¿Buscas el mejor software de RRHH? Puede parecer un trabajo desalentador teniendo en cuenta la cantidad de soluciones en el mercado.
Sin duda, habrás investigado las opciones disponibles. Y habrás echado un vistazo a las webs de distintos proveedores. Puede que hayas leído algunos casos de éxito. O que te hayas aventurado a mirar algún buscador de software como Softdoit, Softwareselección o Capterra. Es el proceso natural. Mirar comentarios reales de usuarios reales también ayuda a tomar de la decisión final.
Con una primera lista en la mano, el siguiente paso para encontrar el mejor software de RRHH será contactar con los proveedores seleccionados. Lo puedes hacer vía web, email o por teléfono. Hablar con un consultor experto es lo más fácil y rápido para entender si su software de RRHH cumple con los requisitos de tu organización.
Sin embargo, te recomiendo que, antes de ponerte en contacto con nadie te tomes un poco de tiempo para saber cuáles son tus requisitos clave. Vamos, para identificar lo que, de verdad, necesitas. Esto te ayudará a ir marcándolos cuando hables con los proveedores. Y hará que puedas comparar las propuestas más fácilmente. Y, seguir avanzando en el proceso de búsqueda.
Ya sé que hay muchas cosas en las que debes pensar antes de elegir un software de RRHH. Bueno, de elegir el mejor software de RRHH porque, imagino, que tú querrás el mejor, claro. Por eso, te he preparado una lista de verificación. Incluye una serie de preguntas clave que te servirán de guía.
Control sobre los costes
Combinar funcionalidad y presupuesto. Ese es el primer mantra. Grábatelo a fuego. Seleccionar un software de RRHH que no cumple con los requisitos que buscas es del género tonto. Pero, presentar un presupuesto que sabes de antemano que el área financiera te va a echar para atrás, pues es una pérdida de tiempo.
Te cuento. Los proveedores de software de RRHH tienen modelos de precios bastante diferentes. Por eso debes fijarte bien y poner el foco en: las tarifas de explotación del sistema, los servicios de configuración, las actualizaciones, el soporte, etc. Es importante hacer las preguntas correctas. De esta manera, te evitarás sorpresas desagradables más adelante:
Tarifas de licencia/suscripción
- ¿Cuáles son las tarifas de suscripción/licencia?
- ¿En qué se basan? Por ejemplo, plantilla fija, plantilla activa, módulos contratados, usuarios, etc.
- ¿Cómo se cobran? Ej. Mensual, anual, adelantado, vencido.
- ¿Ha aumentado sus precios en los últimos dos años y, de ser así, cuánto?
- ¿Puedo reducir las tarifas durante el período de suscripción? Por ejemplo, si tenemos menos empleados o queremos dar de baja un módulo.
- En caso afirmativo, ¿Cuánto aviso se requiere?
- ¿Cuál es el plazo mínimo de suscripción?
- ¿Hay un límite en el almacenamiento de datos? Si lo hay, ¿Cuánto cuesta el almacenamiento adicional?
Configuración/Implementación
- ¿Qué servicios de configuración están incluidos en la tarifa de licencia/suscripción?
- ¿Cuál sería el precio de una implementación típica para una empresa de nuestro tamaño (y qué incluye)?
- ¿Cuánto tiempo durará aproximadamente?
- ¿Ayuda con la carga de datos?
- ¿Alguna de las configuraciones/personalizaciones que realiza se transfieren a futuras versiones sin cargo, o es posible que deban volver a desarrollarse y recargarse?
Capacitación
- ¿Qué formación recomendarías?
- ¿Quién debe recibir la formación (Recursos Humanos, managers, empleados, proveedores)?
- ¿Cuánto cuesta la formación?
- ¿Se puede impartir la formación online/en nuestra oficina/en sus instalaciones?
- ¿Qué formación se proporciona cuando se lanzan nuevas funciones?
