Quem gere o software de RH na sua organização?
- Os profissionais de Recursos Humanos são os mais indicados para gerir um software de RH, devido à sua experiência em processos, experiência do utilizador e conformidade com a privacidade de dados.
- No entanto, as equipas de TI trazem competências técnicas essenciais, garantindo a segurança do sistema, manutenção e integração com outros softwares.
- Idealmente, uma abordagem colaborativa, onde RH gere os aspetos funcionais e TI gere os aspetos técnicos, aproveita as forças de ambos os departamentos.
_______________________________________________________________________________________________
Não há dúvida de que os softwares modernos de RH são fundamentais para simplificar e melhorar os processos relacionados com a força de trabalho. Mas, quando se trata de gerir uma plataforma para gestão de Recursos Humanos, quem deve ser o responsável: RH ou TI? Na nossa experiência, esta questão gera muitos debates em várias organizações, principalmente porque ambos os departamentos podem desempenhar papéis essenciais para o sucesso do sistema. Por um lado, RH é o principal utilizador, confiando no sistema para simplificar folhas de pagamento, gestão de desempenho e dados dos colaboradores. Por outro lado, TI gere a infraestrutura tecnológica da empresa, a segurança e as integrações que mantêm um sistema de RH operacional, o que faz sentido para que tenha o controlo geral… certo?
RH vs TI: quem gere o software de RH?
Ambos os pontos de vista são válidos sobre quem deve controlar o software de RH de uma organização, e encontrar o equilíbrio certo de responsabilidade é fundamental para maximizar o valor do sistema. No entanto, cada empresa é diferente e cada implementação é única. Assim, a resposta nem sempre é clara e, muitas vezes, depende da estrutura, das prioridades e da cultura organizacional.
Então, um departamento deve liderar com o apoio do outro? Ou é melhor adotar uma abordagem colaborativa? Vamos descobrir…
RH como responsável principal
Dado que o software de RH é projetado para apoiar funções essenciais de Recursos Humanos, como recrutamento, onboarding, gestão de salários, avaliação de desempenho e conformidade, o departamento de RH parece ser a escolha natural para ter o controlo geral, porque:
OS PROFISSIONAIS DE RH SÃO ESPECIALISTAS EM PROCESSOS
Os profissionais de RH geralmente têm a melhor compreensão dos processos da força de trabalho e sabem como alinhar o sistema com as necessidades de RH. Por exemplo, não se colocaria um gestor financeiro a supervisionar a estratégia de marketing, certo? De forma semelhante, as nuances dos processos de RH, como fluxos de trabalho de recrutamento, detalhes da folha de pagamento ou métricas de envolvimento dos colaboradores, são melhor compreendidas por profissionais de RH, que podem tomar decisões sobre configurações, funcionalidades e características do sistema de acordo com a estratégia de RH da empresa.
SÃO OS MELHORES PARA AVALIAR A EXPERIÊNCIA DO UTILIZADOR E O ENVOLVIMENTO
As equipas de RH estão mais sintonizadas com a experiência do utilizador, o que é crucial para os colaboradores e gestores que interagem regularmente com o sistema. Elas sabem o que os colaboradores e gestores precisam para utilizar de forma eficaz uma plataforma de RH. São eles que conhecem as dificuldades de processos pouco práticos, como procurar formulários de ausência ou navegar em listas de verificação de onboarding complicadas. Isso torna-os perfeitos para gerir a experiência do utilizador e orientar melhorias, ambos fundamentais para a adoção do sistema por parte dos colaboradores.
SÃO OS DEFENSORES DA CONFORMIDADE E DA PRIVACIDADE DE DADOS
Por fim, as equipas de RH geralmente entendem os requisitos de conformidade relacionados com a privacidade de dados dos colaboradores, tornando-os particularmente adequados para gerir controlos de acesso, garantir o manuseio correto de dados pessoais e implementar protocolos para informações sensíveis. Graças à profunda compreensão desses requisitos, RH pode garantir que apenas as pessoas autorizadas têm acesso a dados sensíveis, contribuindo para construir confiança nos colaboradores e mantendo a empresa em conformidade com os padrões legais, evitando erros potencialmente dispendiosos.
