Como sabes, el Portal del Empleado es un repositorio central online al que acceden los empleados para obtener información de su interés de manera rápida y sencilla. Debido a la COVID-19 muchas organizaciones tienen a la mayoría de sus empleados teletrabajando por lo que resulta una manera muy práctica de mantenerse en contacto. En este sentido, las empresas pueden utilizar estas plataformas sociales internas para impulsar la conexión y el trabajo en equipo, más allá de si están trabajando en la oficina o en cualquier otro entorno. Creo que es una excelente manera de mejorar la “conectividad” entre los empleados, de impulsar la innovación y de ayudar a todos a sentirse más involucrados y comprometidos.
Algunos sistemas de recursos humanos ofrecen portales integrados a modo de “ventanilla única” para que las empresas faciliten el acceso a la información y sea una plataforma que todos puedan utilizar para hacerse oír. Dicho esto, se me ocurren algunas cosas interesantes que cualquier organización podría subir a su Portal del Empleado:
- Quien es quien: Los recién llegados pueden usarlo para identificar a las personas que necesitan conocer (o con las que se cruzan regularmente en el pasillo). También es una manera sencilla de facilitar la creación de redes en toda la empresa y ayudar a las personas a encontrar colegas que puedan ayudarles a resolver dudas o colaborar en diferentes proyectos.
- Valores corporativos: Ayuda a que todos recuerden “la forma en la que hacemos las cosas aquí”. No hay porqué limitarlo a una lista aburrida. Puedes hacer que sea algo interactivo y animar a que todos publiquen ejemplos sobre cómo ven a sus compañeros practicar esos valores corporativos en su día a día. Es una manera eficaz de compartir historias sobre el trabajo realizado y crear una mayor vinculación de todos con el proyecto.
- Últimas noticias: Permite que todo el mundo esté informado y compartir noticias relacionados con los recursos humanos, nombramientos, reconocimientos profesionales o cambios en diferentes posiciones. Pero también es un lugar interesante para publicar noticias corporativas de carácter general como nuevos clientes, consecución de objetivos de crecimiento o planes de diversificación y apertura de nuevos mercados. Será un sitio al que consultar para estar al tanto de lo que sucede en la compañía.
- Vacantes internas: Antes de iniciar una campaña de selección e invertir en publicidad y en todo lo que conlleva este asunto, consultando el portal de recursos humanos es posible verificar si las habilidades que se necesitan ya están presentes en la organización. Publicando las vacantes en el portal se podrían identificar a aquellos empleados que están buscando un cambio o que tienen habilidades que desconocías. Animar a que los empleados compartan información sobre las vacantes en sus RRSS también puede ayudar a ahorrar tiempo y dinero y a encontrar a un candidato mejor.
- Sostenibilidad: Es un vehículo para impulsar la RSC de la organización. Puedes compartir la política sobre reciclaje, o animar a los empleados a formar grupos que ayuden a la empresa a explorar nuevas vías de respeto al medio ambiente o a encontrar nuevas iniciativas solidarias. Es también un lugar interesante para publicar cualquier proyecto sin ánimo de lucro en el que alguien esté participando e invitar a todos a que se sumen a la iniciativa.
- Socialización: El trabajo no debe ser solo rutina. Para mantener la motivación y el compromiso también es importante socializar. Si bien, las medidas de distanciamiento social impuestas por la COVID-19 no siempre hacen posible las reuniones presenciales, se puede utilizar el Portal del Empleado para publicar noticias sobre celebraciones y eventos sociales que puedan celebrarse online. O, incluso animar a que la gente organice grupos con intereses comunes, clases o algún concurso online para mantener el espíritu de equipo, a pesar incluso, del distanciamiento social.
- Enlaces útiles: Muchas empresas proporcionan a sus empleados diferentes servicios relacionados con el empleo, ya sea un programa de asistencia sanitaria o planes de incentivos o tickets restaurante. Publicar en el Portal del Empleado los enlaces a esos servicios concretos permite que todo el mundo pueda consultar fácilmente las condiciones de uso y solventar cualquier duda que pueda surgirles sobre su funcionamiento.
- Políticas y procedimientos: Puede actuar como un eje central para los documentos clave de la empresa y facilitar el acceso a la información relevante. Esto reducirá la cantidad de consultas con las que los responsables de recursos humanos deben lidiar en su día a día, relacionadas con temas cotidianos. Por ejemplo, se puede publicar la política sobre ausencias y vacaciones e incluir el procedimiento que se debe seguir para informar sobre las bajas laborales. O se puede publicar las claves de un procedimiento disciplinario o los pasos a seguir por los empleados que quieran presentar una queja. El Portal también dará cabida a las políticas sobre igualdad y diversidad, seguridad de datos o el uso de las RRSS. En este sentido, es importante que el sistema permita la configuración de seguridad por si hay documentos que solo deben ser accesibles para determinados roles.
- Manual corporativo: El manual corporativo suele ser lo primero que se pone en manos de un nuevo empleado. Pero con la vorágine del primer día en un nuevo trabajo, resulta imposible procesar toda la información. Por lo que si subimos el manual corporativo al Portal de RRHH será más fácil para todos verificar los detalles que pueden haberse pasado por alto el primer día. También permitirá al resto de empleados consultar el manual en cualquier momento para revisar conceptos básicos que no se utilizan habitualmente.
- Preguntas frecuentes: Es probable que surjan preguntas generales relacionadas con los recursos humanos una y otra vez. El Portal del Empleado es una excelente manera de encontrar las respuestas adecuadas. Compilar una lista de preguntas frecuentes y actualizarla con regularidad puede descargar a RRHH de la tarea de tener que responder siempre a las mismas preguntas.
En definitiva, cada organización tiene sus propios requisitos. Pero, lo bueno de un Portal interno de RRHH es su flexibilidad y su capacidad para adaptarse a diferentes necesidades. La clave para obtener el máximo rendimiento de la tecnología es pensar en soluciones innovadoras y creativas, pero, sobre todo, en soluciones facilitadoras que hagan que la gente interactúe, se comprometa y esté dispuesta a hacer un esfuerzo adicional cuando sea necesario.
Artículo de José Manuel Villaseñor, Partner Director de Cezanne HR España, publicado en RRHH Digital. Octubre 2020