El equipo remoto y la nueva normalidad que esperamos tras la pandemia

La gestión del equipo remoto es una de las prioridades en la agenda de RRHH en este momento. A pesar de que empezamos a volver a la oficina, el trabajo remoto, sigue estando en el punto de mira.  Algunas de las organizaciones más grandes ya han adoptado políticas de teletrabajo. Y, muchas otras, más pequeñas, siguen su ejemplo para facilitar la gestión de su equipo remoto.

Aunque para muchas organizaciones el teletrabajo era algo habitual, para otras ha sido claramente una desviación radical de su norma. La gestión del equipo remoto implica algunas dificultades, tanto para empleados como para managers. Si los primeros no están acostumbrados pueden sentirse aislados y muy alejados de sus compañeros. Por su parte, los managers pueden estresarse a la hora de abordar la gestión del equipo remoto. Por ejemplo, en procesos clave, como la gestión del desempeño. O, quizá, en su intento de mantener la productividad alta, la motivación, el compromiso…

Según Gartner el 74% de los directores financieros “trasladarán al menos el 5% de su fuerza laboral a una ubicación remota tras el COVID-19”.

Las ventajas del trabajo remoto.

El trabajo remoto gestionado de manera efectiva puede ser una gran ventaja para las organizaciones:

• Menores costes de gestión y operación a largo plazo, gracias a la reducción del espacio de oficinas. Si bien la necesidad de la oficina y las reuniones cara a cara nunca se eliminarán, las organizaciones pueden considerar una modificación en la forma en la que se utiliza el espacio y la frecuencia de uso. Esto puede tener un impacto positivo en gastos tales como alquiler, servicios públicos, viajes de negocios y costes ambientales.
• Mejora de la agilidad organizativa ya que los empleados se adaptan fácilmente al trabajo flexible. Con equipos remotos que trabajan en diferentes horarios, es más fácil mantener el contacto con los clientes. Y, también, ofrecer más horas de servicio.
• Confianza y compromiso con la cultura corporativa. Los empleadores muestran su confianza en la fuerza laboral que también logran alcanzar sus objetivos teletrabajando. Hacer frente a los tiempos difíciles también ofrece a las personas de más edad, la oportunidad de ser más transparentes. Y, en términos generales, impulsa una comunicación más horizontal, menos jerarquizada.
• Alfabetización digital. Los empleados utilizan mejor la tecnología necesaria en este período excepcional para mantener una comunicación y colaboración efectivas.

Los desafíos de gestionar el teletrabajo

La implementación de una política de teletrabajo a largo plazo conlleva varios desafíos.

¿Cómo se puede implementar rápido?

Según datos del INE, la crisis del coronavirus ha acelerado la implantación del teletrabajo. En abril de 2020 alrededor de un 8,3% de los ocupados en España teletrabajaban, ocasionalmente o más de la mitad de los días. Es decir 0,4 puntos más que el último dato registrado (último trimestre de 2019). Y más de 3 puntos respecto a 2006, cuando solo el 5,2% de los trabajadores realizaban estas prácticas.

La seguridad y velocidad con las que un equipo remoto que comienza a teletrabajar optimiza el uso de la tecnología es variable. Los colaboradores deben estar bien informados y capacitados sobre las políticas corporativas previstas. También sobre las herramientas y uso que tienen disponibles.

Para facilitar el trabajo remoto, las empresas deben comprender que se necesita una transformación significativa de la cultura corporativa. Una transformación integral que implique a todas las jerarquías de la organización.

¿Qué problemas de seguridad plantea?

Un desafío importante para muchas empresas, en la implementación apresurada del teletrabajo, ha sido la adopción de nuevas tecnologías. De hecho, la realidad es que muchas organizaciones carecían de infraestructura adecuada para teletrabajar de forma productiva y segura. El enfoque de la tecnología necesariamente debe cambiar.

Las empresas deben considerar las implicaciones de seguridad del teletrabajo, sin subestimar ningún aspecto. Ya hablamos de ello en “La seguridad en el centro: ¿qué hacer para mantener seguros los datos de recursos humanos?

¿Cómo podemos mantener el equilibrio entre la vida profesional y privada?

Trabajar desde casa significa que la frontera entre la vida profesional y privada se vuelve cada vez más confusa. Y representa una amenaza significativa para la salud mental y, en consecuencia, para la productividad. Las empresas deben buscar estrategias de apoyo que permitan que los empleados equilibrar lo personal y lo profesional.

Entonces, ¿qué puede hacer RR.HH. para apoyar la gestión del equipo remoto? O ¿cómo puede facilitar la transición al teletrabajo generalizado mientras continúa la batalla contra el coronavirus?

1. Establecer las reglas básicas

RR.HH. tiene un papel importante que desempeñar en el establecimiento de las reglas básicas en torno a la gestión del equipo remoto. Para muchas organizaciones, no será posible hacer que todos los roles operen en remoto. Por eso, deberá haber claridad en torno a cuestiones críticas como quién puede teletrabajar y quién no. Algunos roles críticos para el negocio pueden requerir presencia física. Por eso, también es importante determinar, por ejemplo, cómo implementar rotaciones o turnos para facilitar el trabajo y garantizar la seguridad.

Por otro lado, la organización deberá dejar bien claras sus expectativas. ¿Espera que la gente esté conectada de 9 a 5, por ejemplo, o habrá máxima flexibilidad para desempeñar el trabajo? ¿Qué herramientas y soporte de TI se proporcionará al equipo remoto y cómo se accederá? Si se establecen claramente los límites desde el principio, será menos probable que surjan conflictos. O que algún miembro del equipo remoto tenga la sensación de estar siendo tratado injustamente.

