Los responsables de recursos humanos y todos los profesionales que trabajan en este entorno en España saben que, salvo algunas excepciones, uno de los mayores desafíos de su trabajo es “vender” las ideas y proyectos nuevos de su departamento dentro de la organización a gerentes, managers, financieros, etc. De hecho, las funciones y tareas relacionadas con la gestión de los recursos humanos se encuentran entre las primeras posiciones de la lista cuando hablamos de reducciones por recortes presupuestarios. Son también, las más fáciles de postponer cuando surgen proyectos más urgentes a los que se les debe dar prioridad.
Desde luego, aunque este enfoque está bastante asumido, lo cierto es que todos sabemos que en el corazón del éxito de un negocio están las personas y sus talentos. También su motivación y su compromiso. Cualidades todas ellas que se deben alimentar. No prestar la atención adecuada al crecimiento de las personas en una organización implica generar insatisfacción, falta de participación y entusiasmo entre los empleados, quienes pronto, si no son motivados, dirigirán su atención hacia otras realidades más incentivadoras.
Por lo tanto, recursos humanos deberá utilizar todas sus “armas” para demostrar, con datos fiables y verídicos, la importancia de implementar iniciativas de RRHH cuidadosas y bien estructuradas. Pero para recopilar información estructurada y confiable es necesario contar con las herramientas adecuadas, que permitan a los responsables de recursos humanos realizar un análisis exhaustivo y periódico.
Parece la pescadilla que se muerde la cola: «¿Me estás diciendo que, para poder aprobar un presupuesto para las actividades de recursos humanos, primero tengo que obtener un presupuesto aprobado para un software de recursos humanos, multiplicando los costes?»
Puede parecer contradictorio, pero es exactamente así. Esto se debe a que las herramientas obsoletas y desorganizadas ya no pueden cubrir las necesidades de una realidad comercial en constante cambio, por lo que es impensable confiar exclusivamente en Excel para trabajar de manera eficiente.
Por esta razón, cualquier empresa que quiera seguir siendo competitiva debe invertir en la gestión de recursos humanos y en las herramientas necesarias para optimizarla. Y hablamos de cualquier tipo de organización, en cualquier sector y de cualquier tamaño. Esto se debe a que el desarrollo tecnológico ha hecho que el acceso a la innovación sea más democrático, reduciendo los costes. Por lo tanto, incluso aquellos que trabajan en recursos humanos fuera de las grandes multinacionales pueden equiparse con las mejores soluciones tecnológicas sin la necesidad de tener que asignar presupuestos desproporcionados.
El software moderno de gestión de recursos humanos debe explotar la tecnología en la nube. La nube trae ventajas en dos direcciones: por un lado, permite construir un sistema accesible donde quiera que estés y en cualquier momento, por otro, elimina por completo los costes de instalación de medios físicos en la empresa, servidores por ejemplo o sincronizadores (incluso el registro de presencia se puede hacer desde una aplicación móvil).
Otra forma de reducir costes es elegir un sistema estándar, que se pueda configurar de acuerdo con las necesidades de tu empresa, pero que no se base en especificaciones concretas. De esta forma, los costes de actualización y desarrollo se distribuyen entre todos los usuarios, quienes se aseguran de tener siempre un software actualizado a la última versión y eliminan los gastos relacionados con las solicitudes específicas de cada empresa, enumeradas ad hoc desde el proveedor.
En Cezanne HR hemos adoptado totalmente esta filosofía: nuestros clientes pueden sugerir nuevas características de su interés que, si se consideran útiles para todos los usuarios, ingresan en la hoja de ruta del producto y la actualización posterior, para que estén disponibles para todos de forma gratuita.
Pero es cierto que aún se requiere una inversión, aunque moderada, y cuando se trata de asignar un presupuesto, el miedo a tener que asumir la responsabilidad de haber cometido un error puede ser un freno que nos impide actuar y decidir. Muchas soluciones modernas de recursos humanos no solo, como decía antes, han eliminado ya los costes de licencia, sino que también proporcionan una nueva forma de contrato, basada en el pago de una tarifa mensual que deja a la empresa mucha más libertad: de esta manera es posible implementar el sistema y comenzar a utilizarlo más tarde. Si, por lo que sea, descubres que, a pesar de todo, el sistema no es para ti, puedes cancelar la suscripción cuando quieras. Por lo tanto, los riesgos de compra casi se eliminan.
Cezanne HR aplica esta filosofía: nuestros clientes pagan una tarifa mensual basada en la cantidad de empleados activos administrados en el sistema y en la cantidad de módulos implementados. Equiparse con una solución modular, en la que vas a pagar solo por las características realmente útiles para ti, significa invertir en una herramienta que se puede adaptar a tus necesidades, eliminando los costes de esas otras características adicionales que no son para ti.
Para darte un ejemplo, al calcular los costes (que también puedes hacer desde aquí >> ) algunos clientes se han equipado con un sistema moderno y funcional que invierte solo 160€ al mes.
Pero hay una última razón fundamental por la cual un departamento de recursos humanos que desea utilizar software de recursos humanos no puede aceptar un «No»: los riesgos en cuanto a la utilización y protección de los datos tras la entrada en vigor del GDPR. La legislación establece que se deben administrar los datos personales de los empleados de manera segura, sin riesgo. Esto significa que los formularios en papel, las hojas de Excel sin protección o el intercambio de información personal por correo electrónico ya no son aceptables y existe el riesgo de incurrir en fuertes sanciones económicas. Una pequeña inversión ahora puede salvar a la empresa de una cuenta mucho más cara en el futuro.
Está claro cuántas razones hay para adoptar un sistema de gestión de recursos humanos innovador y funcional.
Cristina Del Amo
Soy periodista, empresaria, emprendedora y madre. Licenciada en Ciencias de la Información por la Univ. Complutense de Madrid y Máster en Gestión Comercial y Marketing, por la Escuela de Negocios ESIC, mi trayectoria profesional está ligada al entorno de la comunicación, la gestión empresarial y los recursos humanos.