Soporte
- ¿El soporte tiene un coste extra? Si es así, ¿cuánto?
- ¿Cómo funciona el soporte?
- ¿Tiene un portal de soporte online?
- ¿Cuál es su SLA (acuerdo de nivel de servicio estándar)?
- ¿Qué procesos de escalamiento existen?
- ¿Dónde se encuentra el personal de soporte?
- ¿En qué horario operan?
Mantenimiento y actualizaciones
- ¿Qué servicios continuos de mantenimiento y actualización ofrece como parte de sus tarifas de licencia/suscripción?
- ¿Recibimos automáticamente nuevas funcionalidades para los módulos contratados tan pronto como se lanzan?
- ¿Cómo se gestionan las actualizaciones?
- ¿Las actualizaciones están incluidas de forma gratuita? Si no, ¿Qué debo presupuestar anualmente?
Teniendo en cuenta los términos contractuales
Como pasa con los precios, verás que los proveedores tienen diferentes términos de contrato y opciones de cancelación. Puede que un compromiso a largo plºazo no sea un problema para ti. Pero si quieres tener la libertad de cambiar de proveedor en cualquier momento debes tenerlo en cuenta desde el principio. Es decir, que en la lista de requisitos para encontrar el mejor software de RRHH debes incluir la claridad de los contratos. A ver si te ayudan estas preguntas:
- ¿Cuál es el período mínimo de contrato?
- ¿Con cuánto tiempo de antelación debo avisar de la cancelación?
- ¿Cómo recupero los datos si cancelo?
- ¿Hay un cargo adicional?
- ¿Cuánto tiempo conserva el sistema los datos después de la cancelación (necesitarás saber esto para cumplir con el GDPR)?
Protección de datos (y cumplimiento de GDPR)
Como profesional de recursos humanos, sabes lo importante que es la seguridad de los datos. Y como custodio de los datos personales dentro de tu organización, es tu responsabilidad asegurarlos y gestionarlos conforme a la normativa GDPR y los términos legales y formales de tu organización.
Es raro encontrar un proveedor de recursos humanos que no trate la seguridad de los datos con la misma seriedad que tú. Pero es responsabilidad tuya verificar y asegurarte de que el sistema también te ayude con su propio cumplimiento.
Seguridad de datos de proveedores y cumplimiento de GDPR
- ¿Su sistema/servicio de recursos humanos cumple con el GDPR?
- ¿Dónde se alojan y respaldan los datos? ¿Está dentro del EEE?
- ¿Por cuánto tiempo se guardan las copias de seguridad? ¿Se borran permanentemente los datos eliminados?
- ¿Quién aloja el software y los datos de recursos humanos? ¿Qué certificaciones tienen en vigor?
- ¿Tiene una certificación de seguridad independiente, como ISO27001?
- ¿Presenta pruebas de penetración independientes periódicas para validar sus medidas de seguridad de datos?
- ¿Los datos están encriptados?
- ¿Puedo configurar diferentes funciones de seguridad para los empleados en diferentes países/áreas de la empresa, de modo que pueda controlar lo que pueden ver o modificar?
- ¿Se puede usar el inicio de sesión único o la autenticación dual?
- ¿Qué políticas de contraseña puedo aplicar?
Gestionar su propio cumplimiento del RGPD
- ¿Podría proporcionar un autoservicio seguro para que los empleados puedan ver y actualizar su propia información?
- ¿Se pueden enrutar los cambios en los datos de los empleados a través de workflows de aprobación de uno o varios pasos?
- ¿Es posible verificar si los empleados han recibido y firmado para saber que han leído documentos clave?
- ¿Puedo configurar políticas de retención de datos para eliminar o anonimizar automáticamente los datos de acuerdo con los requisitos de GDPR y diferentes requisitos en diferentes partes de nuestro negocio, o el proceso es manual?
- ¿Permite configurar alertas para enviar notificaciones automáticas cuando sea necesario revisar la capacitación obligatoria u otras actividades?
