la petición.
- Susana debe asistir a una reunión importante la próxima semana, pero Recursos Humanos apunta que su certificación de gestión de riesgos laborales ha caducado y que debe renovarla. Pero ¡oh sorpresa! Resulta que el primer día del curso coincide con el día de su reunión importante. La renovación de su certificación no puede esperar. Hace tiempo que había caducado y nadie se dio cuenta. Así que, lamentablemente, todas las personas implicadas en la reunión se ven obligadas a reprogramar sus agendas y compromisos por este olvido tan trivial.
- Ángela ha estado trabajando en el departamento de ventas durante los últimos meses. Se trataba de un período de prueba que concluirá en menos de una semana, pero Ángela no ha recibido aún feedback de sus superiores y no sabe si continuará o no en su puesto. Nadie le ha preguntado sobre su trabajo, ni sobre sus planes es esta posición. Tampoco nadie le ha contado qué piensa la empresa de su función en esa área o si contarán con ella en el futuro, en ese mismo puesto o en alguna otra posición diferente o qué tipo de contrato le vinculará con la organización. Pocos días después de finalizar el período de prueba, Ángela va a hablar con Recursos Humanos, pero no pueden darle respuestas porque ni el responsable de Recursos Humanos ni el manager de Ángela recordaban la fecha de vencimiento del período de prueba. Por lo tanto, deciden posponer una nueva reunión pasados algunos días, los suficientes, para recabar la información necesaria, y tomar una decisión sobre el futuro de Ángela en la compañía. Todas las partes han perdido mucho tiempo en todo el proceso hasta llegar a una conclusión.
Quizá pienses que, en realidad, Juan, Susana y Ángela no tardaron tanto tiempo, y que en 10 minutos lo solucionaron todo. Y puede que sea verdad, pero ¿dirías que les pasó lo mismo a todas las personas con las que tuvieron que contactar para resolver la situación? Managers, responsables de recursos humanos, jefes de equipo, etc… ¿Cuánto tiempo crees que perdieron al día para resolver estas y otras situaciones similares a las de Juan, Susana o Ángela? El tiempo que dedicaron a esto se lo quitaron a otras actividades que, seguramente, hubieran aportado un mayor valor al crecimiento del negocio.
La optimización de los procesos de gestión y comunicación es esencial para racionalizar y mejorar la eficiencia de los equipos, de los empleados y, en general, de todas las tareas administrativas. Hoy en día, no es una labor imposible, ni mucho menos. De hecho, la gestión eficiente está al alcance de cualquier organización, incluso de aquellas que están más preocupadas por los costes o las inversiones. Simplemente utilizando un software moderno de gestión de recursos humanos que incluya un potente sistema de notificación y alertas el cambio será relevante.
De haber utilizado la tecnología adecuada, veamos cómo se habrían resuelto estas situaciones que planteaba en el ejemplo con Juan, Susana o Ángela:
- Juan habría enviado su solicitud a través del sistema de gestión de vacaciones y ausencias, habiéndose iniciado así un proceso de aprobación automático, enviando la notificación pertinente al manager. Este, habría recibido la alerta y verificado la confluencia de fechas en el equipo, es decir, habría comprobado fácilmente, a través del calendario compartido, que ningún puesto se quedara sin cubrir. Acto seguido habría aprobado la solicitud de Juan, quién, a su vez, habría recibido automáticamente, la notificación sobre su aprobación. Gracias al sistema de notificaciones y alertas, el manager recuerda que debe responder la solicitud, evitando a todos, pérdidas de tiempo innecesarias.
- Gracias a las alertas que se pueden activar en los cursos de formación obligatorios, Susana y sus managers habrían evitado que caducara su certificación, se le habría notificado con antelación a que sucediera y hubiera podido planificar mejor su renovación.
- Los responsables de Recursos Humanos y los managers y jefes de equipo pueden definir cuánto tiempo antes quieren ser avisados sobre el vencimiento de un período de prueba, para configurar las alertas en el sistema y recibir las alertas sobre un vencimiento inminente. De esta manera, Ángela no habría tenido que esperar hasta el último momento para solicitar feedback o una respuesta más clara y precisa sobre el trabajo realizado y su futuro en la compañía. Por su parte, tanto Recursos Humanos como los managers habrían tenido también tiempo para analizar la información y tomar una decisión mejor fundamentada.
¿No crees que la gestión de estos procesos, en el segundo ejemplo, es bastante más eficiente que en el primero? Desde luego, yo también lo creo. Y, fíjate que estamos hablando de tres situaciones que se producen a diario en cualquier área de trabajo. Situaciones que mal gestionadas provocan una importante pérdida de tiempo.
Creo que no siempre es necesario implementar grandes estrategias o demasiado complejas para optimizar los procesos de gestión de Recursos Humanos. En estos casos, como hemos visto, era suficiente utilizar un software moderno de Recursos Humanos con funcionalidades de alertas y notificaciones configurables según las necesidades concretas de cada caso.
Cezanne HR permite configurar más de 60 tipos de notificaciones y alertas para que nada se olvide ni se escape de tu control. Se trata de notificaciones relacionadas con la formación de los empleados -por tanto, fechas límite para los cursos obligatorios o notificaciones sobre las necesidades de capacitación- o con las ausencias que, como hemos visto antes, incluyen una alerta cuando una petición espera ser aprobada, o un recordatorio para el empleado utilice sus vacaciones pendientes.
Además de todo esto, desde Cezanne HR es posible configurar notificaciones relacionadas con:
- contratación y finalización de contratos o períodos de prueba: recordatorio unos días antes de contratar a un nuevo empleado o antes de su terminación, vencimiento o extensión del período de prueba …
- remuneración: cambios salariales, pagos de antigüedad …
- actualizaciones de actividades en grupos de trabajo cuando alguien comparte contenido nuevo
- Datos del empleado: visitas médicas o documentos de identificación necesarios…
¿Existen otras situaciones en las que el uso de un sistema de alertas y notificación simplificaría tu vida? ¡Ciertamente tenemos la notificación para ti!
Cristina Del Amo
Soy periodista, empresaria, emprendedora y madre. Licenciada en Ciencias de la Información por la Univ. Complutense de Madrid y Máster en Gestión Comercial y Marketing, por la Escuela de Negocios ESIC, mi trayectoria profesional está ligada al entorno de la comunicación, la gestión empresarial y los recursos humanos.