En todos los sectores, las empresas se están enfrentando al reto del aumento de los índices de absentismo.
Según los últimos datos, en España el absentismo continúa en aumento desde la pandemia de Covid-19, alcanzando una tasa del 7% en el tercer trimestre de 2023 según el Informe Trimestral sobre Absentismo y Siniestralidad Laboral elaborado por Adecco Group.
Esto, sumado a las dificultades que experimentan algunas empresas para cubrir vacantes especificas, puede suponer todo un reto para los equipos de recursos humanos.
En este contexto, la gestión eficaz del absentismo es más importante que nunca. Pero seamos claros: no basta con una política de ausencias genérica y universal.
Aunque cualquier política de ausencias debe abordar tanto las ausencias planificadas (vacaciones, permisos parentales, citas médicas) como las no planificadas (enfermedad, fallecimientos, interrupciones de viaje), las organizaciones líderes están adaptando sus políticas de ausencias a su gente, su cultura y sus valores, y aquí te contamos por qué…
Las políticas de ausencias genéricas pueden ser perjudiciales
En muchos casos, una política de ausencias genérica puede ser perjudicial para el trabajo de los empleados y para la cultura de la empresa en general. ¿Por qué y cómo? Te damos dos ejemplos:
- Falta de flexibilidad: Imagínate a un padre joven con problemas para cuidar a sus hijos. Una política de asistencia rígida que no ofrezca opciones de teletrabajo podría forzarles al presentismo o incluso a la pérdida del empleo. Adaptar la política para permitir horarios flexibles o el trabajo a distancia puede beneficiar tanto al empleado como a la empresa.
- Baja moral y motivación: Una política rígida, carente de comprensión humana, puede contribuir al descontento y la falta de compromiso de los empleados. Poner en marcha iniciativas como programas de bienestar, oportunidades de desarrollo personal y eventos culturales en el lugar de trabajo, junto con una política de ausencias favorable, puede mejorar considerablemente la moral y la productividad.
Por qué tu empresa necesita una política de ausencias a medida
Elaborar una política de ausencias a medida va más allá de ofrecer flexibilidad. Al fin y al cabo, la empresa es única y los empleados tienen necesidades propias. A continuación analizamos en profundidad por qué tu política de ausencias debe adaptarse a tu organización:
1. ALINEARSE CON LA CULTURA EMPRESARIAL
Imagina una empresa que valora la innovación y la comunicación abierta. Su política de ausencias no se limitaría a enumerar los motivos aceptables para ausentarse y los detalles sobre los requisitos de los justificantes médicos. En su lugar, podría animar a los empleados a hablar abiertamente de sus problemas de salud con sus jefes, fomentando la confianza y la comprensión. O puede ofrecer «días de salud mental» para comunicar a los empleados que su salud mental es tan importante como su salud física.
En caso de ausencias imprevistas, podría ofrecer la opción de teletrabajar, si es posible, para que los empleados puedan contribuir a la empresa incluso si sufren una enfermedad leve. Esto se alinea con la cultura de colaboración y flexibilidad de la empresa, permitiendo a los empleados tomar decisiones responsables al tiempo que se minimizan las interrupciones.
2. ADAPTADA A GRUPOS DEMOGRÁFICOS ESPECÍFICOS
Es poco probable que una plantilla joven y experta en tecnología prospere con una política diseñada para un entorno tradicionalmente estructurado. Ofrecer opciones de trabajo a distancia para ausencias planificadas y no planificadas podría beneficiar significativamente a ambas partes.
Los padres jóvenes o primerizos, que se enfrentan a dificultades para cuidar de sus hijos, apreciarán más tener opciones de horarios flexibles, que los empleados que no tienen esas necesidades. Adaptar la política a estos grupos demográficos específicos demuestra que la empresa comprende las diversas necesidades de sus empleados, lo que eleva la moral y crea un entorno de trabajo más integrador.
3. CREAR CONFIANZA Y TRANSPARENCIA
Una política de ausencias genérica y repleta de tecnicismos, escondida en el manual del empleado, crea confusión y puede generar desconfianza. Sin embargo, una política a medida que se comunique con claridad puede ser una poderosa herramienta de transparencia.
Al exponer claramente las expectativas, los procedimientos y el apoyo disponible, permites a los empleados afrontar las situaciones con confianza. Facilita el acceso a la política, revísala y actualízala periódicamente en función de los comentarios y comunica activamente los cambios.