Até agora, estas são as razões principais para que a equipa de RH deva gerir o software. Mas, e TI? Certamente as suas competências técnicas os tornam a escolha certa, não?
TI como responsável principal
POSSUEM COMPETÊNCIAS TÉCNICAS E DE SEGURANÇA
Primeiro, as equipas de TI possuem competências técnicas essenciais para gerir a infraestrutura, segurança e integração de dados de um software de RH. Podem garantir que o sistema é mantido adequadamente, seguro e integrado com outros softwares empresariais, reduzindo os riscos de violação de dados e garantindo a integridade dos dados. Embora RH possa definir a visão, TI é um parceiro vital para manter o funcionamento do sistema, dependendo do software escolhido.
PODEM RESOLVER PROBLEMAS
Tradicionalmente, as equipas de TI eram o ponto de contacto para gerir atualizações do sistema, resolver problemas técnicos e garantir que um sistema de RH operava sem interrupções. O seu apoio era crucial para manter a continuidade operacional e resolver rapidamente os desafios técnicos… especialmente com os sistemas de RH mais antigos… mas, hoje, as coisas mudaram um pouco.
Os sistemas antigos, que precisavam ser instalados diretamente nos servidores da empresa, dependiam fortemente do apoio de TI para tudo, desde a instalação e configuração até manutenção e resolução de problemas. Na época, TI era o “mestre” que intervinha para resolver problemas nos servidores, realizar atualizações manuais e gerir períodos de inatividade. Hoje, no entanto, com o advento dos softwares modernos de RH baseados na nuvem, a situação mudou radicalmente.
Os softwares de RH atuais, como Cezanne, são hospedados remotamente, atualizados automaticamente pelo fornecedor e projetados para serem intuitivos para equipas não técnicas. Em vez de esperar a intervenção de TI para resolver um problema, as equipas de RH podem, muitas vezes, gerir configurações básicas, personalizar fluxos de trabalho e aceder a novas funcionalidades com poucos cliques. Se RH encontra um problema que não consegue resolver, o fornecedor do software pode geralmente tratar dele diretamente, libertando assim o tempo da equipa de TI.
Então, qual é a abordagem ideal? Tanto as equipas de RH como as de TI têm motivos válidos para serem os “responsáveis” pelo software de RH de uma empresa. No entanto, a melhor abordagem combina as forças de ambos os departamentos, com RH a orientar o uso funcional e TI a gerir os aspetos técnicos, se necessário. Isto permite que RH se concentre em tornar o sistema intuitivo e alinhado com as necessidades dos colaboradores e da empresa, enquanto TI garante que a infraestrutura do sistema seja segura, integrada e bem mantida.
Vale a pena notar, no entanto, que embora a gestão diária seja algo que uma equipa de RH possa gerir autonomamente, a participação de TI pode ser fundamental durante a avaliação inicial de um novo software de RH e a sua implementação. Isso ocorre porque TI traz uma perspetiva única sobre requisitos mais técnicos que RH pode não considerar, incluindo:
APIs, capacidades de migração de dados e compatibilidade geral com o sistema tecnológico existente da empresa. Avaliação dos recursos de segurança do sistema; desde a encriptação de dados até controlos de acesso, assegurando-se de que cumpre os padrões empresariais para a proteção de informações sensíveis dos colaboradores. Capacidade da infraestrutura da empresa para suportar a implementação e o possível impacto em outros sistemas empresariais críticos.
Ao aproveitar as forças de RH e TI na escolha de um novo sistema, a organização pode garantir um software não apenas eficiente e seguro, mas também intuitivo e capaz de apoiar os objetivos empresariais a longo prazo.
