El mejor software de recursos humanos es el que proporciona todo lo que tu organización necesita para gestionar su plantilla. Ahora bien, hay una serie de funcionalidades y características esenciales que diferencian a las buenas soluciones de las soluciones excelentes. Una combinación óptima la encontraríamos en un software de RRHH en la nube capaz de equilibrar las ventajas del bajo coste con la implementación rápida.
Pero, además, para que el software sea, de verdad, diferencial, debería proporcionar una amplia cobertura funcional en su versión estándar. Es decir, gestionar fácilmente Onboarding, Ausencias, Desempeño, Formación, Selección, Planes de Carrera, Registro de Jornada Laboral,… Y, en términos generales, agilizar la gestión de todos los procesos de RRHH. Entonces, una de las palabras clave en este caso sería FACILITAR. Y, de paso, actualizar todos los meses con nuevas funcionalidades.
Otras cosas más que se pueden/deben pedir al mejor software de RRHH es que sea modular, flexible y escalable. Y que permita la integración con otros aplicativos complementarios.
Diferentes módulos para ir escalando
Si utilizas un software modular podrás ir sumando o eliminando módulos en función de tus necesidades. Además, los modelos de comercialización del tipo SaaS o pago por uso, también facilitan un acceso más democrático a la tecnología. Pero, vayamos por partes:
Gestión de Personas
Debe ser el corazón de la herramienta desde el que articular el resto de los módulos. El módulo central del mejor software de RRHH deberá incluir funcionalidades que agilicen y automaticen la gestión administrativa de RRHH. Deberá centralizar la información y facilitar el acceso seguro a los datos. Es la forma de hacer que todos dispongan de la información cuando la necesiten. Y, también, la manera de impulsar el trabajo en equipo y la productividad de los empleados.
Lo que elevará el nivel del módulo base de un software de RRHH en la nube será lo siguiente:
- BBDD de empleados
- Estructura organizativa flexible
- Ficha del empleado
- Formación y desarrollo
- Gestión de la comunicación interna -workspaces
- Plantillas de correos electrónicos y plantillas de documentos, etc.-
- Creador de formularios
- Gestor documental ilimitado
- Gestión de datos con cuadros de mandos, analíticas, informes dinámicos, búsquedas o plantillas de carga de datos.
Onboarding y Vida Laboral
El software de RRHH en la nube perfecto debe garantizar que las tareas se realizan sin problemas. Además de proporcionar una gran experiencia. Este módulo deberá ayudar a gestionar las nuevas contrataciones y las tareas esenciales de manera más eficaz en cada etapa del ciclo de vida del empleado. Y, en general:
- Combinar la facilidad de la configuración de los portales de bienvenida con un gestor de tareas inteligente para la gestión de cualquier tipo de actividad que involucre a múltiples personas, tareas y plazos.
- Permitir crear tantos portales diferentes como quieras .
- Crear plantillas con hojas de ruta. Al iniciar un evento, se activarán automáticamente las notificaciones y se actualizarán las bandejas de entrada de tareas – o portales de bienvenida- de todos los involucrados. De esta manera, todos podrán ver fácilmente qué tareas están aún abiertas y salidas atrasadas. RRHH nunca perderá de vista quién es el responsable de las actividades específicas ni de las fechas límite de cada evento.
Ausencias y Vacaciones
El módulo de ausencias del mejor software de RRHH deberá racionalizar y mejorar la gestión de vacaciones y ausencias de los empleados. Y, por tanto, incluir, workflows de aprobación configurables, notificaciones y recordatorios, proporcionar información sobre quién estás ausente en el equipo diario o grabar la ausencia en los calendarios de Outlook y / o Google.
Y, más importante aún, será la función analítica que incluir. En este sentido, el software de RRHH en la nube perfecto proporciona analíticas e indicativos clave -KPIs- por empleados, compañía, unidad de organización o bien desde cualquier búsqueda guardada. Facilita la generación de informes que permiten calcular la ausencia de empleados entre dos fechas. Y mostrar información adicional, como por ejemplo costes de ausencia,% de ausencias o factor Bradford.
Gestión del tiempo
En este apartado el mejor software de RRHH facilita el registro de la jornada laboral. Pero, también la gestión de diferentes horarios. Y las condiciones de flexibilidad. Y, por supuesto, incluye amplias funcionalidades para gestionar todo ello en remoto. Registro de jornada laboral, horas trabajadas, informes excepcionales sobre registros, gestión de incidencias, todo debe ser sencillo, rápido y seguro.
