Cómo conseguir el apoyo para una nueva inversión en RRHH

Seamos honestos: convencer a quienes toman las decisiones clave para invertir en cualquier iniciativa es difícil. Si lo que quieres es implementar una plataforma HRIS, la tarea puede resultar particularmente compleja.

Hasta hace poco, RRHH tenía “fama” de ser, más que nada, un centro de costes. Ya sabes, una especie de “mal necesario” para gestionar el papeleo de la fuerza laboral: nóminas, contratos, altas/bajas,… Visto así, hacer que la dirección aprobara iniciativas que supusieran incrementar el presupuesto resultaba algo realmente desafiante. Si hablamos en concreto de implementar, por ejemplo, una plataforma HRIS, para optimizar todos estos procesos, la cuestión era poco menos que imposible. No solo por la inversión económica necesaria. También por el tiempo y los recursos que se verían comprometidos.

 

Sin embargo, por suerte, como todos sabemos, RRHH ha ido ganando relevancia hasta convertirse en un socio estratégico clave en la organización. Es más, hoy RRHH es un área de influencia en la alta dirección. De hecho, las empresas con visión de futuro dependen de RRHH para alinear las estrategias de su fuerza laboral con los objetivos comerciales críticos. Y centrarse en áreas como la adquisición de talento, el desarrollo profesional o el bienestar de los empleados para impulsar su crecimiento continuo. Y esto, para RRHH implica, sin duda, un trabajo enorme.

Como consecuencia, se podría decir que RRHH es ahora uno de los departamentos más importantes de la empresa. Y que, para mantener esta nueva posición los profesionales de gestión de personas deben contar con el apoyo tecnológico necesario para agilizar y trabajar con la precisión que demanda un entorno tan sensible como es el de recursos humanos. Sin embargo, las plataformas HRIS se ven todavía como sistemas caros y con implementaciones largas y complejas. En muchos casos, además, no se percibe, a simple vista que su uso marque una diferencia suficiente como para justificar la inversión en tiempo y dinero que implican.

Por qué es importante la inversión en una plataforma HRIS

Ahora bien, hay un elemento de verdad en esa percepción de la plataforma HRIS porque puede suponer una inversión considerable. Y, sí. Su implementación también puede ser compleja. Si a esto le sumamos un panorama empresarial incierto y una economía frágil, esa visión cortoplacista, puede ser suficiente para rechazar la inversión.

Sin embargo, la cuestión clave es que una plataforma HRIS es crítica para las áreas de RRHH de alto rendimiento. Es decir, para aquellos entornos que, de verdad, aportan valor añadido al negocio. ¿Por qué? Básicamente porque se ha demostrado que estas plataformas agilizan y automatizan procesos diarios. Y, porque permiten practicar una gestión más inteligente utilizando la cantidad de datos con los que actualmente cuentan las empresas.

Además, una plataforma HRIS permite a los profesionales de RRHH identificar y analizar tendencias en tiempo real. Y, con ello, tomar decisiones, como digo, más inteligentes, basadas en datos. Y desarrollar iniciativas estratégicas que optimicen todos los aspectos de la gestión de la fuerza laboral, incluida la incorporación del talento y una mayor fidelización, el desempeño o el compromiso de la plantilla. De hecho, las plataformas HRIS -a pesar del desembolso inicial- son una herramienta increíble para reducir los costes.

Solo por eso, tiene todo el sentido del mundo, que los profesionales de RRHH se apoyen en una plataforma HRIS ¿verdad? Entonces, ¿cómo se puede conseguir el apoyo de los “no creyentes” o de quienes no entienden el verdadero valor que aporta, no solo a RRHH sino a toda la organización?

Cómo conseguir el apoyo para una plataforma HRIS

Si disponer de un nuevo sistema HRIS encabeza tu lista de deseos para 2024, aquí te dejo algunos consejos que pueden aumentar tus posibilidades de obtener el visto bueno …

Ten en cuenta que tu responsabilidad es vender y no comprar

Es fácil suponer que, si nosotros tenemos claro que una nueva plataforma HRIS ayudará a la organización a alcanzar sus objetivos, el resto de la gente estará de acuerdo con nosotros. Pero, la realidad es que no es así. Especialmente si han tenido experiencia en otros proyectos TI que, por lo que sea, no resultaron del todo positivos.

Tienes que centrarte en explicar exactamente qué conseguirá la empresa con el nuevo sistema. Y contar por qué confías en el proyecto. ¿Cómo puedes medir el avance o el éxito/fracaso de la iniciativa? Y, en todo caso, debes prepararte para responder a las potenciales objeciones que te encontrarás. Piensa con antelación en las preguntas que podrían hacerte y, sobre todo, cómo vas a responderlas. Busca el apoyo de los managers y jefes que equipo. La opinión favorable del área de TI también te ayudará.

Si estás pensando en diseñar un “caso de negocio” para defender la inversión en un software de RRHH quizá te ayude este artículo sobre los principales obstáculos que podrías encontrarte.

