I problemi legati a valutazioni delle performance scadenti si presentano spesso alla porta dell’ufficio risorse umane.
Un manager si è spazientito di fronte ai continui ritardi di un collaboratore e vuole inoltrare un richiamo; un commerciale ha difficoltà a raggiungere gli obiettivi assegnati; un dipendente fa fatica ad adeguarsi a nuove modalità di lavoro del team…
Tutti si aspettano che le HR trovino una soluzione, ma in realtà, nessuno di questi scenari è semplice da gestire.
Cosa possono fare le risorse umane in azienda per aiutare i manager a gestire le problematiche di performance e fare in modo che il team lavori con efficienza?
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Per quanto in ognia zienda ci sia chi cerca di passare la giornata facendo il meno possibile, molti dipendenti cercano attivamente di fare un buon lavoro, supportare i colleghi e far avanzare la loro carriera. Performance scadenti non dipendono quasi mai dalla scarsa volontà individuale. Se alle risorse umane viene richiesto di intervenire, queste devono indagare a fondo per individuare le radici del problema. Non tutti i manager vedono la situazioni chiaramente come credono. Parlare insieme dei casi specifici, è il primo passaggio per avvicinarsi ad una soluzione condivisa.
Per esempio, un manager insoddisfatto per l’atteggiamento di un suo collaboratore, potrebbe avere un problema di aspettative irrealistiche. Ha affrontato l’argomento con il diretto interessato? Cosa è stato fatto per cercare di risolvere? Quali evidenze ha raccolto? Avere a disposizione più informazioni e punti di vista possibili è fondamentale prima di procedere con una strategia.
Prova un approccio informale
Spesso i manager si aspettano che, avendo riportato una problematica all’ufficio HR, il passaggio successivo sarà avviare un provvedimento disciplinare. Per quanto queste procedure a volte siano necessarie, non sono sempre la soluzione migliore. Avviare iter formali spesso ottiene solo l’effetto di creare un clima teso e di conflitto. Si crea una situazione di “Lui ha detto, lui ha fatto…” che rende davvero difficile portare avanti un lavoro relazionale proficuo e può avere effetti negativi per tutti i team aziendali.
È importante che i manager abbiano chiaro il processo e le conseguenze qualora scegliessero questa strada. Spesso, incentivare le persone a sedersi insieme per un dialogo aperto, può aiutare a risolvere i problemi. Potrebbe essere che con qualche modifica al piano formativo si ottengano già dei risultati.
Molti problemi di performance risultano legati ad incomprensioni su obiettivi ed aspettative, scarsa formazione e comunicazione. Tutti problemi che possono essere risolti senza avviare procedure formali.
Costruisci le competenze manageriali
Si tende a dare per scontato che, chiunque abbia la responsabilità di gestire un team, abbia automaticamente tutte le competenze per gestirlo efficientemente in ogni aspetto. Non è sempre corretto; vi sono persone di grande conoscenza tecnica per cui hanno meritato un ruolo manageriale, ma che poco conoscono i meccanismi relazionali che si creano in un team di lavoro.
È importante non abbandonare il management che si trova a gestire dei conflitti, ma offrirgli il supporto e la formazione necessari per fissare gli obiettivi, delegare alcuni compiti, superare i pregiudizi inconsapevoli ed impostare conversazioni utili con il team.
Affronta ogni argomento
I colloqui di performance spesso si focalizzano esclusivamente su ciò che non ha funzionato. È dimostrato tuttavia, che sottolineare anche i successi ed i traguardi raggiunti, sia preferibile per migliorare le performance e stimolare l’impegno ed il coinvolgimento dei collaboratori.
Questo non significa ignorare i problemi, ma incoraggiare il management ad avere un approccio bilanciato, ponendo enfasi su ciò che ogni membro del team sa fare meglio e come fare ancora di più. Se si è abituati ad analizzare solo gli errori passati, ci vorrà un po’ per cambiare il tipo di approccio, ma i risultati arriveranno.
Revisiona le valutazioni delle performance
Le valutazioni delle performance devono svolgersi quando gli obiettivi siano condivisi, il buon lavoro riconosciuto e le problematiche, qualora ci fossero, affrontate apertamente.
Ciò che riportano le risorse umane è che spesso i manager faticano a trovare il modo corretto per dare dei feedback negativi e, quando si tratta di registrarli formalmente, sono titubanti. Questo rende la gestione delle performance ancora più sfidante.
Fareste bene a pensare di inserire nei questionari di valutazione domande specifiche per individuare i settori di difficoltà, con alcune linee guida sulle modalità migliori per introdurre i discorsi più spinosi e come gestire le obbiezioni.
Se per esempio, un dipendente arriva sempre in ritardo, questa è un’informazione che va registrata formalmente. In questo modo il collaboratore non potrà negare, ma avrà l’occasione per dare delle spiegazioni. Così come vanno registrate le decisioni prese e le relative tempistiche di attuazione.
Un sistema di gestione HR può dare un grande aiuto nel rendere il processo di valutazione delle performance più consistente e trasparente. Domande standard per tutti i dipendenti aiuteranno ad eliminare la sensazione di un processo iniquo, così come reminder automatici assicureranno che tutti gli step vengano portati a termine nei tempi corretti. L’archiviazione delle informazioni su ciò che è stato concordato è facilmente accessibile a tutti, dagli HR ai dipendenti, passando per il management, assicurando che ognuno abbia smepre a disposizione le informazioni che gli sono utili.
