El 40 % de las empresas aún no digitalizan su registro horario. ¿La tuya sí?
En pleno 2025, la cuestión del control de la jornada laboral adquiere una nueva dimensión en España. Aunque la obligación de registro diario de jornada está vigente desde 2019 mediante el Real Decreto‑ley 8/2019, muchas empresas siguen sin digitalizar sus procesos. Según diversos estudios, dos tercios de las empresas todavía no disponen de un sistema digital adecuado para fichar las jornadas.
Precisamente esta digitalización adquiere mayores urgencias ante la nueva normativa que plantea el Ministerio de Trabajo y Economía Social, según la cual el registro horario deberá detallar cómo se compensa cada hora extra, además de otros datos.
¿Qué cambia con la nueva regulación?
La noticia de El País señala los puntos clave del borrador de real decreto que el Ministerio de Trabajo ha publicado para audiencia pública:
- Cada día deben registrarse la hora y minuto exactos de inicio y fin de jornada, así como las pausas que no se consideren tiempo de trabajo efectivo.
- Debe indicarse el número de horas ordinarias, extraordinarias y complementarias efectivamente realizadas ese día.
- En el caso de las horas extra, la empresa (o el registro) deberá reflejar cómo se compensa cada una de ellas: si con dinero o descanso.
- El registro debe realizarse por medios digitales, salvo “incidencia técnica, debidamente motivada y justificada”.
- Si se usan medios distintos al digital, se deberán convertir “a posteriori y en cuanto sea posible” los asientos al soporte digital.
- En el caso de empresas subcontratistas que trabajan en centros de la empresa principal, la subcontrata debe garantizar que se registra la jornada de esas personas.
- La norma prevé entrar en vigor 20 días tras su publicación en el BOE, estimándose su aplicación a finales de 2025 o principios de 2026.
En resumen: se endurece el control, se eleva el nivel de detalle del registro y se exige digitalización.
¿Por qué es clave digitalizar el registro horario?
Cumplimiento normativo
La obligación ya existe desde 2019, pero el nuevo reglamento sube el nivel de exigencia. No digitalizar puede suponer un riesgo legal creciente.
Transparencia y trazabilidad
Un registro digital facilita que los trabajadores puedan acceder a sus datos, que los representantes de los trabajadores verifiquen modificaciones y que la Inspección de Trabajo y Seguridad Social acceda a la información en caso necesario. El borrador exige que “en caso de modificación” del registro, se identifique autoría, y en ausencia de acuerdo la empresa reflejará la discrepancia.
Mejora de gestión y de recursos humanos
Más allá del cumplimiento, un sistema digital permite recopilar datos (entrada, salida, pausas, horas complementarias) para analizar patrones de jornada, carga de trabajo, horas extra, conciliación y optimizar la organización.
Prevención del fraude y sanciones
Las horas extra no compensadas o mal registradas suponen un agujero. Por ejemplo, se estima que unas 450.000 personas asalariadas hacen horas extra que no cobran o no se les reconoce correctamente. La digitalización reduce los espacios para la manipulación.
