Para quem trabalha fechado entre quatro paredes, o verão é com certeza um período muito esperado, mas ao mesmo tempo um momento onde pode gerar uma carga extra de trabalho. Fechar os projetos antes da mala de viagem e passar todas as tarefas para o colega sem esquecer-se de nenhuma informação, como por exemplo, um contato ou um dado importante é o objetivo dos últimos e intensos dias no escritório.
E quem trabalha com recursos humanos sabe muito bem que, além disso, a administração das solicitações dos colegas nesse período aumenta em volume e a paciência de todos diminui simultaneamente.
O tempo em que fábricas e escritórios fechavam as portas, dando às máquinas e funcionários as merecidas férias após um ano de trabalho, não existe mais. Hoje, a grande maioria (se não quase todas) das atividades opera por todo o ano. Para não ficar com a água no pescoço por ter de administrar inúmeras solicitações e substituições, é fundamental um bom planejamento: quanto mais recursos humanos a gerir, maior será a necessidade de atuar com antecedência.
Para coordenar vários departamentos e sua logística por doze meses e as diferentes necessidades da empresa e dos trabalhadores, se faz necessário além do planejamento, um recurso tecnológico. O software de gerenciamento de férias é de fato uma ferramenta necessária para conciliar as tarefas, a documentação e os cálculos associados a essa gestão.
Agende-se
No início do ano, é importante gerar o calendário de férias a fim de facilitar o gerenciamento da equipa. Ao destacar as datas em que a empresa não aceita solicitações e aquelas em que se recomenda e facilita, os funcionários terão a oportunidade de coordenar com colegas e familiares, gerar solicitações, preferências e necessidades no menor tempo possível.
Ao mesmo tempo é necessário um controle individual do empregado onde o departamento de RH deverá verificar os dias acumulados, as horas extras convertidas em descanso, férias desfrutadas com antecedência, cobertura para substituições e demais questões relativas a férias.
O planejamento torna-se importante não somente para a gestão pessoal dos funcionários, como também para o planejamento anual da empresa.
Gerencie
O pedido de licença ou período de férias deve ser avaliado dentro do prazo estabelecido para aprová-lo ou rejeitá-lo. Se o período de gerenciamento for excedido, a solicitação deveria ser aprovada por um consentimento tácito, o que poderá ocasionar consequentes problemas para o gerenciamento em caso de incompatibilidade das necessidades internas ou simultaneidade de várias ausências.
Se, pelo contrário, isso não acontece, o trabalhador que fez a solicitação é quem perde: isso pode gerar descontentamento, desconfiança na administração e uma sensação de insignificância.
Em ambos os casos, o retardamento do gerenciamento não apenas gera uma lista de pendências, mas também um problema.
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Assim que a solicitação for verificada e aprovada pelo líder da equipe, gerente de área ou diretamente pelo proprietário, é importante comunicar essa decisão à pessoa que a solicitou e ao departamento de RH.
Oferecer a todos informações atualizadas, através de um acesso seguro e em tempo real por meio de um software de RH, permite que o funcionário sempre tenha seus dados sob controle, que a gerência verifique a cobertura das atividades e a administração tenha todas as informações necessárias para o processamento da folha de pagamento.
Quando alguns departamentos trabalham em locais diferentes ou em mobilidade, o gerenciamento pode ser ainda mais complexo se realizado manualmente. Hoje, porém, o software de gerenciamento de férias prevê essa necessidade: através da Web e de aplicativos, todas as solicitações podem ser enviadas e gerenciadas de qualquer lugar.
Ter a disposição ferramentas necessárias para evitar equívocos e erros é a melhor forma de combater o estresse no trabalho. Cada departamento está sujeito a uma carga extra em clima quente, mas o planejamento e a tecnologia podem melhorar o clima interno.
