Gestionar las vacaciones: 6 formas en las que un software de ausencias hará tu día a día más fácil en resumen:
- Un software inteligente de gestión de ausencias permite eliminar muchos de los procesos manuales y obsoletos que pueden dificultar la gestión de las vacaciones anuales.
- Para ello, centraliza el seguimiento de las vacaciones anuales de los empleados y automatiza los cálculos que tanto tiempo consumen, como el devengo de las vacaciones anuales.
- Además, la funcionalidad de autoservicio elimina la carga administrativa de los equipos de RR.HH., mientras que los informes y análisis en tiempo real hacen que la planificación de la plantilla sea mucho más eficiente.
Admitámoslo: la gestión de las vacaciones no es la tarea más atractiva para recursos humanos, ¿verdad? Especialmente en las grandes organizaciones con enfoques inconexos y descentralizados para gestionar las solicitudes de ausencia.
Desde el cálculo de las vacaciones correspondientes, hasta la gestión de las solicitudes y la garantía del cumplimiento de las políticas y normativas de la empresa… este tipo de procesos manuales pueden llevar mucho tiempo, ser laboriosos y propensos a errores. Y, sinceramente, ¿quién querría dedicar gran parte de su tiempo a hacer todo eso?
El problema no es sólo la pérdida de tiempo y recursos.
Nuestro reciente informe «It’s All HR’s Fault» (Todo es culpa de RR.HH.) descubrió que los procesos manuales u obsoletos eran los mayores obstáculos para el éxito de los equipos de RR.HH.. Cuando se ven agobiados por procesos manuales o anticuados, como la gestión de las vacaciones, los profesionales de RR.HH. confirman que les resulta cada vez más difícil centrarse en actividades estratégicas y de valor añadido: en última instancia, contribuyen a la antigua reputación negativa de RR.HH. de ser simplemente otro centro de costes administrativos.
Por suerte, los sistemas de RR.HH. que incluyen software de gestión de ausencias eliminan gran parte de esta carga administrativa para RR.HH.
Todo es más fácil con el software de gestión de ausencias
El software de gestión de ausencias hace que la gestión de las vacaciones dentro de una empresa sea mucho más fácil, precisa y, por supuesto, eficiente, liberando a los profesionales para que puedan centrarse en actividades de mayor valor añadido. Te contamos cómo….
1. Seguimiento centralizado de las vacaciones anuales
Una de las principales ventajas del software de gestión de ausencias es su capacidad para centralizar el seguimiento de los saldos de vacaciones anuales de todos los empleados. Por lo tanto, ya no tendrás que depender de hojas de cálculo o registros manuales: todo lo que necesitas para realizar el seguimiento de las solicitudes de vacaciones anuales lo encontrarás en un único lugar. No sólo es más eficaz, sino que también permite planificar mejor la plantilla a largo plazo.
Los profesionales de RR.HH. y los managers pueden utilizar el software para mantener una base de datos centralizada de los saldos de vacaciones de los empleados, accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esto elimina la necesidad de introducir datos manualmente y reduce el riesgo de errores, garantizando que los saldos de vacaciones sean precisos y estén actualizados en todo momento para todos.
2. Cálculo automático de los derechos de vacaciones anuales
¿Sigues haciendo el cálculo de las vacaciones con macros de Excel o, peor aún, con una calculadora? ¿Por qué no dejas que tu software de RR.HH. haga el trabajo por ti? Los sistemas de recursos humanos con software de gestión de ausencias integrado pueden automatizar el cálculo de los derechos de vacaciones anuales, evitando tener que hacerlo de forma manual y asegurando la coherencia en toda la organización.
Toma como ejemplo el software de gestión de ausencias de Cezanne. Puede hacer todo tipo de cálculos complejos, ¡para que tú no tengas que hacerlo! Todo lo que tienes que hacer es definir tus reglas y el software hará el resto, actualizando los derechos de los empleados en función de las horas de trabajo, las reglas de la empresa y los calendarios locales. Así de fácil.
Todo ello garantiza que los empleados acumulen los derechos de vacaciones de forma precisa y justa, sin riesgo de error humano.
3. Autoservicio de solicitud de vacaciones para empleados
Otra característica clave de un buen software de gestión de ausencias es la capacidad de facilitar a los empleados el autoservicio de solicitudes de vacaciones. Así, en lugar de enviar los anticuados formularios en papel o abrumar a los equipos de RR.HH. o a los directores con correos electrónicos, los empleados pueden utilizar el software para enviar las solicitudes de vacaciones electrónicamente, directamente desde sus ordenadores o teléfonos móviles.
Esto no sólo ahorra tiempo a los profesionales de RR.HH., sino que también proporciona mayor comodidad y flexibilidad a los empleados a la hora de gestionar sus derechos de vacaciones. ¡Poder para la gente!
4. Visibilidad en tiempo real
Un buen software de gestión de ausencias proporciona a los profesionales de RR.HH. y a los managers visibilidad en tiempo real de los saldos y solicitudes de vacaciones de los empleados. A su vez, esto les permite tomar decisiones informadas y basadas en datos y planificar los recursos adecuadamente.
Los managers pueden ver fácilmente los calendarios de vacaciones de su equipo y aprobar o denegar las solicitudes con sólo pulsar un botón, lo que garantiza que se mantengan los niveles de dotación de personal y no se interrumpan las operaciones de la empresa. Además, los empleados pueden hacer un seguimiento de sus propios saldos de vacaciones y controlar el estado de sus solicitudes, lo que reduce la necesidad de realizar consultas de seguimiento a Recursos Humanos.
5. Cumplimiento de la normativa, informes y análisis
El software de gestión de ausencias puede ayudar a mantener las políticas y normativas de la empresa, como la acumulación máxima de vacaciones o los periodos de restricción para determinados tipos de vacaciones. Esto es ideal para las empresas que quizá necesiten que todos los empleados estén disponibles en determinadas épocas del año, o que en el pasado hayan tenido problemas con los diferentes procesos de vacaciones anuales en distintas ubicaciones.
Además, el software puede generar informes detallados sobre el uso de las vacaciones, los devengos y los saldos, que pueden utilizarse con fines de auditoría o para fundamentar la toma de decisiones estratégicas.
6. Integración con los sistemas de RRHH
Por último, muchas soluciones de software de gestión de ausencias – incluyendo las de Cezanne – se integran perfectamente con otros sistemas de RRHH, como nóminas, control horario e incluso gestión del desempeño. Esto permite compartir datos entre sistemas, eliminando la necesidad de introducir datos manualmente y asegurando la consistencia de los datos en toda la organización.
¿Por qué no compruebas lo que el software de Gestión de Ausencias de Cezanne puede hacer por tu organización? Para más información, pincha en este enlace.
