Desde luego, todo sería más fácil si cada una de las personas que forman parte de un equipo, planificara y solicitara sus vacaciones con la suficiente antelación, de modo que fuera más fácil organizar el trabajo para cubrir su ausencia. Pero, no nos engañemos. Todos sabemos que las cosas casi nunca son así. De hecho, hay personas que deciden cuándo se irán de vacaciones solo en el último momento, mientras que hay otras que, a pesar de ser suficientemente previsoras y haberlo dejado todo resuelto hace meses, se tienen que enfrentar a un imprevisto o a cualquier evento inesperado, teniendo, por tanto, que hacer cambios en sus planes.
Frente a todas estas variables, los meses antes del verano pueden convertirse en uno de los períodos más intensos y estresantes a los que recursos humanos tiene que enfrentarse. Más aún cuando los procesos de gestión de vacaciones y ausencias ni se gestionan de manera estructurada ni con las herramientas adecuadas.
Entonces, desde mi punto de vista ¿qué tareas son aquellas en las que se pierde más tiempo y aquellas en las que existe un riesgo mayor de cometer errores? Y, frente a esto ¿Qué herramientas nos pueden ayudar?
Planificar las vacaciones. La mayoría de las compañías definen en sus políticas corporativas los plazos en los que cada empleado debe entregar su plan de vacaciones. Esta solicitud se deriva de la necesidad de que tanto RRHH como el área de administración tengan el tiempo suficiente como para poder analizar y comparar las solicitudes de cada uno y verificar cuáles se superponen y, por lo tanto, determinar cuáles deben modificarse para garantizar la cobertura óptima de las actividades.
Para que estemos hablando de un proceso fluido y no demasiado oneroso debemos cuidar mucho la forma en la que se gestiona, cómo solicitan las vacaciones los empleados, qué herramientas tienen disponibles managers y recursos humanos para comparar los períodos y responder a las solicitudes, etc.
El uso de un software de gestión de vacaciones implica que toda la información se administra en un solo espacio centralizado, seguro y accesible: aquí los empleados cargan el plan de vacaciones de forma independiente, las ausencias se registran automáticamente en el calendario de la empresa y se notifica a los responsables de aprobar las solicitudes, con el fin de completar el calendario y aprobarlo o no, en unos pocos clics.
Los días pendientes se calculan automáticamente en función de las políticas fijas y las horas trabajadas, lo que reduce drásticamente los errores de un cálculo manual (y la pérdida de tiempo). El calendario incluye, además, todo tipo de ausencias, así como festivos (nacionales y locales) y cierres de la empresa, para que la verificación de la cobertura del trabajo sea más inmediata.
Planificar y compartir los planes de vacaciones ayuda a hacer que el trabajo sea más eficiente ya que permite a todos tomar conciencia sobre su papel dentro de la organización.
Actividad estacional. Hay áreas en las que, a diferencia de muchas otras, el verano es el período más “caluroso” (¡perdón por el juego de palabras!), quiero decir que es el tiempo en el que más se trabaja. En estas áreas no es raro que, en un momento de pico de trabajo, haya, incluso, un aumento de la fuerza laboral. ¿Cómo se deben gestiona todos los documentos y la información relacionada con los empleados temporales? ¿Qué estrategias se pueden utilizar para que sean operativos lo más rápido posible?
Aquellos que permanecen en la empresa solo unos pocos meses deben ser parte operativa de las actividades desde el principio; para ello deben tener acceso inmediato a toda la información útil. Cualquier aplicativo de gestión de recursos humanos que disponga de un sistema de gestión Onboarding, permite configurar fácilmente los portales de bienvenida para introducir toda la información necesaria para un nuevo empleado: políticas corporativas, datos de contacto de los miembros del equipo, listas de tareas útiles para no olvidar ninguna actividad importante…
Política corporativa. Entre los documentos más importantes a los que debe tener acceso cada colaborador, están las políticas corporativas que, si se redactan correctamente, proporcionan las pautas para abordar todos los procesos. Hacerlas accesibles para todos significa tener un equipo que no siempre necesitará recurrir a recursos humanos para comprender cómo actuar en una situación específica. Si hablamos de días festivos, las políticas deberán explicar la fecha en la que se debe entregar el plan de vacaciones, cuántas personas del mismo equipo pueden estar ausentes al mismo tiempo, cómo deben enviarse las solicitudes …
Toda esta documentación se puede almacenar en el portal de recursos humanos del software de gestión de recursos humanos que utilice la organización, para que cada empleado pueda consultarlo de forma independiente en cualquier momento.
Ahora bien, volvemos a la cuestión inicial: ¿qué pasa cuando son los miembros del entorno de recursos humanos los que están de vacaciones? ¿cómo se puede garantizar que el proceso de gestión de personas ni se detenga, ni ralentice el trabajo? Imagínate, por ejemplo, que un empleado presenta una solicitud de vacaciones, pero la persona que debe aprobarla no está disponible. En este caso hay dos opciones: que el encargado tenga acceso a la notificación a través de su ordenador, Tablet o smartphone y sobre la marcha, valide o desapruebe la petición en un solo clic; o que se designe qué persona podrá validar las ausencias cuando el responsable habitual de hacerlo no esté.
Autonomía. ¿Cuánto tiempo pierde RRHH en recopilar la información solicitada por los empleados?: días pendientes, días en los que la empresa permanecerá cerrada, ubicación de la política de vacaciones y ausencias, …
En todo caso, optimizar la gestión del tiempo de trabajo es la mejor estrategia para reducir su pérdida y hacer que todos sean más eficientes y productivos en las actividades que realmente importan. Por eso, siempre digo que un software de gestión de recursos humanos debe tener características internas de autoservicio que permitan a cada empleado consultar y modificar sus datos y administrar ciertos procesos, entre ellos, la solicitud de ausencias. Poder hacerlo, además, desde la aplicación móvil facilita aún más el proceso.
Art. publicado por RRHH Digital el 05 de julio de 2019