Recompensar al personal que trabaja horas complementarias, bien con dinero o, bien en forma de tiempo libre adicional -TOIL, por su acrónimo en inglés Time off in Lieu- es una práctica común en muchos sectores de la industria.
Sin embargo, con demasiada frecuencia, manejarlo de manera eficiente acarrea importantes dolores de cabeza a los implicados. Se pierde un montón de tiempo en procesos manuales de aprobación o administración, los datos resultan imposibles de reportar, se cometen errores…
Por eso, en la última actualización de Cezanne HR, hemos incorporado flujos de trabajo para la aprobación de las horas complementarias y el tiempo libre en el módulo de Gestión de Ausencias.
Nuestro objetivo es ayudarle a gestionar todo el proceso TOIL de manera más fluida y segura para que tenga la certeza de que las horas complementarias están debidamente aprobadas y recompensadas y, que son, además, visibles y fáciles de gestionar para todos.
La nueva funcionalidad que permite gestionar la solicitud de horas complementarias y tiempo libre se proporciona gratuitamente a todos los clientes con el módulo de Gestión de Ausencias de Cezanne HR e incluye:
- Solicitudes fáciles de utilizar: los empleados ahora pueden solicitar autorización para trabajar horas complementarias utilizando la interfaz habitual de Cezanne HR que ya les es familiar. La opción está vinculada a planes de absentismo específicos, por lo que, dependiendo de sus políticas, puede ofrecerse a todos los empleados o solo a algunos.
- Workflows de aprobación configurables: el sistema enruta las solicitudes de horas extras a través de su ciclo de aprobación, incluyendo aprobaciones de varios pasos si es necesario.
- Notificaciones por email: los aprobadores son notificados por correo electrónico cuando se ha hecho una solicitud de horas extras, y también verán una nueva actividad en su barra de tareas. Aprobar o rechazar una petición de horas extras activa automáticamente un correo electrónico para el empleado, por lo que siempre estará claro exactamente, lo que se haya acordado.
- Cálculos automáticos de TOIL: una vez que se ha aprobado una solicitud de horas extras vinculada a TOIL, el sistema actualiza el subsidio de vacaciones del empleado para incluir el tiempo adicional. Los derechos de TOIL pueden acumularse en horas o días y fijarse para que venzan automáticamente si no se utilizan en un período de tiempo definido por el cliente.
- Uso inteligente de los derechos de TOIL: los empleados no sólo encontrarán más fácil hacer – y rastrear – la solicitud de horas extras, sino también ver qué tiempo han acumulado y cuándo expira. Cuando un empleado reserva tiempo libre, el sistema utiliza cualquier TOIL disponible en las fechas del absentismo antes de su derecho a vacaciones estándar. De esta manera, los empleados no tienen que preocuparse por la asignación de permisos que pueden elegir.
- Cálculos de nómina más sencillos: si se asignan horas extras pagadas como alternativa al TOIL, puede programar informes para mostrar automáticamente las horas extras que los empleados han trabajado y la tarifa acordada.
- Mayor conocimiento: con todos sus datos de horas complementarias en un solo sistema, es más fácil detectar problemas potenciales antes de que el empleado o la empresa se moleste. Por ejemplo, puede verificar para ver si hay demasiada dependencia de las horas extras, lo que podría dejarle corto de personal en momentos importantes del año, o descubrir que los empleados trabajan más horas de las que deberían. Los presupuestos son más fáciles de controlar, las decisiones de dotación de recursos son más sencillas de tomar y todos se benefician de una transparencia mucho mayor.
Esta nueva funcionalidad está ahora disponible para todos los clientes de Cezanne HR que utilicen el módulo integrado de gestión de vacaciones y ausencias. Encontrará más información para los clientes en el portal de soporte.