Con las áreas de RRHH sobrecargadas de trabajo, aprovechar el tiempo al máximo no solo es una recomendación, sino una necesidad imperiosa. En estos momentos, no hay tiempo que perder. La buena noticia es que hay muchas maneras sencillas de hacer que RRHH ahorre tiempo. La mala, es que requieren un replanteamiento general de los procesos. Y esto, puede ser muy complicado cuando se está tan ocupado sacando adelante la gestión del día a día.
Mi primera recomendación es cambiar toda la carga de trabajo a las herramientas digitales. Es decir, hacer que un software de RRHH en la nube, automatice tantas tareas y procesos como sea posible. De esta manera, tendrás más espacio en tu cabeza para trabajar en otras iniciativas que te permitan ahorrar tiempo, mejorar y aportar valor a la organización.
Software de RRHH para ahorrar tiempo
Un software de RRHH es la mejor opción para ganar tiempo en tu día a día. Si en estos momentos todavía sigues gestionando las ausencias de forma manual, o cargando tú mismo los datos de los nuevos empleados cada vez que hay una incorporación en la empresa, debes trasladar ese trabajo administrativo al software de recursos humanos. Eso sí, un software de RRHH que tenga funciones de autoservicio. Después de todo, ¿no crees que tu experiencia en recursos humanos puede aprovecharse para algo más que para introducir datos?
Una vez que el software de RRHH se encargue de las tareas administrativas, tendrás más tiempo y más información sobre la fuerza laboral de la organización. Podrás acceder fácilmente a esa información. Y, sobre todo, tendrás la certeza de que los datos que utilices serán correctos, estarán actualizados y te permitirán conocer más y mejor a toda la plantilla. Y, con ello, tomar decisiones más inteligentes.
Recuerda que, la información proporciona una visión más profunda sobre cómo y dónde puedes ahorrar tiempo, no solo en el entorno de los RRHH sino en el conjunto de toda la organización. Puede que identifiques que falta personal y que el equipo está luchando continuamente para llegar a todo. Eso hace que se cometan errores y que haya que emplear más tiempo para resolver los problemas. Así que, tal vez, puede que llegues a la conclusión de que a la organización le cuesta más -en términos económicos- solucionar esos problemas que cometen los equipos sobrecargados de trabajo, que contratar personal adicional para acometer las tareas diarias.
Tener la información adecuada, también te puede ayudar a identificar pronto cualquier problema relacionado, por ejemplo, con las ausencias. La detección precoz te permite abordar la incidencia con antelación, ahorrar tiempo y, sobre todo, evitar que se agrave el problema.
Procesos documentados
La columna vertebral de una implementación exitosa de un software de RRHH es siempre la solidez de los propios procesos de gestión de personas. Entonces, si lo que buscas es que el ahorro de tiempo perdure también en el largo plazo, tendrás que encontrar ahora el tiempo suficiente como para revisar y documentar todos tus procesos de RRHH. No querrás tener que reinventar la rueda, por ejemplo, cada vez que tengas que hacer una evaluación del desempeño. Puedes configurar un patrón y repetirlo en todas las revisiones. Eso hará que no tengas que empezar desde cero cada vez.
Con los procesos y el software de recursos humanos en su sitio, es hora de pensar en otras formas más innovadoras de ahorrar tiempo.
Reputación de recursos humanos
Esto es algo que muchas veces se pasa por alto. Pero, tener una posición sólida dentro de la organización puede marcar la diferencia en el grado de respeto de los RRHH: si el área de recursos humanos es un entorno de peso dentro de la compañía, si tiene visibilidad e impacto en las decisiones de negocio, será más fácil obtener el consentimiento de los empleados para poner en marcha iniciativas de RRHH más innovadoras.
Del mismo modo, el Consejo de Dirección también estará más receptivo a apoyarte si puedes demostrar, con datos objetivos y actuales, que las iniciativas llevadas a cabo en el departamento de RRHH son iniciativas exitosas.
En nuestro artículo Cuatro formas de utilizar tu software de RRHH para ganar posición en la C-Suite, publicado por RRHHDigital, puedes encontrar algunas ideas interesantes para ayudarte a conseguir este codiciado puesto. No lo dudes. Formar parte del Consejo de Dirección te ayudará a visibilizar los logros conseguidos en RRHH y a conseguir el apoyo necesario para alcanzar el éxito. Impulsar la participación y el compromiso de las jerarquías más altas puede ser estresante y lleva tiempo. Pero el resultado, habrá merecido la pena.
Fidelización de los empleados
Otra cosa que las empresas suelen pasar por alto es la cantidad de tiempo que se pierde cuando un empleado valioso se marcha del equipo de RRHH o de la empresa. Cuando un empleado se va, no solo se pierde su talento, sino que su competencia en el puesto y su capacidad y habilidad para desempeñar las tareas también desaparecen rápidamente.
Todos sabemos que la rotación elevada, los procesos de selección y las nuevas contrataciones pueden elevar los costes. Sin embargo, seguimos viendo que, muchas veces, las personas se desvinculan y se marchan debido a problemas que la empresa podría haber solucionado fácilmente. Por eso, es importante que RRHH lidere la manera de mostrar a la empresa cómo impulsar realmente el compromiso, comenzando, claro, por el propio entorno de gestión de personas.
Iniciativas de cambio
Cuando a RRHH se le pide que lidere iniciativas de cambio empresarial por el bien del cambio en sí mismo, es una pérdida de tiempo que rara vez se reconoce como tal. Los cambios que tienen un impacto positivo en el negocio son geniales y requieren la atención y el compromiso de todos. Por supuesto, también del entorno de RRHH que tendrá que “empujar” a la gente a implementar la transformación.
Pero, los cambios “caprichosos”, sin la participación de los empleados y promovidos, solo para no quedar mal, son muy peligrosos: ponen en riesgo la vinculación, el compromiso y la productividad de todos.
El entorno de Recursos Humanos puede ser realmente importante para analizar la necesidad de estos cambios. Es decir, utilizando la información que le proporciona su software de RRHH podrá mostrar dónde se necesita realmente el cambio e involucrar a todos en el proceso.
En este momento concreto, para los equipos de recursos humanos que están apoyando a su fuerza laboral en cada una de las etapas del COVID-19, el tiempo es un activo que no pueden desperdiciar. Por eso, el uso de un software de recursos humanos es clave para aliviar la carga administrativa. Como también lo es, analizar los posibles “agujeros” por los que se puede estar escapando el tiempo. Recuerda que, algo que a priori, puede parecer una pequeña fuga, como puede ser una tasa de retención algo más baja de lo habitual, puede acabar convirtiéndose en un problema importante, a medida que pasa el tiempo.
Si quieres saber algunos otros trucos más para ganar tiempo con tu software de recursos humanos, o si lo que buscas es implementar el software perfecto, contacta con nosotros. Sabemos cómo ayudarte.