4. ENFOQUE PROACTIVO EN MATERIA DE BIENESTAR
Una verdadera política a medida no se limita a reaccionar ante las ausencias, sino que se anticipa a ellas. Esto significa incorporar elementos que fomenten el bienestar de los empleados y reduzcan las ausencias imprevistas.
Considera la posibilidad de fomentar hábitos saludables a través de programas o incentivos y de promover un entorno de trabajo propicio que dé prioridad al descanso y la recuperación. Un enfoque proactivo no sólo beneficia al bienestar individual, sino que también reduce los costes a largo plazo asociados a las enfermedades crónicas y el presentismo.
Qué debes tener en cuenta a la hora de diseñar y aplicar tu política de ausencias
- Pide la opinión y el apoyo de los empleados: Tu política es para tu plantilla, además de para tu empresa. Realiza encuestas, organiza grupos de discusión y solicita opiniones durante el proceso de redacción. Entiende las distintas necesidades de tus empleados, sus estilos de comunicación preferidos y sus expectativas de flexibilidad. Así te asegurarás de que tu política se adapta a ellos.
- Mantén un contacto frecuente: Un empleado de baja durante 4 semanas tiene una probabilidad de 1 entre 5 de no volver al trabajo. Fomenta la comunicación abierta durante las ausencias de los empleados. Ofrece múltiples canales para actualizaciones, comprobaciones y preguntas. Fomenta una sensación de conexión continua y reduce la ansiedad tanto del empleado como del equipo.
- Gestiona el equipo con empatía: Cuando un empleado está ausente, a menudo es su equipo el que tiene que hacerse cargo. Como RR.HH., ayúdales delegando tareas, redistribuyendo la carga de trabajo y ofreciendo una comunicación clara.
- Facilita la vuelta al trabajo con entrevistas de reincorporación: Realiza entrevistas confidenciales de reincorporación al trabajo para hablar de la ausencia, las dificultades encontradas y los ajustes necesarios. Esto favorece la reintegración y garantiza que el empleado se sienta apoyado y bienvenido.
- Crea una política de ausencias «viva»: Una política de ausencias no debe estar grabada en piedra: siempre se trata de encontrar el equilibrio adecuado. Programa revisiones periódicas y pide opiniones con regularidad. No temas adaptar tu política a medida que evolucione la cultura de tu empresa o los datos revelen áreas de mejora. Una política estática se volverá rápidamente obsoleta e ineficaz.
Un buen sistema de RR.HH permite una gestión eficaz de las ausencias
Las plataformas HRIS con software de gestión de ausencias cambian las reglas del juego a la hora de crear y aplicar políticas de ausencias personalizadas. Busca funciones de RR.HH. como
- Autoservicio del empleado: Permitir a los empleados solicitar y realizar el seguimiento de todo tipo de permisos (vacaciones, días por enfermedad, etc.), ahorrando tiempo y molestias.
- Cálculo automático de permisos: Calcular automáticamente los saldos y derechos de vacaciones en función de factores como las horas trabajadas y las políticas de la empresa, garantizando la precisión y la equidad.
- Informes y análisis exhaustivos: Informes y gráficos que facilitan la comprensión de las tendencias en el uso de las vacaciones y la identificación de áreas de mejora.
- Soporte para múltiples tipos de ausencias: Realiza un seguimiento de cualquier tipo de ausencia, y proporciona informes personalizados para ayudar con la planificación de recursos.
- Opciones de personalización: Personaliza el sistema con la marca y el logotipo de tu empresa para que resulte familiar y atractivo para tus empleados.
- Espacios de trabajo compartidos y portales de RR.HH: Utilizar un software de RR.HH. que incluya portales de RR.HH. y espacios de trabajo compartidos es una forma estupenda de compartir recursos para promover una mejor salud mental o un mejor estado físico.
Invertir en una política de ausencias flexible y adaptada, respaldada por la plataforma de software de RR.HH. adecuada, es una inversión en el bienestar de sus empleados, en la cultura de su empresa y, en última instancia, en la cuenta de resultados.
Recuerda, crear una política que refleje las necesidades y valores únicos de tu empresa es un proceso continuo. Incentiva la adaptación al cambio, escucha activamente a tus empleados y aprovecha la tecnología para crear un sistema de gestión de ausencias que funcione para todos.
