Dotarsi di un software HR innovativo e di facile utilizzo consente alle organizzazioni di funzionare in modo più efficiente, garantisce la conformità normativa e aiuta i dipendenti a lavorare insieme in modo più intelligente. Ma mentre molte aziende capiscono perché il team HR abbia bisogno di un moderno sistema di gestione risorse umane e vi si affidano per scegliere il migliore, altre vedono ancora la tecnologia delle risorse umane come un onere troppo costoso: un di più, piuttosto che un bisogno reale.
Quindi, di fronte alla riluttanza dei senior manager, come si ottiene l’approvazione per un nuovo investimento? Il primo passo è costruire un business case credibile e convincente, che evidenzi i vantaggi che un sistema di risorse umane fornirà al business. Ciò significa quasi invariabilmente che dovrai argomentare sulla base di risparmi finanziari o ROI (Ritorno sull’investimento).
Il ROI misura l’utile o la perdita finanziaria generata da un investimento in relazione all’importo investito. Il ROI è solitamente espresso in percentuale.
Il costo del tuo investimento deve includere tutti i costi per il progetto, che in genere significa tenere conto non solo del costo del software, dell’implementazione e della manutenzione, ma anche del costo del tuo tempo e di quello di tutte le persone coinvolte.
Esiste un modo semplice per calcolare il ROI per un sistema HR?
Sebbene i semplici calcolatori ROI del software HR online possano essere un utile punto di riferimento, raramente resistono al controllo da parte di dirigenti senior finanziariamente esperti. La difficoltà è che due società non gestiranno mai i propri dati HR allo stesso modo e non seguiranno gli stessi processi. Un’azienda può ottenere notevoli risparmi sui costi automatizzando un complesso processo di calcolo e approvazione delle assenze; un’altra potrebbe aver solo bisogno di archiviare i dati in modo più sicuro. Un’organizzazione che si sposta dai fogli di calcolo Excel al software HR per la prima volta otterrà una serie diversa di vantaggi rispetto a una che sostituisce un vecchio sistema HR con opzioni Cloud-first più economiche e più facili da configurare.
Affinché la giustificazione dei costi sia credibile, dovrai creare un business case su misura.
Dove dovrei iniziare?
Intanto dai problemi che devi risolvere con il software: cosa includere? Non è necessario definire tutti i processi HR e i relativi risparmi; non è un’opzione realistica. Concentrati invece su quelle aree in cui sai che un nuovo sistema di risorse umane avrà il maggiore impatto e in cui puoi dimostrare un chiaro collegamento ai risparmi finanziari. Ad esempio, questi potrebbero essere relativi a:
1. Risparmio di tempo
Il tempo costa denaro, quindi vedere dove un sistema HR ridurrà in modo significativo il tempo speso dalle persone su determinati processi ti darà chiari vantaggi finanziari.
2. Processi inefficaci
Schede delle ore lavorate in ritardo o incomplete potrebbero significare che i clienti non vengono fatturati correttamente. O c’è il pericolo di perdere scadenze chiave in merito al libro paga o di non rispettare il GDPR o la legislazione sul lavoro in merito alla gestione dei dati dei dipendenti. Processi mal gestiti costano denaro o mettono a rischio il business, includili nel tuo caso aziendale.
3. Opportunità perse
Un sistema di gestione delle risorse umane accelera il tempo necessario per assumere nuovo personale, in modo da poterlo coinvolgere e rendere produttivo più velocemente; o libera il personale IT interno dal doversi occupare di un sistema legacy che invecchia, permettendo loro di dedicare tempo a lavori più produttivi. Se è possibile associare un valore finanziario a questi vantaggi, includili.
Metti insieme il tuo ROI
Dopo aver identificato i principali vantaggi finanziari del tuo progetto, il passaggio successivo consiste nel raccogliere i dati di cui hai bisogno. Ad esempio, per stimare un ROI basato sul risparmio di tempo, è probabile che gli elementi chiave siano:
Potenziali risparmi (utile netto)
- Costo medio annuo dei dipendenti: suddiviso per gruppi di dipendenti chiave, quali risorse umane, responsabili di linea e dipendenti. Ciò dovrebbe includere tutti i costi, non solo lo stipendio annuale. Se non hai queste cifre a portata di mano, un moltiplicatore di uso comune è 1,5 x stipendio.
- Numero di dipendenti in ciascun gruppo: in questo modo è possibile calcolare i risparmi complessivi.
- Incremento annuale della produttività per gruppo: il tempo stimato risparmiato in percentuale sui processi chiave delle risorse umane. Ciò dipenderà dalle circostanze, tuttavia, a titolo indicativo, si potrebbero osservare i seguenti intervalli:
- Team delle risorse umane: i professionisti delle risorse umane generalmente beneficiano di una riduzione delle spese generali amministrative tra il 30% e il 60% o forse anche di più. OpenGI, una delle principali società FinTech, ha stimato che l’implementazione di solo tre dei moduli software di Cezanne HR ha ridotto dell’80% i costi amministrativi delle risorse umane.
- Responsabili di linea: notifiche proattive, processi di approvazione intelligenti e accesso immediato a report precisi possono facilmente far risparmiare ai manager in media un’ora al giorno, ovvero circa il 13% del loro tempo. A seconda dei processi che stai cercando di automatizzare con il tuo software HR, potresti riuscire a risparmiare tra il 10 e il 15%.
- Dipendenti: mentre i singoli dipendenti potrebbero non risparmiare molto tempo, forse solo l’1 o il 2%, l’impatto cumulativo può essere significativo. Probabilmente dovrai esaminare i dipendenti per capire cosa costa loro più tempo, ma potresti definire una media di circa cinque-dieci minuti ogni settimana per i processi generali delle risorse umane come il controllo dei residui ferie, la registrazione delle assenze per malattia o l’accesso alle buste paga.
Costo dell’investimento
- Costo annuale del software HR: inclusi costi di abbonamento, archiviazione dei dati o supporto
- Costi di installazione del primo anno: come importazione di dati, servizi di configurazione, gestione del progetto o costi di formazione. Dovrai anche considerare il costo del tuo tempo come una voce separata.
- Costi correnti: per coprire eventuali spese aggiuntive che potrebbe essere necessario pagare, ad esempio configurazione aggiuntiva più il tempo necessario al team per la manutenzione continua.
- Periodo di utilizzo: il numero di anni per i quali prevedi di utilizzare la soluzione. Molti consigliano di considerare un periodo di utilizzo di tre anni per calcolare il ritorno sull’investimento, sebbene, per il software HR, un periodo di cinque anni sia probabilmente più comune. Ciò attenua i costi aggiuntivi associati all’implementazione, quindi fornisce una cifra più realistica.
Se l’implementazione di un nuovo sistema di risorse umane ti consentirà di ottenere risparmi diretti o indiretti, ad esempio a causa di costi di abbonamento o manutenzione più economici o riducendo le spese generali dell’IT, anche questi dovrebbero essere presi in considerazione nei tuoi calcoli.
Una volta che hai queste cifre, puoi collegarle al tuo calcolatore ROI.
Oltre i costi
Anche se i soldi contano di più quando si costruisce il proprio business case, è comunque importante presentare i vantaggi di un nuovo sistema di risorse umane nel contesto degli obiettivi generali dell’organizzazione. I dirigenti aziendali esperti terranno conto della produttività e delle prestazioni e riconosceranno l’importanza di gestire le persone in modo efficace. Saranno consapevoli dei potenziali costi derivanti dalla mancata osservanza della legislazione, come il GDPR, e del fatto che una tecnologia efficace e conveniente è al centro di un’azienda efficiente e agile.