- ¿Existe un portal o área central donde pueda almacenar documentos, como políticas de seguridad de datos, nuevos manuales de onboarding o procesos de cumplimiento, para que los diferentes grupos de empleados puedan acceder fácilmente a ellos?
- ¿Cómo se gestionan las solicitudes de acceso de sujetos?
Almacenamiento de documentos
Una de las cosas que más me gustan del software de recursos humanos es que acaban con la dependencia de sistemas o procesos basados en papel. Ya ves. Es una chorrada. Pero, si te paras a pensarlo, esto hace que los procesos sean más eficientes. Y, a la vez, que puedas cumplir mejor con los requisitos que marca el GDPR .Algo que se traduce en tiempo y en dinero.
El mejor software de RRHH incluirá, seguro, algún tipo de funcionalidad para la gestión de documentos. Es importante que te asegures de que incluye algunas funciones clave que harán que tus tareas diarias sean más eficientes y seguras. Para tenerlo claro, pregunta a tu proveedor lo siguiente:
- ¿Tiene la capacidad de cargar, crear, enviar, rastrear y almacenar cualquier tipo de documento?
- ¿Tendré la posibilidad de editar documentos cargados a través de un editor de documentos incorporado?
- ¿Se puede distribuir y rastrear documentos fácilmente?
- ¿Puedo crear plantillas de documentos personalizadas?
- ¿Incluye funcionalidad de firma electrónica?
- ¿Podría crear y distribuir documentos para firmas electrónicas?
- ¿Puedo validar la ubicación donde se firmó un documento y detectar posibles anomalías?
Siguiendo la regla 80:20
El mejor software de RRHH debería estar listo para usarse de inmediato. Después de todo, no querrás perder tiempo (¡y dinero!) configurando os elementos básicos tú mismo, ¿verdad? Por ejemplo, debería ser fácil cargar datos para tus procesos de recursos humanos habituales. Ya sabes, workflows de aprobación de vacaciones o notificaciones de bajas por enfermedad.
Una forma sencilla de pensar en ello es la regla 80:20. En realidad, el 80% de lo que hace cualquier sistema de recursos humanos es universal. Es decir, igual o casi igual, en la mayoría de las empresas. Por ejemplo, carga de datos, funciones de seguridad, workflows estandarizados, notificaciones, informes clave, etc. Estos deben estar en el sistema desde el principio. Sin embargo, el otro 20%, se refiere a la parte que hace que el sistema se adapte a tus necesidades específicas y a tu forma de trabajar. Y eso es algo que debes poder controlar.
- ¿Qué datos puedes subir por mí?
- ¿Cuánto cobras por hacerlo tú?
- ¿Qué roles de seguridad están ya configurados? ¿Es fácil adaptarlos a nuestro negocio?
- ¿Existen workflows de autorización ya configurados? ¿Y notificaciones?
- ¿El sistema incluye informes estándar, como el Factor Bradford?
- ¿Qué interfaces tiene implementadas (por ejemplo, para la nómina o LMS)?
Adaptarnos a tu forma de trabajar
Las organizaciones no se quedan quietas y sus procesos de recursos humanos tampoco. Por lo tanto, junto con tu lista de verificación de funcionalidades clave, debes poner el foco en la flexibilidad del sistema. Ya sabes, cuánto control tendrás sobre la implantación y la configuración. Algunas preguntas que puedes hacer son:
- ¿Se podrían crear, guardar y programar informes para que se ejecuten automáticamente?
- ¿Puedo optimizar las tareas repetitivas de recursos humanos, como el seguimiento de las bajas, la aprobación de solicitudes de vacaciones o la actualización de datos de los empleados?
- ¿Permite acceder a análisis detallados de personas e informes gráficos?
- ¿Podría agregar mis propios formularios con autorizaciones de workflow?
- ¿Es posible configurar mis propios roles de seguridad?
