¿Cuándo solicitar una prueba gratuita del software de recursos humanos?

Un poco como la versión beta perpetua, las pruebas de software libre se han vuelto cada vez más populares, especialmente cuando el software es relativamente poco sofisticado. Con la beta perpetua, la sobrecarga y los costes asociados a las pruebas del software se transfieren del desarrollador al usuario final,. O sea, al cliente. Algo similar podría decirse que sucede con las pruebas gratuitas. En lugar de que las compañías de software pasen tiempo entendiendo las necesidades de una organización individual y demostrando cómo sus sistemas satisfacen esas necesidades, se alienta al posible cliente a que lo descubra por sí mismo.

Sin embargo, todos sabemos que tu tiempo no es limitado.

 

Por lo tanto, aunque es verdad que seleccionar un software de recursos humanos es una decisión importante, y, que como parte de la estrategia de reducción del “riesgo” es comprensible, también, que quieras probar el sistema tú mismo, encontrar el momento para hacerlo es clave.

Si vas a emplear algunas horas de tu ajetreado día para configurar una prueba gratuita que te permita ver si realmente el sistema es capaz de satisfacer necesidades específicas de tu negocio y la complejidad que implica la gestión de recursos humanos de tu organización, deberás aplicar un enfoque sistemático y organizado para tratar de aprovechar al máximo tu tiempo.

Da igual si estás pensando en implementar un nuevo sistema de recursos humanos o si piensas contratar a una persona a tiempo completo. La prueba gratuita es la prueba final antes de tomar la decisión.

Antes de hablar con cualquier proveedor

Es poco probable que contrates a una persona sin determinar primero, cuales serán los requisitos de su trabajo, ¿verdad? Una vez definidos estos requisitos pones en marcha un proceso de selección adecuado. Para elegir un sistema de recursos humanos debes hacer lo mismo.

Tener los objetivos y las tareas que quieres poner en marcha con el nuevo sistema de recursos humanos perfectamente definidas te ahorrará tiempo. Es importante apuntar una descripción del trabajo que quieres acometer con el software. En este punto es muy útil pensar en los principales desafíos a los que te enfrentas como profesional de recursos humanos, pero también a los desafíos a los que debe enfrentarse tu organización.

• ¿Qué ‘trabajo’ deberá hacer el sistema de recursos humanos?
• ¿Qué ‘competencias’ debería tener?
• ¿Qué procesos son prioritarios para ti?
• ¿Deben ser configurables los flujos de proceso?
• ¿Está todo tu personal en un país, tienen los mismos tipos de contrato, o necesitarás acomodar diferentes prácticas laborales y legislaciones?

También tienes que pensar en el futuro. Un sistema de recursos humanos escalable que puede ser flexible y adaptarse a medida que crece, cambia o reduce el tamaño de tu organización. Esto te ahorrará tiempo y muchos dolores de cabeza más adelante; las empresas rara vez permanecen estáticas, por lo que debes asegurarte de que, en el futuro, tus necesidades no sobrepasen la capacidad del sistema o que el software no sea tan rígido que resulte demasiado costoso implementar cualquier cambio.

• ¿Se expandirá tu organización a otros países?
• ¿El sistema que estás buscando tiene la capacidad de dar servicio a nuevas ubicaciones, modelos de trabajo, etc.?

Estas son algunas de las preguntas que debes hacerte antes de invertir demasiado tiempo en probar una solución que podría ser redundante en el futuro.

Crea tu lista de favoritos: reseñas y referencias on line

Google es un lugar tan bueno como cualquier otro para empezar la búsqueda. Pero, una vez que hayas identificado a algunos proveedores potenciales, querrás dedicar un poco más de tiempo a validar cómo se ajusta a lo que buscas y, también, el historial que tiene para garantizar su estabilidad en el futuro. Por lo general, la mayoría de nosotros leemos reseñas online incluso antes de establecer el primer contacto con un proveedor.

Los comparadores de software, incluidos SoftDoit o Software Selección son un primer paso excelente para cualquier persona que quiera examinar un nuevo sistema de software de recursos humanos. Consulta a tu proveedor oficial en las redes sociales. Las críticas de empleados y los clientes descontentos que se publican online aportan mucha información.

Deja que alguien más haga el trabajo por ti

Armado con tu lista de proveedores de software de recursos humanos, es hora de comenzar las primeras entrevistas. La mejor manera de hacerlo es a través de una demostración gratuita. Cualquier proveedor de software que valga la pena estará encantado de proponerte una demostración gratuita de su producto. Deben hacerte preguntas antes de la “demo” para asegurarse de que proporcionan una experiencia lo más personalizada posible, mostrándote los módulos más relevantes para lo que tu empresa y tú necesitáis.

Muestra algunos de tus escenarios más complicados, por ejemplo, un proceso de aprobación en varias etapas, y rétales a que te muestren el «cómo» y el «qué»:

• ¿Cómo configuro diferentes planes de ausencia para diferentes grupos de empleados?
• ¿Cómo se activan los mensajes de notificación?
• Puedo definir mis propios procesos de incorporación o evaluaciones del desempeño?
• ¿Puedo agregar mis propios informes y formularios, o cambiar las etiquetas de campo?

Las alarmas de advertencia deberían comenzar a sonar si el proveedor no te pregunta nada sobre tu organización y se lanza a una demostración estándar lista para usar: ¿su oferta de servicios finalmente seguirá un enfoque genérico similar?

