Escolher o melhor software de RH: perguntas essenciais a fazer

À procura de software de RH? Pode parecer um trabalho assustador dada a grande quantidade de soluções no mercado.

Certamente você terá pesquisado as opções disponíveis e analisou uma vasta seleção de provedores. Você pode ter lido alguns estudos de caso ou se aventurado a um site de análises de software, para obter avaliações de utilizadores no mundo real. É um processo natural, pois observar avaliações reais de usuários reais também ajuda na tomada de decisão.

Com uma primeira lista na mão, o próximo passo para encontrar o melhor software de RH será contactar os fornecedores selecionados. Pode fazê-lo via web, e-mail ou telefone. Falar com um consultor especializado é a forma mais fácil e rápida de entender se o seu software de RH cumpre os requisitos da sua organização.

No entanto, recomendo que, antes de contactar alguém, reserve um tempo para descobrir quais são os seus requisitos-chave, a fim de identificar o que realmente necessita. Isto irá ajudá-lo a marcá-los quando falar com fornecedores. E será mais fácil para si comparar as propostas, e continuar a avançar no processo de pesquisa.

Sabemos que há muito em que pensar na escolha de uma solução de software de RH, por isso reunimos uma lista das perguntas essenciais que deve fazer.

Gestão dos custos

Para a maioria de nós, o primeiro passo em qualquer processo de seleção de software de RH é identificar a combinação ideal entre a funcionalidade do sistema e o orçamento. Embora não faça sentido selecionar um sistema de RH que não satisfaça os seus requisitos essenciais, apresentar um orçamento que sabe de antemão que o financeiro da empresa não assinará, será uma frustrante perda de tempo.

Os fornecedores de software de RH têm modelos de preços bastante diferentes. É por isso que deve olhar atentamente e focar-se em: taxas de funcionamento do sistema, serviços de configuração, atualizações, suporte, etc. É importante fazer as perguntas certas. Desta forma, evitará surpresas desagradáveis mais tarde.

• Taxas de Licença/Subscrição
•  Quais são as taxas de subscrição/licença?
•  Em que se baseiam? Por exemplo, modelo fixo, modelo ativo, módulos contratados, utilizadores etc.
•  Como são cobrados? Mensalmente, anualmente, antecipado, adiado.
•  Aumentou os seus preços nos últimos dois anos e, em caso afirmativo, por quanto?
•  Posso reduzir as tarifas durante o período de subscrição? Por exemplo. se tivermos menos empregados ou quisermos cancelar um módulo.
•  Se sim, quanto tempo de pré-aviso é necessário?
•  Qual é a duração mínima da subscrição? Existe um limite para o armazenamento de dados? Se houver, quanto custa o espaço adicional de armazenamento?

Configuração/Implementação

•  Que serviços de instalação estão incluídos na taxa/subscrição?
•  Quanto custaria uma implementação típica para uma empresa do nosso tamanho (e o que inclui)?
•  Quanto tempo vai durar aproximadamente?
•  Há alguma ajuda no carregamento de dados?
•  Algumas das configurações/personalizações que faz é transferida para futuras versões gratuitamente, ou pode ser necessário desenvolvê-las novamente e recarregá-las?

Formação

•  Que formação recomenda?
•  Quem deverá receber formação (Recursos Humanos, gestores, funcionários, fornecedores)?
•  Quanto custa a formação?
• A formação pode ser entregue online/no nosso escritório/nas suas instalações?
•  Que formação é ministrada quando são lançadas novas funcionalidades?

Suporte

•  O suporte possui um custo adicional? Se sim, quanto custa?
•  Como funciona o suporte?
•  Tem um portal de suporte online?
•  Qual é o seu SLA (Standard Service Level Agreement)?
•  Que processos de escala existem?
•  Onde está o pessoal de apoio?
•  Qual o horário de funcionamento?

