La COVID-19 ha impulsado el teletrabajo. Y, de paso, ha introducido un cambio en la cultura y las prácticas laborales, respecto a aspectos concretos como la incorporación de nuevos empleados. Dos años después, ya sabemos que estos cambios han venido para quedarse. Por lo tanto, el Onboarding remoto, las video-reuniones o el homework seguirán siendo parte de nuestro día a día.
Esta nueva perspectiva del entorno laboral ha obligado a RRHH a enfrentarse a nuevos desafíos. Incorporar con éxito a los nuevos empleados es siempre un proceso retador. Hacerlo en remoto y generar una cálida experiencia de bienvenida es ya, una de las prioridades de RRHH. Para abordar mejor el Onboarding remoto, las empresas deben superar primero dos importantes retos:
- Comprender bien el objetivo que hay detrás de sus actividades de Onboarding
- Cómo alcanzar esos objetivos de manera online, en vez de hacerlo a través de un proceso tradicional, cara a cara
Por suerte para la mayoría de las empresas, hay herramientas disponibles para ayudar a superar los retos administrativos y psicológicos del trabajo a distancia. Los sistemas digitales de recursos humanos más avanzados incluyen un software de Onboarding que facilita la gestión del papeleo. Se evita así que se colapsen las bandejas de entrada de los correos electrónicos de RRHH. Estos sistemas también disponen de una amplia gama de herramientas de comunicación online que “conectan” a las personas, cuando no son posibles las reuniones presenciales.
Si estás valorando modelos de Onboarding remoto para incorporar a tus nuevos empleados, aquí tienes algunas recomendaciones:
La oferta de empleo
Podemos decir que la incorporación de un empleado nuevo comienza incluso antes de hacer formalmente la oferta de empleo. Es la primera vez que el candidato se ve a sí mismo como un futuro empleado de tu organización. Empieza entonces a relacionarse con la marca de una manera más cercana. Por lo tanto, hay algunos pros y contras del Onboarding remoto que debes tener en cuenta.
Cuando hagas una oferta al candidato seleccionado, dale toda la información que necesite. Y, hazlo con claridad. Especialmente en lo que se refiere a la organización. Y al papel que desempeñará dentro. Las ofertas imprecisas, la desorganización y los errores en los contratos dan una mala imagen corporativa. Más aún cuando la comunicación se realiza únicamente online.
Sé agradable al hacer una oferta de trabajo. Y asegúrate de estar preparado para responder cualquier consulta que pueda tener el candidato sobre su función, la oferta en sí, o la empresa en general. Recuerda que una oferta de empleo probablemente signifique mucho para el nuevo empleado. ¡Así que genera emoción y permítele empezar a construir una relación contigo y con la organización!!
Antes del día uno
A medida que se acerque al primer día del nuevo empleado, puede que te sea útil considerar las actividades del Onboarding remoto como tres áreas distintas:
- Papeleo esencial como contratos, permisos de trabajo, documentos de identificación, certificaciones, etc.
- Herramientas necesarias para trabajar en remoto como los equipos informáticos, banda ancha, home office, etc.
- Compromiso de los empleados con la introducción a la visión, los valores y la cultura de la empresa.
Desde un punto de vista práctico, es esencial que el nuevo empleado tenga todo su equipo, software e inicios de sesión listos para el primer día. De lo contrario, aparte de las primeras impresiones negativas, la persona en cuestión, simplemente no podrá hacer su trabajo.
RRHH y managers son responsables de hacer que la solicitud de equipos, el acceso al software o cualquier otra herramienta necesaria para hacer el trabajo, se hagan en cuanto se acepte la oferta de empleo. También deben garantizar el seguimiento de esas solicitudes. Y hacerlo, hasta estar seguros de que el nuevo titular tendrá todo lo que necesita para sumergirse de lleno en su nuevo rol. Lo ideal es programar una llamada con el nuevo empleado antes del primer día. Esta conversación servirá para verificar que ha recibido todo lo que necesita para trabajar. Y que, ha hecho las comprobaciones necesarias para asegurarse de que todo funciona correctamente.
Onbobarding remoto y la gestión del compromiso
Cuando se trata de compromiso, asegúrate de que la hora de “entrada” al trabajo es clara. Programa una videollamada inicial para que el nuevo empleado sepa que le prestas atención desde el primer día: las cancelaciones o reprogramaciones de última hora no causarán una buena impresión. Para la persona que se incorpora es importante saber que lo hace a un equipo acogedor y confiable. Incluso, aunque sean compañeros desde la distancia.
Asegúrate de que todo el equipo sepa cuándo se unirá el nuevo empleado. Y prepárate para programar llamadas de presentación grupales o individuales. Si todos los miembros del equipo están preparados, algunas de las relaciones comerciales más importantes comenzarán sin problemas.
Finalmente, proporciona al nuevo empleado acceso a los portales de recursos humanos, espacios de trabajo u otras fuentes de información sobre la cultura corporativa y el equipo. Es una manera sencilla de conocer mejor el negocio. Y acelerará la puesta en marcha del nuevo empleado, haciendo que el comienzo sea un poco menos abrumador. Si hablamos de incorporar un grupo amplio de nuevos empleados, asegúrate de organizar llamadas grupales y abrir portales y diferentes foros para que hagan preguntas y se conecten entre sí.