Al igual que entrevistar candidatos, es importante mirar más allá de las primeras impresiones y los CV bien diseñados para asegurarse de que el ajuste sea genuino. Mantén una lista de verificación de tus necesidades sobre la mesa mientras revisas la demostración para asegurarte de que estén siendo tachadas a medida que avanza la muestra. Si un módulo se omite rápidamente o no tiene sentido, pregunta y pruébalo hasta que tengas claro que has comprendido todas las capacidades que ofrece el sistema.

No tengas miedo de pedir una segunda, tercera o incluso cuarta “demo”. Los sistemas de recursos humanos más flexibles tienen muchas funcionalidades y, si el asesor de ventas realmente cree que su sistema se adapta bien a tus necesidades, estarán encantados de pasar tiempo contigo.

Mientras estés en la etapa de demostración con los proveedores, asegúrate de verificar los precios. Es importante tener absolutamente claro lo que está incluido y lo que no. Pregunta sobre actualizaciones, almacenamiento de datos, formación, costes de configuración típicos, etc. para que puedas comparar sus respuestas con las de otros proveedores incluidos en tu proceso de selección. Y definitivamente asegúrate de leer todas sus cláusulas. Los términos de los contratos pueden variar enormemente, y no hay, desde luego, ninguna razón por la que debas suscribirse a un contrato de tres años desde el principio.

Decide qué necesitas hacer para validar tu decisión

En esta etapa, debes tener una visión bastante buena sobre si el sistema que has examinado encaja bien, si el proveedor es confiable, si estás satisfecho con su tecnología y seguridad, y si te convencen los términos del contrato, etc.

Pero, si todavía tienes áreas de incertidumbre acerca de cómo funcionará el sistema en la práctica, y crees que necesitas explorar el software por ti mismo, una prueba gratuita podría ser una buena solución. Sin embargo, para proteger tu tiempo, asegúrate de haber definido claramente qué es lo que estás buscando, qué quieres demostrar: ten claro lo que quieres obtener de la prueba gratuita, sabiendo que no podrás conocer el sistema de extremo a extremo.

Por ejemplo, lo que generalmente diferencia un sistema de otro NO son las funcionalidades básicas, como solicitar y aprobar un festivo, sino la profundidad y el grado de flexibilidad para configurar el sistema en función de las necesidades específicas. En estas situaciones, presentar al consultor algunos escenarios reales y pedirle que te guíe a través de estas características puede implicar un uso más racional de tu tiempo.

A menos que hayas utilizado el sistema en una empresa anterior y estés seguro de que quieres mostrar ell software tú mismo a las partes interesadas de tu organización, esta puede ser esta una estrategia de alto riesgo. Lo más probable es que solo tengas una oportunidad de demostrar que has seleccionado el sistema correcto, por lo que será mucho menos estresante y probablemente aportará un resultado mucho mejor, si le pides al proveedor que ejecute la demostración por ti. Podrán responder cualquier pregunta y mostrar aspectos del sistema o soluciones en las que tal vez no hayas pensado antes.

Obteniendo valor de tu prueba gratuita

Es posible que la versión de prueba «gratuita» no genere una factura, pero tendrás que invertir tiempo, por lo que debes estar preparado para aprovechar al máximo la versión de prueba. Por eso es mejor no solicitar una prueba antes de cumplimentar todos estos pasos previos y, por supuesto, antes de tener claro que has seleccionado solo a los proveedores adecuados.

Lo ideal sería que pudieras reservar tiempo, al menos durante dos semanas, para probar realmente el sistema. Asegúrate entonces de que todas tus dudas e inquietudes están resueltas antes de comenzar. E, insisto, antes de empezar con tu prueba, piensa en la demo y verifica las referencias y todo lo que quieres explorar más a fondo.

Aún así, ten en cuenta que, si te decantas por un sistema que te permita suscribir un contrato sin permanencia larga, incluso, después de registrarte como usuario, el software de recursos humanos seguirá “a prueba” durante las primeras semanas, por lo que será mucho más fácil ir implementando los cambios que vayan siendo necesarios sobre la marcha.

Haz tu propia verificación de referencias

Una vez que hayas reducido tu lista a uno o dos proveedores, pide referencias o casos de éxito en los que puedas comprobar qué necesidades presentaba una determinada organización y cómo fueron cubiertas por el sistema de recursos humanos que estás evaluando.

Las referencias y los videos publicados son un buen comienzo, pero es importante también tomar el pulso a las personas que están detrás de la tecnología. No hay nada que pueda sustituir a una conversación face to face; observar y “escuchar” las pausas y los silencios cuando tocas un tema o un área que podría requerir una mayor exploración no pueden compararse con la visualización de un vídeo o de cualquier entrevista o caso de éxito que hayan sido grabados.

No se trata solo de la tecnología

No olvides que no solo estás ‘entrevistando’ el software para cubrir el rol de ‘proveedor de sistemas de recursos humanos’, sino que también estás investigando cómo te ayudará el proveedor a poner en funcionamiento, y a usar con éxito, tu nuevo software de recursos humanos.

También querrás saber si ofrecen formación personalizada y servicios de configuración que reflejen tus requisitos específicos.

• ¿Cuáles son sus SLA en torno a la atención al cliente?
• ¿Qué decían las referencias?

En última instancia, el escenario ideal es elegir un proveedor que ofrezca contratos a corto plazo. No hay mejor indicador de idoneidad que ver el sistema en acción, con todos tus datos y todos tus procesos. Y esto, lamentablemente, no puede replicarse antes de la venta, a través de pruebas o demostraciones, si el sistema de recursos humanos que eliges tiene algún nivel de verdadera complejidad.