Gestionar las notas de gastos en Excel puede parecer una práctica habitual y cómoda, pero en realidad se ha convertido en uno de los mayores obstáculos para una gestión eficiente. En este artículo analizamos por qué los procesos basados en hojas de cálculo hacen perder tiempo, aumentan el riesgo de errores, limitan la visibilidad y generan trabajo innecesario para los equipos de RR. HH. y Finanzas.
Desde los controles manuales hasta las solicitudes duplicadas de reembolso, pasando por la dificultad para aplicar correctamente las políticas internas, explicamos por qué Excel nunca fue diseñado para gestionar gastos a gran escala y por qué cada vez más organizaciones están optando por métodos más inteligentes y automatizados para gestionar las notas de gastos.
Admitámoslo: Microsoft Excel ha tenido una carrera gloriosa.
Presente en los escritorios durante décadas, ha sido la herramienta por defecto para casi todo: desde la elaboración de presupuestos hasta la planificación de plantilla, pasando por esos “pequeños seguimientos rápidos” que, de alguna manera, acaban convirtiéndose en críticos para el negocio de un día para otro. ¿Y quién no disfruta de una hoja de cálculo cuando se trata de organizar una fiesta? Vale, quizá solo yo…
No cabe duda de que Excel ha ayudado al mundo empresarial a funcionar. Pero cuando hablamos de los equipos de RR. HH. gestionando tareas operativas del día a día… la cosa cambia. En ese contexto, Excel se convierte en la kriptonita de los procesos, porque simplemente no está preparado para afrontar los retos de los equipos de RR. HH. actuales.
De hecho, Excel no solo se ha quedado obsoleto: está frenando activamente la eficiencia en Recursos Humanos.
El ejemplo más claro: la gestión de las notas de gastos
La gestión de gastos es una parte necesaria de la operativa diaria. Sin embargo, cuando las hojas de cálculo se convierten en la base del proceso, la eficiencia desaparece rápidamente.
Si tu proceso de gestión de gastos —o cualquier otro proceso de RR. HH.— sigue dependiendo de hojas de cálculo, archivos adjuntos por correo electrónico y correcciones de última hora sobre fórmulas improvisadas, no estás solo. Pero hay un motivo por el que cada vez más equipos de RR. HH. y Finanzas están diciendo basta.
Estas son las razones por las que Excel se ha convertido en el enemigo de una gestión eficiente de las notas de gastos.
Excel nunca fue diseñado para gestionar notas de gastos
Empecemos por lo evidente: Excel no es un software de gestión de gastos. Es excelente para trabajar con números, pero nunca se diseñó para:
- Aplicar políticas corporativas
- Validar recibos
- Evitar solicitudes de reembolso duplicadas
- Gestionar flujos de aprobación
- Ofrecer visibilidad en tiempo real del gasto
Todo esto puede funcionar cuando solo hay unas pocas solicitudes al mes. Pero en cuanto el volumen aumenta, las hojas de cálculo empiezan a fallar bajo el peso de los controles manuales, las cadenas interminables de correos y el caos del control de versiones. Y cuando los archivos empiezan a circular por email… el riesgo en materia de protección de datos es evidente.
Los procesos manuales hacen perder más tiempo del que imaginas
Uno de los grandes mitos sobre las notas de gastos gestionadas en Excel es que son “rápidas”. Vistas de forma aislada, las tareas parecen sencillas:
- Alguien rellena una plantilla
- Otra persona la revisa
- Alguien reclama recibos que faltan
- Alguien vuelve a introducir los datos en otro sistema
Fácil, ¿no? El problema es que, sumadas, todas estas pequeñas tareas acaban suponiendo una carga enorme de trabajo administrativo.
Según una investigación de McKinsey, los empleados dedican cerca del 20 % de su jornada laboral a buscar información o a realizar tareas administrativas repetitivas. El procesamiento de notas de gastos es un ejemplo claro de este tipo de trabajo de bajo valor añadido.
