Negli ultimi anni abbiamo assistito ad un costante diffondersi di una buona cultura di gestione delle risorse umane, anche tra le PMI. Di pari passo, sempre più organizzazioni hanno compreso quanto sia importante strutturare processi di valutazione delle performance efficienti e proficui. Ma non si può implementare un processo efficace se non si parte da delle basi solide, e, parlando di gestione delle performance, il mattone principale è la scheda di valutazione del dipendente. La costruzione della scheda è fondamentale per consentire alle HR di raccogliere i dati utili ad un’analisi approfondita su criticità ed aree di intervento.
Scheda di valutazione del personale: perchè è importante?
Il processo di valutazione mette a confronto gli obiettivi aziendali con i risultati individuali; agli occhi del singolo dipendente questo può facilmente risultare un giudizio nei suoi confronti, un momento di controllo dei suoi comportamenti. Per questo potrebbe avvicinarcisi con timore e reticenza.
È vero, la valutazione inevitabilmente riflette una relazione gerarchica, ma è parte integrante di un processo ben più ampio che mira alla valorizzazione del lavoratore. Si tratta infatti dell’occasione per esplicitare e misurare i valori associati alle caratteristiche individuali ed ai comportamenti di ciascuno, in relazione alla posizione ricoperta in azienda.
Volgendo lo sguardo indietro, ai primi tempi in cui la valutazione delle performance è stata introdotta nelle grandi aziende italiane, i sindacati, dopo un’iniziale apertura, hanno opposto un forte rifiuto verso un processo in cui vedevano il tentativo di frammentare l’unità dei dipendenti. Ma i processi di gestione delle performance hanno tardato a diffondersi soprattutto per altri fattori: i costi di transizione al nuovo modello, la difficoltà ad individuare fattori oggettivi di valutazione del rapporto tra individuo ed organizzazione, la rigidità di un apparato che faticava ad adeguarsi rapidamente ai cambiamenti organizzativi.
Ma qual è il presupposto alla base dell’esigenza di valutare le performance?
Che in un’azienda, qualunque sia il ruolo ed il livello di responsabilità dell’individuo, quest’ultimo dovrà prendere delle decisioni, ed ogni decisione sottintende una valutazione. Le valutazioni sono quindi intrinsecamente legate all’attività lavorativa, siano esse esplicite e proceduralizzate od informali. Qualunque forma di valutazione, che si valuti la posizione, la prestazione, la persona, va a definire uno standard richiesto in rapporto ad un valore atteso convenzionale che può incidere anche sull’inquadramento contrattuale poiché censisce determinate competenze o, al contrario evidenzia aree in cui sia necessario un miglioramento.
Se il sistema di valutazione viene implementato correttamente e le schede vengono costruite con attenzione alle specificità di ogni ruolo, sarà facile raggiungere gli obiettivi prefissati.
Ma vi sono degli elementi chiave da non trascurare: è necessario chiarire le responsabilità affidate a ciascuno, inserire le persone in un ruolo di livello adeguato e costruire percorsi di carriera che siano coerenti alle competenze necessarie per ciascuna posizione.
Valutare le competenze individuali consente di definire dei profili di competenza richiesti per ricoprire un incarico specifico. Le competenze altro non sono che l’insieme di comportamenti osservabili e misurabili combinati con conoscenze ed abilità acquisite. Di fronte a questo approccio non è più quindi la persona ad adeguarsi al ruolo, ma anzi vi apporta nuova linfa, rigenerandolo in base alle proprie caratteristiche combinate a stimoli e condizionamenti ambientali. Personalità e ruolo evolvono quindi congiuntamente, in una forma unica e nuova.
Ma quale metodo utilizzare per analizzare e valorizzare e fare una valutazione delle competenze?
Potreste scegliere di valutare le performance e quindi solo ex-post dare anche una valutazione alla competenza ad essa associabile. O, per avere un focus maggiore sulla dimensione individuale, potreste mettere in atto tecniche funzionali all’individuazione di caratteristiche personali rilevanti per il business. Ancora potreste fare leva sulle competenze professionali, intendendo con competenza la capacità sviluppata a seguito di un processo formativo (studi, esperienze pregresse, crescita in azienda…). Da ultimo c’è chi sceglie di partire dagli obiettivi aziendali e costruire un modello di sviluppo delle competenze organizzative a partire da essi, andando a definire un set di competenze necessarie a ciascun ruolo per raggiungerli.
È chiaro di fronte a questa varietà di approcci, che la scheda di valutazione debba essere costruita su misura per ogni situazione e realtà specifica.
Come gestire le schede di valutazione delle performance?
Utilizzando un software HR che vi affianchi nella gestione delle valutazioni, potrete impostare al suo interno tutti i processi di valutazione delle performance, analizzare le competenze, sviluppare il modello aziendale e su di esso costruire le schede di valutazione per poi distribuirle automaticamente tramite il sistema a tutti gli attori coinvolti per ricavarne dati chiari e significativi.
Il vantaggio di un sistema di gestione performance è che vi consente di modellare dei processi sulla base delle dinamiche aziendali e di gestirli in Cloud, eliminando errori e confusioni dati da moduli cartacei e file excel. Tutto è gestito su di un unico sistema che vi permette di preparare ed inviare schede di valutazione di qualsiasi tipologia, in base alle vostre esigenze e tempistiche.
Quali sono i passaggi per creare una scheda di valutazione con un software come Cezanne HR?
- Individua gli elementi chiave del processo su cui basare la valutazione: obiettivi, competenze tecniche, competenze comportamentali…
- Definisci il criterio di valutazione da utilizzare: punteggio numerico, percentuale, descrittivo…
- Aggiungi tutti gli elementi che hai necessità di raccogliere ai fini di un’eventuale fase successiva di valutazione e sviluppo del personale: pianificazione obiettivi, piani di attività, fabbisogni formativi, fabbisogni di sviluppo…
- Redigi una guida semplice e concreta così che tutte le persone coinvolte nel processo abbiano a disposizione delle istruzioni chiare.
- Definisci contenuti e layout delle schede di valutazione, aiutandoti con la funzione di anteprima.
Si tratta di un modo efficiente per porre la valutazione delle performance al centro di un efficace modello di pianificazione e sviluppo delle risorse umane aziendali.
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