- ¿Puedo volver a etiquetar o agregar campos?
- ¿El sistema permite cambiar los workflows de autorización para enrutar de diferentes maneras en distintos países u operaciones?
- ¿Puedo agregar nuevos países/idiomas/divisiones/departamentos?
- Si mi licencia/suscripción se basa en una cantidad fija, ¿qué pasa si añado más empleados?
- ¿Tiene una API abierta y webhooks (para que la interfaz con aplicaciones de terceros sea más sencilla)?
- ¿Pueden recursos humanos, managers y empleados tener sus propios cuadros de mando con la información más importante para su rol específico?
Un reflejo de tu propia marca
Como tú y tus empleados seréis los principales usuarios del software de recursos humanos, lo más lógico es que encaje con la identidad corporativa de tu organización. Será así en todos los puntos de contacto de los usuarios. ¿Por qué crees que el software de RRHH que tú utilices, debería ser diferente? No tendría sentido, ¿no? Aquí tienes algunas preguntas que deberías tener en cuenta sobre este tema a la hora de decidir:
- ¿El sistema puede incluir el logo de mi empresa?
- ¿Se puede editar para reflejar nuestra identidad de marca, por ejemplo, para usar nuestra propia terminología o combinación de colores?
- ¿Podemos hacer estos ajustes nosotros, en lugar de requerir la participación del proveedor o del área de TI?
Mirando debajo del capó
Las soluciones de recursos humanos alojadas o nativas de la nube son ahora el estándar prácticamente para todos los proveedores. Sin embargo, ¡no todos los sistemas basados en la nube son iguales! Puesto que invertir en un software de recursos humanos es una gran decisión, querrás asegurarte de que lo que eliges se basa en la última tecnología, ¿verdad?
Hay tres preguntas sencillas que puedes hacer:
- ¿Es sistema multiusuario?
- ¿Se actualizan automáticamente todos los clientes con nuevas funciones tan pronto como se lanzan?
- ¿Puede su plataforma escalar automáticamente en respuesta a la demanda del sistema?
Si la respuesta a alguna de estas preguntas es NO, lo más probable es que el proveedor te esté ofreciendo una plataforma de tecnología antigua. Puede que eso no sea un problema. Pero influirá en los costes futuros. Y, como mínimo, no querrás que tu equipo de TI se entere.
Los sistemas de recursos humanos más modernos tendrán sus propias aplicaciones móviles nativas. Esto significa que los usuarios pueden acceder, por ejemplo, a las funciones de autoservicio, ausencias o seguimiento del tiempo, en cualquier momento y lugar. Si la aplicación de recursos humanos está diseñada únicamente para uso de escritorio o no cuenta con funcionalidades móviles mejoradas, será difícil que todos la usen.
- ¿Qué navegadores admite la aplicación?
- ¿Tiene aplicaciones móviles nativas? Si es así, ¿para qué plataformas operativas?
Pensando más allá de las necesidades inmediatas
Por último, piensa un poco más allá del “aquí y ahora”. Fíjate en si el software de RRHH que elijas puede escalar con tu negocio. Mira cómo puede acompañarte en tu camino. Asegúrate de que sea una solución preparada también para el futuro. Es poco probable que tu organización tenga una plantilla estática durante un período de tiempo largo. De la misma manera, es más que probable, que las necesidades de RRHH cambien. Seguro que se flexibilizarán según los retos a los que se enfrente la organización. Algunas preguntas que puedes considerar son:
- ¿Existe un límite máximo de empleados para incluir en el software de recursos humanos a futuro?
- ¿Se puede adaptar el sistema a otros procesos comerciales a medida que crece la empresa?
- ¿Las funciones del sistema son escalables según las necesidades del negocio?
Guías de compra de software de recursos humanos
Espero que estas preguntas te ayuden a encontrar el software de recursos humanos adecuado para tu organización. Si necesitas más información, puedes descargarte aquí la Guía del Comprador de Software.