Apunta al gana-gana

En un mundo ideal, el equipo directivo estaría absolutamente convencido de las ventajas de utilizar una nueva plataforma HRIS. Y por eso, en ese mundo ideal, te brindaría su apoyo total y absoluto. Sin embargo, la realidad, suele ser a menudo bastante diferente.

Por eso, es importante que apuntes a una situación en la que todos ganen, vinculando sus objetivos con las metas comerciales. Por ejemplo, si el Comité de dirección ha dicho, por ejemplo, que necesita datos más precisos sobre la plantilla y las potenciales brechas de habilidades, puedes centrarte en explicar cómo el nuevo software de RRHH proporcionará esa información. Y, al mismo tiempo, cómo respaldará un enfoque más estratégico para la gestión del talento. Y otra cosa importante: ten claro dónde puedes o hasta dónde estas dispuesto a hacer concesiones.

Si consigues que te aprueben la inversión para una nueva plataforma HRIS que te ayude a gestionar los procesos básicos de recursos humanos como las ausencias y vacaciones, más adelante podrás actualizar el sistema con versiones más sofisticadas y potentes, una vez que todos hayan podido ver sus ventajas.

Piensa cómo les “hace sentir” la decisión

La emoción desempeña un papel fundamental en las decisiones de compra, incluso cuando se trata de la empresa. Según el profesor Gerald Zaltman de la Universidad de Harvard, el 95% de las decisiones de compra las toman nuestras emociones. Esto quiere decir que, aunque la mayoría de los altos cargos creen que los datos son una herramienta importante para tomar decisiones empresariales, en realidad son los factores subjetivos los que deciden.

Por supuesto, esto no significa que no haya que argumentar a favor de la lógica. Toda organización dispone de recursos, tiempo y energía limitados. Y la lógica tiene un papel importante que desempeñar. Pero también hay que encontrar la manera de conectar a nivel emocional y de confianza.

Una forma de hacerlo podría ser incluyendo whitepapers o casos de éxito de terceros como parte de tu presentación. O, incluso, implicar al proveedor que hayas preseleccionado para que te ayude a mostrar el software. Así, la dirección podrá conectar, también, directamente con el proveedor y hacer todo tipo de preguntas, más y menos técnicas, para establecer ese vínculo tan necesario del que hablamos.

Escucha y aprende

Diferentes estudios sugieren que la mayoría de la gente recuerda menos del 50% de lo que escucha en una conversación. Por eso debes prestar toda tu atención a la persona con la que estás hablando. Evita interrumpir a la gente con tu entusiasmo por explicar lo que quieres contar sobre la plataforma HRIS y sus ventajas para el negocio. Y, escucha, tanto lo que se dice, como lo que no se dice. El lenguaje no verbal te dará muchas pistas que pueden ayudarte a “sintonizar” con lo que la otra persona está pensando o sintiendo realmente.

Si se plantean preguntas o hay objeciones, aclara y repite, si es necesario, para asegurarte que todo se ha entendido correctamente. Asegúrate de practicar lo que se conoce como “escucha empática”. Es decir, escuchar lo que los demás piensan, de verdad. Esto incluye resistirse a la tentación de defenderse o dar explicaciones. Ofrecer soluciones rápidas o hacer preguntas para sondear lo que están pensando los demás. Ya sabes, preguntas del tipo ¿Qué hay mejor que esto?

Construye una red de apoyo

Es posible que ya conozcas bien a la persona a la que intentas convencer. Pero, si estás tratando con alguien con quien no trabajas habitualmente debes encontrar la manera de establecer rápidamente una buena relación. Y, por supuesto, debes generar confianza mutua.

Intenta descubrir cómo le gusta comunicarse y tomar decisiones a la otra persona. Por ejemplo: ¿quiere hechos, cifras, detalles concretos? O ¿prefieren las presentaciones más formales? ¿Cuáles son sus desafíos y dónde podrías encontrar puntos en común?

Explícate de forma clara y sencilla y evita los tecnicismos. No sirve de nada hablar de paneles de control y portales si la otra persona no está familiarizada con el lenguaje tecnológico y no tiene idea de lo que quieres decir.

Cuida tu lenguaje no verbal

Por último, la mayoría de nosotros somos conscientes de los conceptos básicos de un buen lenguaje corporal. No sé. Mantener el contacto visual, evitar cruzar los brazos a la defensiva sobre el cuerpo o no moverte de forma compulsiva o nerviosa. Si queremos transmitir un mensaje de manera eficaz, tiene que haber congruencia entre lo que se dice, cómo se dice y lo que se ve. En otras palabras, tu inseguridad se reflejará en el tono de tu voz, el lenguaje corporal y la expresión facial. Y, en consecuencia, tu mensaje perderá credibilidad.

Para tener más probabilidades de éxito, asegúrate de demostrar entusiasmo por tus propuestas. Y, también de tener tus argumentos bien claros. Ya sé que es más fácil decirlo que hacerlo. Pero es importante que, además de las razones que vayas a exponer no te olvides de la postura y los gestos, es decir, del lenguaje corporal, porque el conjunto será clave para convencer a tu audiencia.