¿Qué es un software de gestión del tiempo y qué características deberías buscar? en resumen:
- Un software de gestión del tiempo debería ofrecer plantillas de horas configurables y fáciles de usar, accesibles desde cualquier dispositivo, con flujos de aprobación y notificaciones automáticas.
- La funcionalidad de fichaje digital (clock-in/clock-out) es esencial, con fácil acceso desde cualquier lugar y gestión de excepciones para ajustes en tiempo real.
- Funciones integradas como el cálculo automático de vacaciones pueden optimizar las tareas de RR. HH., especialmente para trabajadores ocasionales.
Si todavía estás usando hojas de cálculo en papel para llevar el registro de las horas de trabajo de tus empleados, existe una solución mucho mejor (¡y sin papel!)…
Un software de gestión del tiempo, especialmente cuando se combina con un sistema integral de RR.HH. (HRIS), ayuda a las empresas a registrar correctamente la jornada laboral de sus empleados. Básicamente, es como tener un cronometro súper organizado que asegura que todo se registre de manera precisa.
Y esta información no es solo de adorno; es fundamental para operaciones empresariales críticas, como la nómina, la facturación a clientes o el monitoreo de la productividad. Por ello, es vital que esta información se registre con regularidad y, más importante aún, que se registre con precisión.
Existen dos formas comunes en que las empresas pueden registrar el tiempo trabajado: plantillas de horas o fichaje digital (clock-in/out). En el siglo XX, esto se hacía principalmente mediante registros en papel o máquinas de entrada y salida mecánicas. Todo era muy manual, consumía mucho tiempo y, seamos sinceros, no era el método más preciso para registrar información crítica. Afortunadamente, las cosas han avanzado bastante…
Los sistemas modernos de RR. HH., como Cezanne, ofrecen estas funciones de registro de tiempo como parte de su suite de software de RR.HH. – ¿y lo mejor? Todo se puede hacer en línea a través de aplicaciones de escritorio o móviles, y sin necesidad de lápiz ni papel. Además, con todos los datos de tu personal conectados y en un solo lugar, es mucho más fácil actualizar y gestionar los registros de empleados. Pero también hay otros grandes beneficios…
Trabajando con plantillas de horas
1. Creación y configuración sencilla de plantillas de horas
Los registros en papel son cosa del pasado en la gestión del tiempo. Las plantillas de horas digitales configurables, como las del software de gestión de tiempo de Cezanne, pueden configurarse fácilmente con proyectos, clientes o actividades específicos. Esto facilita la entrada de datos precisa, y se pueden establecer reglas para determinar si las horas extras o de viaje cuentan como tiempo facturable. También puedes personalizar las plantillas de horas según cómo trabajes, permitiendo que los empleados registren la duración (horas) o el horario de inicio/fin de diferentes actividades.
2. Autoservicio seguro para empleados
Los empleados esperan poder registrar su jornada sin complicaciones. Tener acceso a plantillas de horas desde cualquier dispositivo es conveniente y reduce la probabilidad de olvidarse. Los diseños claros y las alertas en pantalla también disminuyen la posibilidad de ingresar información incorrecta, y los roles de seguridad configurables permiten hacer cambios autorizados en caso de error, lo que asegura que RR. HH. y los managers tengan datos precisos.
3. Flujos de aprobación personalizables
Con Cezanne, puedes configurar flujos de aprobación diferentes que se ajusten a las necesidades de tu organización, ya sea una aprobación de un solo paso o múltiples autorizaciones de diferentes managers.
4. Informes sencillos
Con todos tus datos en un solo lugar, tu equipo de RR. HH. tiene visibilidad total sobre el tiempo trabajado y el proceso de revisión. Las notificaciones automáticas de plantillas de horas pendientes permiten dar seguimiento al proceso de aprobación. La exportación simple de informes permite analizar los datos para identificar cómo se puede utilizar el tiempo de manera más eficiente o qué áreas de la empresa podrían beneficiarse de más apoyo.
Bonus: Cálculos automáticos de derechos a vacaciones
Calcular los derechos a vacaciones manualmente puede ser difícil, especialmente cuando tu organización trabaja regularmente con empleados de contrato temporal. Si un sistema de RR. HH. ofrece funciones de gestión de ausencias y de tiempo, puedes usar los datos de las hojas de tiempo de los empleados para calcular automáticamente sus derechos a vacaciones.
Trabajando con un sistema de fichaje digital (clock-in/clock-out)
5. Accesibilidad desde cualquier lugar
Para la entrada precisa de datos, la accesibilidad es esencial en la gestión del tiempo. Por ejemplo, el módulo de tiempo de Cezanne facilita la entrada y salida del personal desde diferentes dispositivos y configuraciones, como por aplicación móvil o tableta, útil especialmente si necesitas saber qué empleados están en la oficina o en el lugar de trabajo en un momento dado.
6. Reglas de excepción configurables
Por último, en lo que respecta al fichaje, un simple error puede causar problemas si no se detecta a tiempo. Las reglas de excepción configurables para diferentes planes de tiempo significan que el sistema puede notificar automáticamente cuando los empleados no cumplen con las horas de trabajo esperadas, como llegar tarde o no registrar la salida.