Excel convierte los errores en algo casi inevitable
Excel no evita los errores; simplemente los registra de forma muy ordenada. Basta con una fórmula incorrecta o una macro mal configurada para que el mismo fallo se repita en todas las solicitudes de reembolso.
Entre los errores más habituales en la gestión de gastos con hojas de cálculo se encuentran:
- Solicitudes duplicadas
- Importes incorrectos
- IVA no declarado
- Cálculos erróneos en los gastos de kilometraje
- Gastos fuera de política que pasan desapercibidos
Según Forbes, el error humano es responsable de una proporción significativa de los fallos en hojas de cálculo, especialmente en archivos complejos o que se actualizan con frecuencia. Y cuantos más pasos manuales hay, mayor es el riesgo.
El problema no es que las personas sean descuidadas, sino que las hojas de cálculo dependen de que alguien recuerde las normas, detecte incidencias y las corrija manualmente. Y eso, sencillamente, no es escalable.
Falta de visibilidad real sobre el gasto
Las hojas de cálculo son estáticas. Las notas de gastos no lo son. Para cuando los datos se recopilan, revisan y aprueban, ya están desactualizados.
Esto dificulta que los equipos de RR. HH. y Finanzas puedan:
- Supervisar tendencias de gasto
- Detectar problemas de forma temprana
- Identificar áreas donde los presupuestos están bajo presión
En lugar de gestionar de forma proactiva, los equipos acaban reaccionando cuando el problema ya se ha producido. Las herramientas modernas de gestión de gastos ofrecen visibilidad en tiempo real; Excel solo proporciona una fotografía del pasado. Y esa diferencia es clave.
Aplicar las políticas se vuelve incómodo (e incoherente)
Las políticas de gastos existen por una razón, pero aplicarlas manualmente es una de las tareas más ingratas. Cuando se utilizan hojas de cálculo:
- Las políticas están en documentos que nadie lee
- Los controles se realizan después del envío, no en el momento de introducir los datos
- Las decisiones pueden parecer arbitrarias o inconsistentes
Esto sitúa a RR. HH. en una posición incómoda, forzando conversaciones difíciles y generando frustración entre los empleados.
Los sistemas de RR. HH. automatizados con gestión integrada de notas de gastos permiten aplicar las normas de forma coherente y anticipada, sin convertir a RR. HH. en la “policía de los gastos”.
Excel no crece al ritmo de la empresa
Las hojas de cálculo funcionan… hasta que dejan de hacerlo. A medida que las organizaciones crecen, la gestión de gastos se vuelve:
- Más frecuente
- Más compleja
- Más distribuida
Si además se suma el trabajo remoto o híbrido, las limitaciones se hacen aún más evidentes. Lo que antes parecía manejable se convierte rápidamente en una fuente de frustración para todos los implicados.
El coste oculto de las herramientas “gratuitas”
Excel parece económico porque ya está ahí. Forma parte del ecosistema básico de cualquier empresa. Pero el verdadero coste aparece en forma de:
- Tiempo dedicado a tareas administrativas
- Errores que hay que corregir
- Retrasos en aprobaciones y reembolsos
- Frustración de empleados y managers
Estos costes rara vez aparecen reflejados en un balance, pero son muy reales, especialmente para equipos de RR. HH. ya sobrecargados.
Por qué los equipos de RR. HH. están dejando atrás las hojas de cálculo
Abandonar Excel no significa renunciar a herramientas familiares sin motivo. Significa reconocer que la gestión de notas de gastos ha superado las capacidades de las hojas de cálculo.
Cada vez más equipos de RR. HH. buscan formas de:
- Reducir la carga administrativa manual
- Mejorar la precisión y el cumplimiento normativo
- Dar soporte al trabajo remoto e híbrido
- Ofrecer una mejor experiencia al empleado
Y, sencillamente, Excel no fue diseñado para ofrecer todo eso.
Que quede claro: Excel sigue siendo una herramienta potente y fiable para muchas funciones empresariales. Simplemente no es la adecuada para gestionar las notas de gastos.
