Come manager aziendale o responsabile HR, quasi sicuramente una delle sfide più grandi che affronti è legata al mantenimento di un buon livello di performance dei dipendenti. Di fronte a tutte le altre attività urgenti che ti si parano sulla scrivania e richiedono la tua attenzione, è facile che i problemi legati alla produttività passino in secondo piano. Ma evitare di affrontare la questione ha delle conseguenze: il team continua a commettere errori, le scadenze non vengono rispettate, i clienti si lamentano e chi lavora bene inizia a stancarsi di dover sopperire alle mancanze altrui.
Uno dei modi migliori per contrastare performance scadenti, è prendersi del tempo, sedersi con il dipendente e studiare un piano di miglioramento.
Cosa dovresti includere in questo piano e quali sono le strategie migliori per metterlo in pratica?
Identifica le problematiche, anche le più nascoste
Prima di elaborare un piano di azione, assicurati di avere chiare tutte le problematiche che potrebbero nascondersi dietro un rendimento più basso del solito. Un collaboratore fatica perchè non ha ricevuto la formazione adatta al proprio ruolo? I colleghi sono sgradevoli o poco collaborativi? Ci sono situazioni personali o famigliari che lo preoccupano, impedendogli di concentrarsi al meglio? Tieni presente che alcune problematiche private potrebbero non essere state condivise in azienda per timore che possano influenzare l’opinione di colleghi e management sulla capacità di impegno al lavoro.
Assicurati di avere un quadro chiaro dei problemi; se non scopri anche quelli meno evidenti, non potrai fornire ai dipendenti il giusto supporto ed apportare gli aggiustamenti necessari al loro ruolo.
Coinvolgi i dipendenti
Le persone saranno meglio disposte ad accogliere con entusiasmo un piano di sviluppo delle performance se saranno state coinvolte nella sua definizione; assicurati quindi di prenderti del tempo per conversazioni aperte in merito alle perplessità di ciascuno ed a cosa sia da modificare. Fai in modo che si tratti di un dialogo in cui tutti sono a loro agio e non di una discussione in cui si scontrano le diverse posizioni. Offri l’opportunità per esprimere la prospettiva individuale e mostrati aperto verso le idee che ti vengono proposte. Il tono da mantenere deve essere fermo, ma amichevole. Se il lavoro o l’attitudine di qualcuno sono inadeguati, questo deve essere chiaro, ma allo stesso tempo devi fargli percepire la volontà aziendale di aiutarli a fare meglio e supportarli al massimo. Valuta se coinvolgere o meno le risorse umane aziendali in questa fase del processo: un primo colloquio con l’HR già presente potrebbe dare un’impressione troppo formale e preoccupare il collaboratore, ponendo un freno ad un confronto sincero. Pur non coinvolgendolo direttamente, informa comunque il dipartimento risorse umane dei problemi che stai gestendo, in modo da essere sempre allineati per un intervento congiunto qualora fosse necessario.
Imposta obiettivi chiari
La chiarezza di intenti deve essere alla base di ogni piano di sviluppo delle performance. È necessaria la massima trasparenza in merito a ciò che ci si aspetta dai dipendenti, cosa debba cambiare, quali siano le tempistiche ed in che modo i progressi verranno misurati e valutati. Assicurati che gli obiettivi fissati siano realistici e raggiungibili nei tempi stabiliti; le persone altrimenti si sentiranno sconfitte in partenza se imposti traguardi che appaiono eccessivamente sfidanti. Cerca di dividere l’obiettivo da raggiungere in tanti piccoli step intermedi, in modo da poter avere confronti più frequenti sul progredire delle attività. In questo modo i collaboratori potranno vedersi fare progressi ed avranno opportunità più frequenti per discutere eventuali problematiche od ostacoli che stanno incontrando. Non dimenticare poi di tenere traccia di quanto definito durante i colloqui in modo che, al presentarsi di qualche problema o disaccordo, si possa risalire a ciò che era stato deciso insieme (i software per la valutazione delle performance sono fondamentali per archiviare tutte le informazioni raccolte durante i colloqui).
Fornisci supporto e formazione
La mancanza delle giuste competenze può essere alla base di scarse performance: lanciati fin dal primo giorno a pieno regime nel lavoro, alcuni collaboratori si ritrovano a svolgere mansioni per cui non sono preparati. O magari il loro ruolo è cambiato e si trovano a gestire compiti nuovi o a muoversi in aree con cui non hanno familiarità. In queste situazioni, formazione e supporto devono essere parte integrante del piano di miglioramento delle performance. Una volta identificate le lacune in merito a preparazione o conoscenze, puoi pensare al modo migliore per colmarle. Non significa necessariamente iscrivere il dipendente a lunghi ed onerosi corsi di formazione, eccezion fatta per le situazioni in cui dovesse essere esattamente ciò di cui c’è bisogno. A volte potrebbe essere sufficiente affiancarlo ad un collega più esperto sul tema specifico che possa quindi guidarlo. Qualunque attività formativa che venga concordata deve essere esplicitata con chiarezza nel piano di sviluppo ed è necessario assicurarsi poi che venga effettivamente svolta. Non puoi lamentare bassi risultati dei tuoi collaboratori se non gli consenti di sviluppare le competenze utili a svolgere al meglio il loro lavoro.
Controlla regolarmente i progressi
Abbiamo già parlato dell’importanza dei colloqui con i dipendenti, fondamentali per rivedere e documentare i progressi fatti. Per esempio, grazie ad incontri regolari, potresti accorgerti che le performance non migliorano e decidere di intervenire in modo più deciso. Anche per il dipendente è utile incontrarsi regolarmente con il management per ricevere dei feedback sull’attività svolta, ed assicurarsi che quanto concordato stia realmente avvenendo. I sistemi di gestione risorse umane più moderni, come Cezanne HR, mettono a disposizione funzionalità specifiche per tenere traccia dei colloqui di check-in con i dipendenti, in un processo di valutazione continua.
Nella maggior parte dei casi, avere un piano di sviluppo delle performance ed obiettivi chiari, porterà naturalmente ad un miglioramento del rendimento aziendale: le persone desiderano fare un buon lavoro ed essere apprezzate dal management.
