La maggior parte delle organizzazioni che portano avanti un processo strutturato di valutazione dei collaboratori , è passata ormai da un sistema di valutazione annuale ad un’impostazione più periodica, che prevede diversi colloqui manager/dipendente durante il corso dell’anno. Si tratta molto spesso di check-in informali, in cui confrontarsi apertamente sull’andamento delle attività ed i progressi in merito agli obiettivi fissati. I benefici rispetto ad un unico incontro annuale sono notevoli, sia in termini di benessere dei dipendenti che di crescita del business: i collaboratori sono più motivati e coinvolti sapendo che periodicamente potranno confrontarsi con il management sul loro lavoro.
Immaginando di volersi spostare verso questo tipo di approccio, ci sono alcune regole fondamentali da tenere a mente durante la pianificazione del colloquio e delle domande da porre al dipendente:
- Ricordati lo scopo del colloquio e assicurati che le domande siano pertinenti.
- Prediligi le domande a risposta aperta, che incentivino il dialogo. Domande che richiedono un solo sì o no come risposta non agevolano la conversazione.
- Assicurati che le domande siano chiare e concise: domande ambigue ti forniranno risposte altrettanto ambigue.
La qualità dei colloqui di valutazione dipende dalle domande che poni, dal modo in cui le poni, dalle tue reazioni alle risposte ricevute e dal modo in cui imposterai l’incontro. Questo fa la differenza tra un vero leader ed un manager frustrante.
Certo, ogni colloquio, e quindi le domande da porre, va impostato sulla base del collaboratore che si ha di fronte, le sue responsabilità e la sua posizione all’interno dell’organizzazione. Ma ci sono alcune domande tipiche che dovresti includere nei tuoi incontri, riferite e tre aree chiave: costruzione della relazione, priorità a breve termine, obiettivi di lungo termine.
Costruzione della relazione
Anche se parte di un processo di valutazione delle performance strutturato, i colloqui di check-in funzionano meglio se il tono utilizzato è informale e supportivo; i dipendenti non devono sentirsi giudicati, si tratta di momenti che offrono l’opportunità ai manager di costruire e mantenere una relazione produttiva con il team. Per questo è utile porre alcune questioni che non si legano strettamente al lavoro od alle performance, ma che aiutano a rilassare il tono della conversazione.
- Come stai?
- Hai passato un buon weekend?
- Sei poi andato/ hai poi fatto…? (L’ideale è fare riferimento a qualche programma per il tempo libero che ti era stato raccontato nel colloquio precedente)
Priorità a breve termine
Queste domande si focalizzano sul qui ed ora; proprio perchè i colloqui avvengono di frequente (settimanalmente o mensilmente), è importante verificare cosa sia successo dall’ultimo incontro e se siano sorte nuove problematiche.
- Su cosa hai lavorato dalla nostra ultima conversazione?
- Hai raggiunto i tuoi obiettivi?
- Hai incontrato delle difficoltà?
- C’è qualcosa che posso fare per aiutarti?
- Quali sono i tuoi obiettivi da qui al prossimo incontro?
- Sono obiettivi che senti congeniali?
- Pensi di aver bisogno di ulteriore supporto o formazione?
- C’è qualcosa che ti mette in difficoltà o ti crea preoccupazione?
Obiettivi a lungo termine
La pianificazione a lungo termine è fondamentale per il benessere futuro dell’organizzazione, la retention ed il coinvolgimento dei dipendenti. Per questo è importante che i manager comprendano motivazioni ed ambizioni delle persone che lavorano con loro, e come si incastrino nella strategia di crescita aziendale. Per quanto non porrai queste domande ad ogni check-in con i dipendenti, è importante che queste tematiche vengano discusse regolarmente e che le informazioni siano condivise internamente, così da influenzare le discussioni in merito a sviluppi e piani di carriera.
- In base ai piani aziendali, che futuro vedi per la tua carriera?
- Ci sono obiettivi specifici che vorresti raggiungere nei prossimi anni?
- Cosa stai facendo per raggiungere i tuoi obiettivi?
- Come pensi che possa aiutarti l’azienda nel raggiungimento dei tuoi obiettivi?
- Cosa posso fare io per supportarti nel tuo sviluppo professionale?
Il buon andamento dei tuoi colloqui dipende dalle domande che farai, dalla qualità delle conversazioni e da come darai seguito a quanto concordato. Con check-in frequenti, obiettivi definiti e decisioni condivise, è essenziale essere dotati degli strumenti necessari per tenere traccia di tutti i dati raccolti. Senza, è praticamente impossibile tenere traccia di quanto discusso e condiviso.
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