2. Intensificar la comunicación

Si mucha gente teletrabaja, la comunicación debe cambiar para adaptarse al entorno virtual. RRHH puede ayudar a los managers proporcionándoles algunos consejos sobre las mejores prácticas. Puede que la organización quiera introducir controles virtuales diarios para la gestión del equipo remoto. Tal vez su idea sea, abrir una ventana virtual para discutir prioridades, actualizar el progreso o buscar el apoyo de los compañeros. Pero, es importante que los managers transmitan la información claramente para evitar que esto se perciba como un mecanismo de control. La idea no es comprobar que la gente está “pegada” al ordenador. El propósito es mantener el espíritu de equipo y ayudar a que todos mantengan el foco en sus objetivos.

La comunicación regular también es una oportunidad importante para hacer que todos estén informados puntualmente en un momento en el que las cosas cambian rápidamente. Puede que haya que tomar decisiones, por ejemplo, sobre qué actividades son críticas para el negocio. O sobre qué otras actividades pueden pasar a un segundo plano durante un tiempo. Si todo está claro, habrá menos posibilidades de que se produzcan malentendidos o que los esfuerzos vayan en direcciones equivocadas.

3. Ofrecer formación

Si no se ha practicado antes el teletrabajo puede que la gente no esté familiarizada con las plataformas de comunicación. En este sentido, RRHH debe colaborar estrechamente con el equipo o el proveedor de TI para ayudar a las personas a sentirse seguras con los sistemas que se utilice la organización para comunicarse con la plantilla. Quizá algún webinar de formación puede ser suficiente para ayudar a la gente a familiarizarse con estas nuevas soluciones.

Esta puede ser también una magnífica oportunidad para recordar a todos las buenas prácticas del teletrabajo.  Hablo desde el punto de vista de la salud y la seguridad: descansos regulares, postura en los asientos, etc.

4. Orientar sobre la gestión del desempeño.

Los managers pueden estar preocupados sobre cómo gestionarán el equipo remoto. Si en el equipo hay gente con un desempeño bajo o que trabaja bajo mucha presión la preocupación será mayor. En entornos laborales donde la formación es la norma, puede ser un gran desafío el hecho de no poder acudir a la mesa de un compañero para recibir un consejo rápido.

En este sentido, RRHH puede proporcionar apoyo al equipo remoto, repasando las evaluaciones del desempeño y facilitando algún consejo sobre cómo aplicarse en el espacio virtual. Si la empresa utiliza un software de RRHH en la nube, los managers ya tendrán acceso a plantillas para guiar las conversaciones. También dispondrán de un espacio central en el que registrar y monitorizar todo lo que se haya debatido y acordado en esas conversaciones.

En estos momentos, en los que mucha gente ha salido de su zona de confort o que, incluso, puede que esté cubriendo la baja de algún compañero enfermo, y, por tanto, quizá, encarando tareas desconocidas, el enfoque individual será la clave. Por tanto, es recomendable mantener las evaluaciones programadas. También los controles o las conversaciones más informales. Es una oportunidad para que los managers puedan ver dónde están teniendo dificultades las personas. Por supuesto, también es una oportunidad para evaluar qué apoyo necesitan. O si les hace falta formación adicional.

5. Tomar medidas para combatir el aislamiento

Para aquellos que no están acostumbrados, el trabajo remoto puede provocar una sensación de soledad absoluta. Sin posibilidad de charlar con los compañeros en la máquina del café o durante el almuerzo, la gente puede empezar a sentirse tremendamente sola. El informe de Buffer ‘State of Remote Work 2019’ dice que, además de sentirse aislados, los trabajadores de un equipo remoto también dicen que pierden oportunidades de colaboración y aprendizaje.

Algunos sistemas de recursos humanos tienen portales sociales internos donde los empleados pueden chatear y compartir información. Si no se han utilizado hasta ahora, este puede ser el momento perfecto para impulsarlos. Los managers también pueden introducir un elemento social virtual para ponerse al día. En este sentido, podrían reservar un tiempo antes de una reunión face to face, para chatear entre compañeros. Esto puede ayudar a unir al equipo. Y proporcionar un poco de alivio en un momento que genera mucha ansiedad por todo lo que está sucediendo.

Y, en términos generales ¿Qué crees que deben hacer las empresas para implementa cambios duraderos?

Se me ocurren tres cosas en las que las organizaciones deberían centrarse:

Comunicación

La comunicación es esencial. El liderazgo debe ser claro sobre los objetivos de trabajo a distancia y lo que se quiere lograr con estos cambios. Esto significa mantener un contacto frecuente con los equipos, proporcionar comentarios regulares y estar listo para responder cualquier pregunta que surja.

Información basada en datos

Recursos humanos puede ayudar a comprender los sentimientos de los empleados sobre el cambio al trabajo remoto. Utilizar un software de recursos humanos como Cezanne HR permite recopilar datos a través de encuestas y conversaciones individuales con miembros del equipo. Esto proporcionará una buena idea sobre cómo están respondiendo los empleados o el equipo remoto. En este sentido, recursos humanos puede colaborar con la empresa diseñando pautas claras para impulsar el teletrabajo.

Agilidad futura

Invertir ahora en el teletrabajo tendrá un gran impacto sobre la forma en la que trabajaremos después del COVID-19. También proporcionará modelos de trabajo más flexibles que podremos utilizar para enfrentar cualquier evento disruptivo que pueda surgir en adelante. El trabajo a distancia de una forma u otra ha llegado para quedarse. Conformarse con soluciones a corto plazo, no es una opción. Mi propuesta es que mires más a largo plazo. Y que busques la manera de encontrar soluciones flexibles que te permitan encarar situaciones complejas.