A estas alturas es innegable lo que la tecnología de última generación ofrece a los profesionales de recursos humanos. Información centralizada en un único repositorio de datos, reducción significativa del tiempo empleado en las tareas administrativas, automatización de procesos tediosos y lentos o acceso sencillo y cómodo a informes, estadísticas o análisis sobre recursos humanos.
Pero, hay una cuestión que es igualmente relevante y que no siempre se tiene tan en cuenta. Y es la implicación de los empleados. Éstos deberán percibir el beneficio de los aplicativos de gestión de las personas porque sin su participación, el proyecto seguramente acabará fracasando.
Así de claro lo tenemos y, por tanto, la pregunta a responder es ¿qué esperan hoy, los empleados de un sistema de gestión de recursos humanos? A ver si estos puntos arrojan un poco de luz sobre el tema:
Respuestas rápidas a cuestiones cotidianas del día a día
¿Cuántos días de vacaciones me quedan? ¿Puedo solicitar mis vacaciones en octubre? ¿Cuál es la Política de Viajes actual? ¿Puedo modificar mis datos bancarios? ¿Cómo puedo desglosar de mi sueldo la parte del Seguro Médico? Los sistemas de gestión de recursos humanos tienen que ser útiles y además deben ofrecer respuestas de manera inmediata. Gracias al acceso a Internet, prácticamente universal, lo cierto es que el usuario demanda las respuestas casi tan pronto como ha pensado en la pregunta. La tecnología para gestionar a las personas tiene que combinar esas dos funciones, la de utilidad y la de inmediatez porque, de lo contrario, los empleados se sentirán frustrados y volverán a acudir al departamento o responsable de RH cada vez que necesiten información.
Anywhere, anytime y ¡ojo! cualquier dispositivo
La conectividad móvil no puede suponer ninguna traba para los empleados. Algunos estudios recientes indican que más del 60% de las personas acceden a Internet desde los móviles y que, en los próximos cinco años, más del 50% de los hogares dispondrán al menos de una tablet. Estos datos hacen presagiar que en el ámbito laboral se podrá trabajar de una manera mucho más fluida, ya sea desde la oficina o desde casa, mientras se está en movimiento o fuera del horario convencional. Si los empleados sólo pueden solicitar sus vacaciones o completar su evaluación del desempeño o rellenar un parte de trabajo cuando están en la oficina y conectados a la red privada, el sistema de gestión de recursos humanos, no conseguirá impresionarles. Más si hablamos de los “nativos digitales” o los “milenials” que han crecido con requerimientos de conectividad instantánea y acceso inmediato a la información que demandan. Si lo que se pretende es que los empleados adopten con entusiasmo estos aplicativos de gestión de recursos humanos, es necesario que puedan acceder a ellos a través de cualquier dispositivo móvil, tablet o Smartphone.
Un modo de trabajar más sencillo
No hace falta decir que los sistemas de recursos humanos, como cualquier aplicativo que busque la mejora de los procesos de gestión, deben ser sencillos de utilizar para los empleados que no tienen ni tiempo ni ganas de descifrar enrevesados manuales de uso o vídeos tutoriales cada vez que quieren completar un sencillo proceso. Pero además, este tipo de aplicativos deben contribuir a que el día a día de trabajo sea también más sencillo y permita a los empleados y gerentes encontrar su utilidad. Si un sistema no responde a la pregunta ¿qué me aporta a mí?, evidentemente, será más probable que su implantación y uso tenga que abrirse paso entre una gran resistencia al cambio. Esto no quiere decir que el sistema deba cubrir todos los requerimientos de forma inmediata. De hecho, si existen dudas sobre la aceptación o rechazo del sistema, es recomendable centrarse en la resolución de uno o dos puntos estratégicos. De ese modo, será más fácil superar la resistencia inicial e ir introduciendo nuevas características y funcionalidades de manera progresiva.
Una herramienta para apoyar el desarrollo personal
Estamos en una época en la que se espera una mayor transparencia y en la que cada individuo busca desempeñar un papel más activo en la gestión de sus propias carreras. Eso implica que los empleados valoren un software de recursos humanos como algo más que una simple base de datos de carácter personal. Lo que buscan es la posibilidad de actualizar sus habilidades, sus capacidades, sus calificaciones, y poder hacer más visible su talento. Y apuestan por un software que les permita compartir información con otros compañeros y disponer de un lugar centralizado, en el que poder monitorizar y revisar de manera regular los objetivos de las evaluaciones del desempeño, entre otras cuestiones.
Los empleados digitales son hoy, mucho más exigentes que los de hace algunos años atrás. Así que sus expectativas con respecto a los nuevos programas de gestión son igualmente más elevadas que las que podrían haber tenido con aplicativos anteriores. La buena noticia es que, aunque esperan más de estas soluciones, también están más preparados para utilizar las nuevas tecnologías, especialmente si encuentran una razón convincente para su uso.
¿Has preguntado a tus empleados qué piensan de este tipo de herramientas? ¿Percibes una atmósfera positiva o intuyes resistencia?
Cristina Del Amo
Soy periodista, empresaria, emprendedora y madre. Licenciada en Ciencias de la Información por la Univ. Complutense de Madrid y Máster en Gestión Comercial y Marketing, por la Escuela de Negocios ESIC, mi trayectoria profesional está ligada al entorno de la comunicación, la gestión empresarial y los recursos humanos.