Come le HR possono risolvere i problemi di produttività aziendale

In un mercato instabile come quello attuale, il primo istinto di ogni azienda è di agire secondo modalità “conservative”, rimandando le decisioni importanti ed evitando grandi investimenti. Ma senza investimenti, senza uno sguardo proiettato al futuro, difficilmente potrà esserci crescita: i collaboratori vedono l’azienda ferma e percepiscono un forte senso di instabilità e scarse possibilità di carriera. Anche le abitudini aziendali e gli stili di management giocano un ruolo fondamentale nella crescita di produttività e nella motivazione dei dipendenti.

Ed è qui che entrano in campo le risorse umane: cosa fare per dare un impulso maggiore alla produttività della propria organizzazione?

• Apri il dibattito: cosa significa oggi “produttività”?

Se vogliamo dare ascolto alle ricerche, un aspetto importante del problema è proprio che le aziende non riconoscono che vi sia un problema, convinte di avere ottimi risultati in termini di produttività, ma senza avere mai nemmeno tentato di misurarla. Dovrebbe essere una metrica già ben definita dal management e condivisa con il team; se così non fosse, i manager si trovano a non sapere esattamente cosa misurare, i dipendenti a non sapere su cosa vengano valutati.

• Identifica gli errori più probabili

Ci sono infiniti fattori che possono influenzare la produttività aziendale e le risorse umane non possono gestirli tutti. Ma ci sono alcune metriche da tenere a portata di mano che possono aiutare le HR ad intraprendere iniziative mirate.

Stai notando livelli di assenza più alti del solito? Risulta complesso trattenere i talenti o riempire i posti vuoti? I livelli qualitativi sono accettabili o vi sono incidenti e problemi di sicurezza troppo frequenti? Clienti e dipendenti sono soddisfatti? Conosci le ragioni delle dimissioni di un collaboratore e cosa invece potrebbe motivare a dare il massimo? La cultura aziendale incoraggia l’innovazione e le idee del team o le schiaccia?

Iniziative in cui i dipendenti sono incoraggiati a condividere feedback e consigli possono avere un impatto significativo sia sulla produttività che sul coinvolgimento del team.

• Migliora le capacità manageriali

Molti manager sono stati promossi in quel ruolo per le loro incontestabili competenze tecniche, ma dimostrano poi di mancare di capacità di leadership. Per esempio incontrano delle difficoltà nell’impostare obiettivi sensati e nel delegare delle attività ad altri. O ancora è molto diffuso uno stile di leadership definito micro-manageriale, in cui il manager si rivela estremamente direttivo, anche sulle piccole cose del day-to-day, rendendo impossibile per il dipendente diventare più autonomo e responsabile. Troppo spesso poi al management non viene data l’occasione di comprendere come dare feedback di buona qualità o come gestire il team affinché diventi più autonomo. Le HR possono fare molto in questo campo, semplicemente supportando i manager con consigli o formazioni mirate ad acquisire una maggiore capacità di leadership.

• Dai priorità alla gestione delle performance

Se c’è un problema di produttività, uno dei modi migliori per gestirlo è fissare un colloquio in merito alle performance. Questo non significa fare affidamento esclusivo sul colloquio di valutazione annuale, che potrebbe essere previsto troppo tempo dopo l’insorgere del problema e quindi non consentirebbe di agire tempestivamente. Si tratta di fissare colloqui frequenti e più informali ed instaurare un dialogo costante in merito all’andamento delle attività, la soddisfazione del team ed il supporto che le HR possono dare nel raggiungimento degli obiettivi.

I colloqui di performance sono anche un’ottima via per individuare che cosa renda le persone più produttive. Per esempio potrebbero essere coinvolte in troppi meeting o in troppi progetti; o ancora potrebbero avere a che fare con colleghi poco collaborativi o non condividere fino in fondo alcune policy aziendali cui devono sottostare.

Se i manager riescono ad individuare il problema, possono essere di supporto nell’eliminare le barriere e supportare il team per fare meglio. Le risorse umane devono aiutare i manager ad individuare le connessioni tra produttività aziendale e buone performance individuali ed incoraggiarli a dargli la massima priorità.

• Investi in formazione e sviluppo

Non possiamo aspettarci che i nostri collaboratori facciano un buon lavoro se non vengono equipaggiati delle competenze e conoscenze necessarie. Quando si lavora per ridurre i budget di spesa, le iniziative formative sono sempre le prime a subirne le conseguenze; ma è un approccio miope che non guarda a lungo termine. Se ai dipendenti manca la formazione necessaria, non saranno mai produttivi quanto potrebbero essere, trovandosi a sprecare tempo e risorse con un approccio alle attività sbagliato ed una mancata comprensione degli aspetti critici del loro ruolo.

Le risorse umane devono combattere per salvaguardare il budget dedicato alle iniziative formative, in modo da assicurarsi che ogni collaboratore abbia le competenze necessarie per fare il massimo nel proprio ruolo, non solo oggi, ma anche di fronte alle future esigenze aziendali.

• Digitalizza le risorse umane

Le incombenze amministrative, che sottraggono tempo, ma non apportano alcun valore aggiunto, sono uno dei grattacapi di manager e dipendenti (consegnare un certificato di malattia, controllare il calendario per approvare o meno un’assenza, ricordarsi le scadenze delle formazioni obbligatorie…); ci si ritrova a perdere tempo dietro ad una gestione ancora manuale di queste attività, secondo processi che mancano di standardizzazione o con software datati, non sicuri e dal difficile utilizzo. I dipendenti faticano a trovare risposta alle loro domande, anche a quelle più semplici, o a comprendere a chi rivolgersi per dirimere i loro dubbi. Ai line manager mancano le informazioni per intervenire sui problemi tempestivamente prima che diventino ancor più complessi.

Molte di queste incombenze sono strettamente legate alle risorse umane, che possono quindi fare molto per liberare tempo e migliorare la produttività, a partire da uno svecchiamento dei sistemi in uso per rivolgersi a tecnologie innovative che gli consentano di esplorare facilmente l’incredibile quantità di dati che questi sistemi possono generare a supporto di performance e coinvolgimento. Quanto vi costa la gestione delle informazioni fatta in modo manuale e senza procedure standard? E quanto potrebbe costarvi se dovessero risultare delle mancanze aziendali in termini di sicurezza dei dati? Forse è il caso di valutare l’uso di soluzioni HR moderne Cloud, che al costo di un caffè per dipendente al mese possono risolvere tutti questi problemi digitalizzando i processi HR!