Il dipartimento risorse umane di un’azienda gestisce una vasta gamma di dati personali preziosi e sensibili: dalle date di nascita agli indirizzi, dai numeri di previdenza sociale ai dettagli del conto bancario.
In qualità di professionista delle risorse umane, sei legalmente obbligato e moralmente responsabile dei dati dei tuoi dipendenti. Questo perché se vengono smarriti o rubati, possono essere utilizzati dai criminali per commettere e finanziare crimini gravi. Nei casi peggiori, una persona a cui le proprie informazioni personali sono state utilizzate o rubate potrebbe avere difficoltà a ottenere prestiti o carte di credito, ottenere un mutuo o persino essere accusata di reati finanziari.
Non sono solo le persone che possono subire la perdita o il furto dei loro dati personali. Le conseguenze legali per un’azienda che non dispone di garanzie adeguate per mantenere i dati personali al sicuro sono enormi, comprese ingenti sanzioni finanziarie e danni irreparabili alla reputazione.
Per questi motivi, è fondamentale che ogni azienda disponga delle giuste salvaguardie per mantenere una solida sicurezza dei dati delle risorse umane. È qui che l’utilizzo di un software HR conforme a ISO27001 può davvero aiutare.
Cos’è l’ISO27001?
Pubblicato congiuntamente da ISO ((International organization for standardization) e IEC (International electrotechnical commission), ISO27001 è uno standard internazionale verificabile su come gestire la sicurezza delle informazioni. Può essere utilizzato da aziende di qualsiasi dimensione e di qualsiasi settore.
Fornisce un quadro che aiuta le organizzazioni a proteggere le informazioni in modo sistematico attraverso l’adozione di un ISMS. Un ISMS (Information Security Management System) è un insieme di politiche, procedure, processi e sistemi che gestiscono i rischi delle informazioni.
Perché è importante che il mio software HR sia certificato ISO27001?
Sebbene un sistema HR certificato ISO27001 non impedisca ai criminali di tentare di accedere a dati sensibili del personale o di violare i dati (un dipendente che viene inconsapevolmente coinvolto in una truffa di phishing, ad esempio), mostra che il fornitore prende sul serio la protezione dei dati e dispone di processi e procedure in essere per gestire ed elaborare correttamente i dati.
La certificazione ISO27001 richiede che le aziende dispongano di un’infrastruttura e di processi robusti per garantire che i dati siano archiviati ed elaborati in modo appropriato. Se il prodotto del tuo fornitore di software per le risorse umane è certificato ISO27001, è un ottimo segno che l’azienda sta prendendo sul serio la sicurezza dei tuoi dati.
In che modo un sistema software HR ottiene la certificazione ISO27001?
Poiché ISO27001 è uno standard eccezionalmente rigido, di solito sono necessari dai 6 ai 12 mesi per completare la certificazione iniziale, sebbene ciò dipenda da variabili, come le risorse disponibili, l’esperienza con i requisiti della norma e il coinvolgimento delle principali parti interessate.
Affinché una soluzione software per le risorse umane diventi certificata ISO27001 e conforme, il fornitore del software seguirà generalmente questi passaggi:
- Nominare un team di implementazione responsabile del sistema che soddisfi tutti i requisiti di certificazione ISO27001
- Stabilire l’ambito e gli obiettivi del sistema di gestione della sicurezza delle informazioni (ISMS)
- Sviluppare un piano di attuazione
- Identificare i processi e le procedure di sicurezza fondamentali necessari per soddisfare lo standard
- Documentare e attuare i processi e le procedure in conformità con i controlli previsti dalle norme
- Stabilire un processo di gestione del rischio che comprenda l’identificazione, la valutazione e il trattamento dei potenziali rischi
- Formazione adeguata per il personale che può assumere la forma di sessioni una tantum e aggiornamenti periodici
- Avere l’ISMS certificato come conforme a ISO27001. Questo deve essere effettuato da un revisore esterno di un ente di certificazione nazionale accreditato
- Misurare, monitorare e rivedere i processi e le politiche. Questo per garantire che l’ISMS rimanga idoneo allo scopo e conforme a ISO27001. Questo è un requisito continuo che non si esaurisce quando viene ottenuta la certificazione; le ispezioni di ricertificazione complete devono essere eseguite ogni 3 anni.
Quali sono i principali vantaggi del software HR certificato ISO27001?
Nel mondo odierno basato sui dati, la protezione delle informazioni sensibili e la sicurezza dei dati dovrebbero essere di fondamentale importanza per tutti. Ciò è particolarmente vero per coloro che gestiscono ed elaborano i dati, come i fornitori di software per le risorse umane e i professionisti HR.
Scegliendo una soluzione software HR certificata ISO7001 ti assicurerai che i dati sensibili della tua azienda vengano archiviati ed elaborati in modo corretto. Ciò ridurrà significativamente il rischio di una violazione dei dati o di un incidente relativo ai dati, che potrebbe essere costoso e dannoso per la reputazione della tua azienda.
Le aziende che offrono prodotti certificati ISO27001 sono inoltre regolarmente verificate da un organismo accreditato per garantire che rimangano conformi: non è certamente un esercizio una tantum!
Quali sono i rischi di non disporre di un software HR certificato ISO27001?
Se il sistema selezionato non è certificato, non puoi essere sicuro che un fornitore disponga delle misure corrette per proteggere i dati da un punto di vista GDPR o etico. In qualità di professionista delle risorse umane, è tuo dovere e responsabilità legale assicurarti che lo sia.
A quali funzionalità di sicurezza dovrei prestare attenzione quando scelgo il software HR?
Quando si tratta di scegliere la giusta soluzione software per le risorse umane per la propria azienda, ci sono diverse funzionalità di sicurezza a cui prestare attenzione. Queste includono:
- Crittografia dei dati: i dati vengono crittografati sia durante lo stand-by che durante la trasmissione? È possibile intercettare informazioni importanti – come le coordinate bancarie – durante la trasmissione dei dati?
- Autorizzazioni basate sui ruoli: offre un accesso controllato ai dati sensibili? È possibile limitare l’accesso alla modifica o alla visualizzazione dei dati in base ai ruoli e alle posizioni degli utenti?
- Penetration Test e test di vulnerabilità: questi vengono eseguiti da un fornitore di terze parti imparziale? Quanto spesso?
- Procedure di backup e ripristino di emergenza: dispone di un processo di ripristino completamente testato?
- Accesso sicuro: dispone di accesso singolo e doppia autenticazione? Le password sono protette da tecniche di hashing avanzate?
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