Scientia è leader mondiale nelle soluzioni di gestione delle risorse per il settore dell’istruzione. Diverse università in Gran Bretagna, Australia, Cina e Sud America utilizzano i suoi prodotti per agevolare la pianificazione, schedulare esami, gestire efficentemente spazi e risorse.
L’azienda, che ha sede centrale a Cambridge e diverse altre sedi in tutto il mondo, prima utilizzava un sistema di gestione del personale realizzato su misura che risultava tuttavia costoso e poco efficiente; ogni aggiornamento o report doveva infatti essere gestito dal fornitore in prima persona.
Craig McCollum, manager dei sistemi informativi di Scientia ha perciò avviato la ricerca di una soluzione più economica ed user-friendly che semplificasse la gestione del personale in azienda.
Requisito fondamentale della soluzione ricercata era un buon sistema di reporting ed analitiche ed un’integrazione agile con il sistema paghe. Scientia era orientata verso una soluzione cloud multi-tenant: “noi stessi sviluppiamo applicazioni cloud-based, vogliamo quindi mostrare a clienti e dipendenti che agiamo secondo la stessa filosofia che predichiamo”.
L’azienda ha valutato diverse soluzioni prima di optare per Cezanne HR per il rapporto qualità-prezzo ed il design intuitivo. Sono rimasti colpiti favorevolmente dalla buona volontà del team Cezanne di implementare il single sign-on per tutto lo staff. “Stavamo cercando di evitare che ogni dipendente dovesse effettuare 5/6 login ed abbiamo trovato uno staff disponibile e motivato a realizzare i nostri desideri.”
In pochissimo tempo il sistema era attivo e pronto all’uso. Cezanne HR ha aiutato Scientia nel trasferimento dati, ha tenuto alcune sessioni formative e fornito documentazione per aiutare tutto il team a familiarizzare con il software.
Le reazioni dello staff di fronte al modulo base di Gestione del personale ed al modulo Ferie ed Assenze sono state positive: “Tutti i dipendenti trovano il sistema semplice ed intuitivo; una delle nostre preoccupazioni era se avrebbe funzionato in Australia, poiché hanno un’infrastruttura internet limitata che a volte crea problemi con le soluzioni cloud-based. Ed invece tutto è filato liscio!”
Scientia sta riscontrando i benefici di un’organizzazione più snella che fornisce ai manager accesso rapido alle informazioni necessarie. “Estrarre informazioni dal sistema precedente risultava complesso, con Cezanne OnDemand abbiamo invece pronti in pochi minuti report aggiornati. Non solo, tutta la documentazione è sempre aggiornata ed a portata di mano, così da non perdersi scadenze o documenti importanti.”
Con il sistema attivo ed in uso, Scientia sta pianificando di implementare anche il modulo di valutazione delle performance e di Recruitment. “L’implementazione è stata semplice, molto ben gestita dallo staff di Cezanne HR che si è dimostrato competente e disponibile in ogni fase del processo.”