A nessuno piace dover dare ad un dipendente dei feedback negativi, ma vi sono situazioni in cui i problemi non possono essere ignorati.
Se le performance sono peggiorate, sono stati commessi errori gravi o vi sono problematiche di attitudine e comportamento, è importante intervenire. Se non facciamo notare a qualcuno cosa c’è che non va, non cambierà mai atteggiamento e rischia di avere un effetto negativo anche su morale e produttività del resto del team.
I line manager spesso devono essere supportati nella gestione dei colloqui di valutazione. Hanno paura che la persona possa sentirsi delusa o arrabbiata e che li accusi di pregiudizi e favoritismi.
Quindi, se ti trovi a dover dare dei feedback difficili, o devi insegnare ai manager a farlo, quali aspetti devi tenere in considerazione?
Preparati
È auspicabile arrivare preparati a qualsiasi colloquio con i dipendenti, ma ancor di più se si tratta di conversazioni spinose. Pensa con cura a ciò che vuoi dire ed a come dirlo perchè il messaggio non sia fraintendibile. Armati di esempi concreti sugli aspetti da sistemare (“la scorsa settimana per due volte non hai risposto ad una richiesta di un cliente nei tempi previsti”), non rimanere mai vago (“non rispondi abbastanza rapidamente”). Mettere in pratica qualche scenario realistico prima del colloquio potrà aiutarti.
Usa dati certi
Se devi dare un feedback negativo, devi assicurarti di avere il quadro completo ed imparziale. Basa le tue osservazioni su ciò che hai potuto osservare e sai per certo essere vero e non solo su ciò che ti è stato riportato. Se appropriato, fai comunque bene a confrontarti con i tuoi colleghi per avere un punto di vista differente, ma ricordati che potreste avere priorità diverse. Assicurati di dare un riscontro basato sulle performance del dipendente e non sulla sua personalità che potrebbe starti più o meno simpatica. Saremmo tutti felici di lavorare solo con persone che adoriamo, ma la verità è che in ogni posto di alvoro incontreremo qualcuno che ci sta antipatico o ci infastidisce. Questo però non significa che non sappia fare il suo lavoro.
Crea l’ambiente giusto
Fai in modo di avere tutto il tempo necessario da dedicare al colloquio, così che entrambi abbiate modo di esprimere con calma le vostre opinioni. Non correre il rischio di far sentire il collaboratore sotto esame in una conversazione univoca in cui non ha avuto spazio per spiegarsi. Presta attenzione anche al linguaggio del corpo ed a cosa potrebbe trasmettere, oltre che alle parole giuste. Cerca di partire con un atteggiamento positivo e calmo, non accusatorio.
Gestisci le emozioni
Le emozioni possono esplodere facilmente durante un colloquio di valutazione. I giudizi negativi non sono mai facili da ascoltare: può succedere che chi hai di fronte li rifiuti ed abbandoni la conversazione stizzito. Rifletti sul modo migliore di reagire nel caso in cui qualcuno dovesse arrabbiarsi, rifiutarsi di parlare o scoppiare in lacrime. Cosa puoi fare per distendere l’atmosfera e riportare il colloquio su un terreno positivo? Ricordati anche di controllare le tue emozioni: se di fronte ad un collaboratore che urla dalla rabbia reagisci alla stessa maniera crei un’escalation che non arriverà mai a risultati positivi.
Preparati all’inatteso
Puoi pianificare e prepararti quanto vuoi, ma un colloquio di valutazione può sempre andare a finire come non ti saresti aspettato. Potresti sentirti messo alle corde da affermazioni che non ti aspettavi: “Perchè avete promosso Marco al posto mio?” “Perchè sono l’unico che non ha partecipato a quella due giorni di formazione?“. O ancora potrebbero venire in luce problematiche personali di cui non eri al corrente, o difficoltà con i colleghi che causano un calo delle prestazioni. Cerca in questi casi di dimostrare tutto il sostegno possibile, ma senza fare promesse che non sei certo di poter mantenere.
Concordate un piano di azione
A conclusione del colloquio, decidete quali attività avviare per migliorare l’andamento delle performance. Cercate di definire insieme obiettivi misurabili e realistici, cosa deve cambiare per raggiungerli e quali strumenti siano a disposizione. Far sentire una persona parte delle decisioni prese la aiuterà a dare il massimo per raggiungere il risultato. Prepara un report scritto delle decisioni prese e prevedi check-in regolari durante l’anno per vedere come proceda l’attività.