El registro de la jornada laboral es algo de lo que se habla mucho últimamente. Pero la ventaja que proporcionará el mejor software de RRHH es que los empleados podrán fichar desde su ordenador, tableta o teléfono inteligente, con una configuración muy sencilla. Solo tendrá que validar su identidad y registrar la entrada o salida. El software de RRHH hará el resto.
Evaluación del Desempeño
Esta debe ser una parte esencial si hablamos del mejor software de RRHH posible. Para que, de verdad sea destacable, el sistema debe optimizar la gestión de procesos de DPO, evaluación de desempeño y competencias. Y lo ideal es que permita configurar cuestionarios y procesos a medida. Incluso, en su versión estándar; que realizar formularios adaptados a necesidades concretas; que incluir un panel de control y presentación de informes; que facilite los procesos de evaluación continua; o que incluir, por supuesto, un portal del empleado y del gerente que proporcione agilidad y autonomía.
En términos generales el mejor software de RRHH deberá proporcionar ayuda en pantalla y diseños claros que guíen a los participantes a través de formularios en línea . Formularios que deben poder ser tan resumidos o completos como uno quiera. En este sentido, a medida que cada persona termina su parte del proceso, el sistema actualizará las bandejas de entrada de tareas y activará los correos electrónicos para notificar en línea a la siguiente persona , o personas. Con el mejor software de RRHH los empleados, gerentes y directores podrán ver el desempeño en un contexto más amplio .
Sucesión y Carrera
La idea es que el mejor software de RRHH ayude a las organizaciones a prepararse para su futuro. Que permita registrar los planes de carrera de los empleados y llevar a cabo un cabo un cabo un cabo el proceso de sucesión de manera eficiente . Por eso, el mejor software de RRHH debe incluir tablas interactivas de desempeño y de potencial para facilitar la revisión de la profundidad y distribución del talento. Eso ayudará a tomar decisiones mejor informadas sobre la formación y el desarrollo, la planificación de carrera o la contratación.
La tecnología que utilices debe ayudarte a pensar. No solo debe limitarse a automatizar los procesos. Y, en este sentido, el mejor software de RRHH te ayudará a concentrarte en los puestos clave o familias de puestos de trabajo en cualquier nivel de la organización, y te permitirá priorizar las funciones que más te interesan . El sistema hará que te preguntes
- ¿Cuáles son las posiciones clave?
- ¿Qué posiciones requieren un plan de sucesión?
- ¿Qué competencias y experiencia se necesita para poder tomar cada una de las posiciones clave?
Y, en todo caso, te revisarán fácilmente las trayectorias profesionales y de desarrollo, identificar los problemas y profundizar en los detalles. Para que todo sea más fácil y mucho más visual, el mejor software de RRHH debe incluir gráficos de sucesión dinámicos para ver la cobertura de la sucesión junto con los atributos clave de los empleados, como el riesgo y la preparación . De esta manera podrás comprobar el estado de los planos de sucesión de tu organización y tomar decisiones en tiempo real.
Servicios para convertir herramienta en solución
El software de recursos humanos perfecto es el que impulsa el trabajo colaborativo, incluso entre equipos que operan deslocalizados. La idea es que libere al entorno de Recursos Humanos de tareas administrativas y que mejore la productividad de los empleados. El mejor software de RRHH es un sistema en la nube para que cubra todos los requisitos del trabajo en remoto con el mismo nivel de rendimiento independientemente de que se utilice desde un PC, tablet o smartphone.
Por otra parte, el mejor software de RRHH incluye diferentes Apps gratuitas. Y facilita la integración con otros aplicativos y soluciones complementarias. Sus API, es decir, su conjunto de comandos, funciones y protocolos informáticos, permiten que diferentes módulos y aplicaciones se comuniquen e interactúen de manera fluida y sencilla. Y lo que es más importante, pasando totalmente desapercibido para el usuario.
Pero, lo más importante de todo es que, además de funcionalidad y seguridad, el mejor software de RRHH incluya servicios. Desde consultoría hasta soporte, pasando por la formación y el servicio técnico o la atención al cliente. Un servicio, preferiblemente a través de equipos locales, sobre todo, en el apartado de atención y soporte con un nivel de SLA superior al 98%. La idea es que la tecnología no solo sea una herramienta sino, más bien, una solution que facilite y agilice la gestión de los recursos humanos.