La dura giornata di un HR

Occupandoti di risorse umane saprai bene che una qualsiasi giornata lavorativa si compone di una lista infinita di compiti da portare a termine: non solo devi occuparti delle tue attività, ma anche assicurarti che ogni aspetto della vita dei dipendenti in azienda venga gestito nei tempi corretti. Un compito importante e faticoso, anche per l’HR più esperto.

Ti sei ricordato di dire all’IT che al nuovo assunto serve un pc? C’è un nuovo commerciale cui sta per finire il periodo di prova: hai raccolto la valutazione del sales manager? Quando tutti sono impegnati, è facile che mail importanti vengano dimenticate, documenti persi e che alcuni dei collaboratori si trovino in difficoltà.

Conosci tutti questi aspetti del tuo lavoro, perciò probabilmente hai già una lista di compiti preparata da portare a termine ogni volta che si presenta un certo tipo di problematica. Il problema è assicurarsi che tutte le persone coinvolte abbiano questa lista a portata di mano.

Ecco perchè il nuovo modulo di Cezanne HR dedicato a Onboarding e gestione dei processi aziendali può aiutarti. Ti consente infatti di creare tutte le liste di task che ti servono, ciascuna con diverse attività associate, partecipanti e scadenze. Dare il via ad un nuovo evento sul sistema, come un’assunzione, fa partire in automatico le notifiche ad esso associate, così che ciascuno sappia quale compito portare a termine senza che debba pensarci tu! Grazie ad una gestione centralizzata, hai una visibilità immediata sullo status di ogni task ed ogni partecipante riceve reminder personalizzati, riducendo le dimenticanze in ogni ambito aziendale.

Abbiamo identificato 5 liste di task che il software Cezanne HR può aiutarti ad automatizzare.

• Onboarding

Avere all’attivo un buon processo di Onboarding per i nuovi assunti è fondamentale per il successo del business, ma sappiamo bene, che richiede un infinito numero di attività amministrative e gestionali. Creare una lista di attività da utilizzare per ogni nuova assunzione, ti assicura che il processo si svolga in maniera efficente. Questo elenco può includere: farsi dare dal neoassunto tutti i dati necessari ancor prima del suo ingresso effettivo in azienda, impostare il processo con chi si occupa delle paghe, organizzare la formazione e verificare che abbia a disposizione le dotazioni necessarie.

Ma ci sono altri elementi dell’onboarding di un nuovo assunto da non sottovalutare: si tratta di tutti quegli aspetti legati alla cultura aziendale, quindi potresti includere dei task che ti ricordino di condividere policy e vision con il nuovo arrivato, di organizzare un giro dell’azienda con il suo manager ed organizzare un pranzo con i colleghi nella prima settimana. Lo farai sentire accolto e meno smarrito.

• Offboarding

Anche gestire chi lascia l’azienda è compito delle risorse umane ed anche in questo caso avere una lista di task preconfezionata può aiutare: chiudere l’account email, resettare i device che utilizzava, verificare gli aspetti burocratici… solo così potrai assicurarti che si svolga un processo efficente e lineare per tutte le persone coinvolte.

Come custode dell’immagine aziendale, vorrai che gli ex-dipendenti guardino all’azienda con affetto e riconoscenza, così da evitare una cattiva nomea tra altri talenti. Il template che imposterai in Cezanne per la task list, potrà riflettere circostanze specifiche; per esempio, potrai far partire una notifica che ricordi al management che è l’ultimo giorno di un collaboratore di vecchia data, così che possano passare a salutarlo.

• Ritorno al lavoro

Una lista di attività definita può essere utile anche quando un collaboratore rientra al lavoro dopo un lungo periodo di assenza. Può essere utile organizzare un meeting con il line manager in modo che possa allinearlo sull’andamento delle attività dell’ultimo periodo, rinfrescare la formazione su sicurezza e policy e fare due chiacchiere con l’HR.

Se ci sono stati grossi cambiamenti da quando se ne sono andati, o sono subentrati nuovi fattori da tenere in considerazione, le check list possono essere incredibilmente utili, anche solo come cornici da cui partire per adattarle ad ogni singola situazione.

Per esempio potresti pensare ad una lista confezionata per adattare lo spazio di lavoro al rientro di un collaboratore con delle disabilità: adattare scrivania e seduta, spostare la postazione in uno spazio meglio accessibile, installare una rampa se necessario.

• Riallocazione in nuova sede

Che si tratti di uno spostamento da Bologna a Milano, o da Milano a Tokyo, riallocare un dipendente in una diversa sede richiede un’ottima pianificazione se si desidera che tutto vada per il meglio.

Se solo un aspetto viene sottovalutato e si rivela poi fondamentale, tutto il reinserimento può fallire o subire un drammatico rallentamento, causando problemi a chiunque sia coinvolto.

Molte aziende scelgono di affidarsi ad un aiuto esterno in caso di trasferimenti, ma è comunque sempre opportuno avere una lista di compiti preparata in modo da tenere ogni attività sotto controllo.

• Homeworking

Sempre più aziende riconoscono i benefici dello smart working, ma il passaggio dal lavoro in ufficio a quello da casa, che sia per tutto l’orario lavorativo o solo part-time, non è banale. Come ti occupi della salute dei tuoi collaboratori in ufficio, così dovrai farlo anche quando lavoreranno da remoto, includi quindi nella lista l’invio di documentazione su come organizzare al meglio lo spazio di lavoro domestico ed assicurati che abbiano tutte le dotazioni necessarie (pc portatile, cuffie…). Anche gli aspetti IT vanno tenuti in considerazione, per assicurarsi che tutti gli applicativi che un collaboratore utilizza nella sua giornata lavorativa siano accessibili anche fuori sede con una semplice connessione internet.

Altro aspetto ovvio ma fondamentale è non dimenticarsi dei collaboratori fuori sede solo perchè non li vediamo tutti i giorni. Pianifica dei check-in regolari almeno nel primo periodo con HR e management per assicurarti che tutto proceda per il meglio ed individuare qualunque elemento di difficoltà tempestivamente.

Con il nuovo modulo di Cezanne HR dedicato ad Onboarding e gestione dei processi aziendali, è quindi facile costruire tutte le liste di attività che servono alla tua organizzazione, grazie ad un approccio sistematico, standard ed automatizzato. In questo modo puoi gestire con semplicità le attività principali ed avere sempre sotto controllo il loro avanzamento.

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