Gestionando el primer día
Si todavía no tienes un plan sólido para el primer día del nuevo empleado, este es el momento de crearlo. El entorno digital permite a los responsables de RRHH y al resto de managers reunirse con los nuevos empleados el primer día. Y “hacerlo todo”, casi sobre la marcha. Por eso, es importante diseñar un programa de presentación. Y planificar previamente todo lo que será necesario. Ya sabes, por ejemplo, aspectos tan elementales como la capacitación básica o la formación a futuro, entre otros.
Tanto los directores de recursos humanos como los jefes de equipo o los responsables de las áreas implicadas deberán trabajar conjuntamente para recibir al nuevo empleado. Y garantizar que, a su llegada, todo esté listo: la configuración de TI, la formación necesaria para su rol, la presentación de los diferentes equipos con los que trabajará, etc.
Es posible que se produzca algún contratiempo tecnológico. Puede pasar. En ese caso, debes reconocerlo abiertamente para que nadie se sienta mal. No des por hecho que todos controlan las herramientas digitales. Incluso, para los usuarios más competentes las cosas pueden salir mal en un momento dado.
La paciencia, la empatía y la persistencia son críticas al recibir a alguien a bordo. Por lo tanto, si el enlace para la videollamada no funciona, no retrases la reunión para otro día. Esto generará ansiedad en la otra persona. Puede pensar que ha hecho algo mal o que le falta información importante. Si puedes hacerlo, coge el teléfono, directamente y mantén la reunión vía telefónica.
Algunas cosas importantes para recordar que pueden pasar desapercibidas en un proceso de Onboarding remoto son:
- Las primeras impresiones suelen ser duraderas
- ¡Los primeros días pueden ser agotadores!
Tecnología al servicio del Onboarding remoto
Quizá una de las cosas más difíciles del Onboarding remoto es ‘leer’ la reacción del nuevo empleado ante sus compañeros. Y, más difícil aún, saber qué impresión estás causando cuando hay por medio una pared digital.
Las videollamadas pueden ayudar con esto. Recuerda a los managers que usen la tecnología que tienen a su disposición. Hazles saber que es importante, primero, para transmitir al nuevo empleado el interés de sus jefes porque su incorporación sea exitosa. Y, segundo, porque será más fácil evaluar todo el proceso. Si es necesario, RRHH puede unirse a las videoconferencias para ayudar a ambas partes en estos primeros pasos.
Por otro lado, creo que también es importante que todos recuerden lo agotador y estresante que puede ser empezar un nuevo trabajo. Cuando el nuevo empleado está en la mesa de al lado, es más fácil “interpretar” su estado de ánimo. Saber si está agotado o entusiasmado después de conocer a tanta gente y tratar de absorber toda la información. Esto, simplemente, no es posible, si quienes se incorporan lo hacen en remoto. Los responsables de recursos humanos y los jefes de equipo deben tratar de empatizar y actuar en consecuencia.
¿Y después qué?
Recuerda la cantidad de veces que hablan los nuevos empleados, su manager y RRHH cuando la incorporación es presencial. Ten claro que debes proporcionar los canales necesarios para facilitar esta comunicación también en un entorno de trabajo remoto. Durante los primeros días, incluso, semanas, el nuevo empleado tendrá muchas preguntas, expectativas por cumplir, lazos sociales que generar. Todas esas conversaciones se tienen que producir, incluso, desde el otro lado de una pantalla.
Recursos humanos puede ayudar a incluir a los nuevos empleados en las listas de correo electrónico adecuadas desde el primer día. Las reuniones informales que RR. HH. suele tener con un nuevo empleado para controlar su progreso necesitarán un equivalente en remoto. Así que, también se pueden programar las llamadas de verificación para asegurarse de que las actividades de inducción se desarrollan sin problemas.
Onboarding digital: Comunicar, comunicar, comunicar
La mayor parte de la comunicación con los nuevos empleados, por supuesto, recaerá en los managers. Son el principal punto de contacto con el nuevo empleado. Y es posible que confíen en él mucho más que en un entorno de oficina donde pueden pedir ayuda a cualquier otro compañero.
Los managers deben tener paciencia con los nuevos empleados. Y comprometerse a dedicar tiempo para su formación y consultas. Traducir una política de ‘puertas abiertas’ en un enfoque de ‘llamada abierta’ ayudará a los nuevos empleados a sentirse cómodos para pedir ayuda cuando la necesiten. Una visión a largo plazo es esencial, por lo que los managers deben recordar que el tiempo que invierten ahora, será recompensado más adelante.
Empieza proporcionando la tecnología y la información que necesita el nuevo empleado para desempeñar su función. Pero, recuerda siempre que el Onboarding remoto es mucho más que todo eso.
Si lo haces bien, la incorporación será la base para desarrollar un plan de compromiso mucho más profundo. Además, te asegurará que el esfuerzo y tiempo invertido en la selección y la formación tendrán la recompensa con un empleado productivo, feliz y comprometido. Un empleado que, seguramente, se quedará más tiempo en tu empresa.
Disponer de un buen software de Onboarding te ayudará, a poner en marchan toda la parte operativa. Ganarás precisión, velocidad y podrás simplificar todo el ciclo de vida laboral del nuevo empleado. Del resto de la plantilla, también.