Prospects College of Avanced Technology ha sistematizzato e migliorato i propri processi HR con l’aiuto del Software HR online Cezanne OnDemand.
L’ente di formazione, specializzato in ingegneria e costruzioni sta utilizzando il sistema anche per rinnovare il proprio approccio alla Gestione delle Performance ed ottimizzare le procedure di recruitment.
Avviamento
Fino ad un anno fa, Prospect college gestiva tutti i dati HR attraverso fogli di calcolo o documentazione cartacea. La crescita del business e quindi del numero di dipendenti ha reso presto evidente l’esigenza di un sistema HR automatizzato che permetta una gestione più efficiente del team come dei potenziali futuri collaboratori.
Il direttore HR Denise Mooney ha conosciuto il software di Cezanne HR all’HR software show ed è rimasta impressionata dal design e dalle potenzialità del sistema, così come dai costi: “Il modello di prezzo è stata la ciliegina sulla torta; ci ha colpiti positivamente il canone mensile basato sul numero di dipendenti, che varia quindi in base al variare delle dimensioni dell’organizzazione.”
Il College ha avviato il sistema molto rapidamente, grazie al team di supporto di Cezanne HR che ha dato una mano con il caricamento dei dati e fornito tutta la formazione necessaria. Grazie all’affiancamento di un consulente di Cezanne HR sono riusciti ad adattare perfettamente il sistema per soddisfare le esigenze organizzative.
“Come molti istituti di formazione, il nostro staff si compone di ruoli, orari di lavoro e forme contrattuali molto diversi tra loro. Cezanne HR comprende perfettamente come lavora la nostra organizzazione e quindi ha configurato il sistema sulle nostre esigenze.”
Gestione delle Assenze
Il college è partito dal Modulo base di Cezanne OnDemand in cui ha potuto centralizzare tutti i dati dei dipendenti e fornire a ciascuno le funzionalità self-service. In breve hanno attivato anche il Modulo per la Gestione delle assenze, una miglioria notevole nei processi di richiesta e reporting di ferie, assenze e malattie.
“Prima le richieste venivano gestite su moduli cartacei, che andavano smarriti facilmente e non consentivano ai dipendenti di verificare in autonomia quanti giorni di ferie avessero ancora a disposizione. Ogni volta dovevano interpellare il team HR, con grande spreco di tempo loro e nostro.”
Anche il reporting sulle assenze per malattie è migliorato: i manager possono con pochi passaggi accedere al sistema e registrare le richieste. “Prima, se un manager era molto impegnato non sempre riusciva a registrarle, falsando tutti i report sulle assenze. Il sistema inoltre genera un report assenze giornaliero, utile per sapere sempre chi è presente al lavoro; un modo per migliorare organizzazione e comunicazione tra colleghi ed avere sempre le attività principali coperte da qualcuno.”
Rivitalizzare la Gestione delle Performance
Dopo l’avviamento del sistema e l’accoglienza positiva di tutto lo staff, l’organizzazione ha deciso di abilitare anche il Modulo per la Valutazione del Personale, approfittando per rinnovare tutto il loro approccio alle valutazioni annuali. Prima si organizzavano i colloqui di valutazione in ogni anniversario lavorativo (dopo un anno dall’assunzione, poi dopo 2…), un sistema molto difficile da gestire per i manager che dovevano ricordare le scadenze ed inviare i form di valutazione.
Il processo di valutazione attraverso Cezanne OnDemand è stato settato in modo da coincidere con l’anno accademico, invitando i manager a dedicarsi a più momenti di confronto informale con i collaboratori e non solo ad un colloquio annuale. Dopo l’iniziale impostazione degli obbiettivi, si è scelto di lasciare il sistema sempre aperto per inviare costantemente feedback e far sì che i dipendenti possano accedere alle proprie informazioni quando vogliono.
Formalizzare il Recruitment
Un’altra priorità era rendere più chiaro il processo di Recruitment, attraverso il modulo dedicato in Cezanne OnDemand. Nonostante lo stiano utilizzando solo da tre mesi, i vantaggi di un processo di selezione più lineare sono già evidenti. Una volta che le posizioni ricercate vengono inserite nel sistema, vengono automaticamente pubblicate su diverse piattaforme di job posting e sui social network. Tutti i curriculum ricevuti vengono archiviati in uno spazio centralizzato, a disposizione di manager ed HR che si occupano delle selezioni così da avere sempre chiaro a che stadio si trova il processo e quali siano le azioni da intraprendere. I candidati stessi possono accedere al alcune parti del sistema per verificare come procede la loro candidatura.
Dati HR affidabili
Per Prospects College riuscire a generare dati HR accurati è un vantaggio irrinunciabile: “Posso creare report specifici per qualunque informazione, dai dati demografici, ai livelli d’assenza così che tutti abbiano a disposizione in pochi click le informazioni giuste per un’analisi chiara ed approfondita. Il sistema soddisfa tutte le nostre esigenze ed il team di Cezanne HR è stato eccezionale nell’avviamento e supporto. I feedback da tutto il nostro team sono assolutamente positivi, il sistema è semplice da utilizzare ed incredibilmente utile”.