Privacidade e segurança de dados foram os grandes temas de discussão em 2018, quando o RGPD entrou em vigor, mas sempre houve o perigo de que, após o alvoroço inicial, até mesmo a atenção das empresas para a questão da privacidade tivesse diminuído. Felizmente, esse não parece ser o caso dos recursos humanos, e de facto o assunto volta fortemente à tona neste período.
Visto que a natureza do papel dos recursos humanos significa processar muitos dados pessoais, é muito importante que os colaboradores tenham total confiança neles.
Dados de RH: dados pessoais e muito mais
Desde bases de dados, como a proteção de dados pessoais e de contacto, à gestão de informações associadas a processos complexos de RH, tais como questões disciplinares e demissões, o RH deve estar em primeiro lugar.
Os profissionais de RH devem estar sempre atentos às diferentes formas como os dados chegam até eles.
Por exemplo, é fácil reconhecer que os dados bancários de uma pessoa precisam ser mantidos em segurança. Mas e aquela conversa casual entre os responsáveis pelo RH e managers durante um drink no bar? Aquela em que foi mencionado o desempenho de um colaborador… Os recursos humanos devem estar atentos a todos os aspetos relacionados com a privacidade e ser formados para compreender as diferentes formas de circulação dos dados.
De que forma um sistema de RH ajuda a proteger os dados?
Pondo de lado as raras ocasiões em que um profissional de RH causa deliberadamente uma violação de dados, para a maioria das organizações, os erros não intencionais são provavelmente os mais prevalentes, mas não menos alarmantes. Uma forma de se proteger destas situações é ter um bom software de gestão de recursos humanos, como o Cezanne HR, que preserva todos os dados da equipa de forma segura, mas facilmente acessível para aqueles que possuem permissões.
A atualização dos dados de contato não se perderá nas trocas de e-mail, pois são realizadas diretamente no sistema pelo colaborador; as conversas de avaliação de desempenho são documentadas e mantidas em sigilo; o gerenciamento do tempo é preciso e armazenado com segurança; a lista continua.
Proteção de dados em todos os níveis
Quando os colaboradores usam um bom sistema de RH dia após dia, a sua confiança na forma como as suas informações pessoais são geridas aumentará. Sistemas modulares como o Cezanne HR também oferecem às organizações a oportunidade de expandir o alcance do seu software de RH, para que cada vez mais processos e informações relacionados com o RH possam ser levados para um espaço seguro na nuvem.
Fornecer aos recursos humanos as ferramentas tecnológicas de que precisam para garantir a conformidade com os regulamentos de privacidade e confidencialidade contribuirá muito para melhorar quaisquer deficiências na confiança que a força de trabalho tem nos recursos humanos nesta área. Portanto, cabe ao RH e aos líderes corporativos garantir que seus comportamentos e procedimentos estejam alinhados com uma abordagem segura aos dados, para que os funcionários não sintam-se expostos e vulneráveis a violações de privacidade.