Manutenção e atualizações

•  Que serviços de manutenção e atualização em curso fornece como parte das taxas de licença/subscrição?
•  Recebemos automaticamente novas funcionalidades para módulos contratados assim que são lançadas?
•  Como são geridas as atualizações?
•  As atualizações estão incluídas gratuitamente? Se não, o que devo orçamentar anualmente?

Termos contratuais

Tal como no preço, verá que os fornecedores têm diferentes termos de contrato e cancelamento. Comprometer-se com um contrato de longo prazo pode não ser um problema para si, mas se deseja ter a liberdade de mudar de fornecedor a qualquer momento no caso de suas necessidades mudarem, é importante ter a certeza de que escolhe o fornecedor com a abordagem que funciona para si.

•  Qual é a duração mínima do contrato?
•  Com que antecedência devo notificar o cancelamento?
•  Como recupero dados se devo cancelar? Há uma taxa adicional?
•  Quanto tempo o sistema mantém os dados após o cancelamento (deverá saber para conformidade do RGPD)?

Proteção de dados (e conformidade do RGPD)

Como profissional de RH, sabe como a segurança dos dados é importante. E como guardião dos dados pessoais dentro da sua organização, é da sua responsabilidade protegê-lo e geri-lo de acordo com os regulamentos do RGPD e os requisitos legais da sua organização.
É raro encontrar um fornecedor de RH que não trate a segurança dos dados tão a sério como você. No entanto, é da sua responsabilidade verificar e certificar-se de que o sistema também o ajuda com a sua conformidade.

• O seu sistema RH/serviço está em conformidade com o RGPD?
•  Onde os dados são hospedados e apoiados? Dentro do EEE?
•  Quanto tempo são mantidos os backups? Os dados eliminados são removidos permanentemente?
•  Quem hospeda o software e os dados de RH? Que certificações têm em vigor?
•  Possui uma certificação de segurança independente, como a ISO27001?
•  Apresenta “penetration tests” regulares independentes para validar medidas de segurança de dados?
  Os dados estão encriptados?
•  Posso criar diferentes funções de segurança para os colaboradores de diferentes países/partes da empresa, de modo que possa controlar o que podem ver ou modificar?
  Posso usar uma única inscrição ou dupla autenticação?
•  Que políticas de senha posso aplicar?

Gerir a sua conformidade com o RGPD

•  Posso providenciar um self-service seguro, para que os colaboradores possam ver e atualizar suas próprias informações?
•  As alterações aos dados dos colaboradores podem ser encaminhadas através de fluxos de aprovação em uma ou mais etapas?
•  Posso verificar se os empregados receberam e assinaram para confirmar que leram os documentos-chave?
• Posso definir políticas de retenção de dados para eliminar ou anonimizar automaticamente os dados de acordo com os requisitos do RGPD e diferentes requisitos em diferentes partes do nosso negócio, ou o processo é manual?
•  Posso configurar alertas para enviar notificações automáticas quando preciso rever a formação obrigatória ou outras tarefas?
•  Existe um portal ou zona central onde eu possa armazenar documentos, tais como políticas de segurança de dados, manuais ou processos de conformidade, para fácil acesso por diferentes grupos de colaboradores? Como são tratadas as solicitações de acesso dos utilizadores?

Armazenamento de documentos

Uma das grandes vantagens das plataformas modernas de software de RH é que acabam a dependênica de sistemas ou processos baseados em papel. Isto torna os processos mais eficientes, e ao mesmo tempo, pode cumprir melhor os requisitos definidos pelo RGPD. Algo que se traduz em tempo e dinheiro.

Todos os bons sistemas de RH terão algum tipo de funcionalidades para gestão de documentos. É importante, porém, certificar-se de que inclui algumas funcionalidades chave que tornarão as suas tarefas diárias mais eficientes e seguras. Para ser claro, pergunte ao seu fornecedor o seguinte:

•  Tem a capacidade de carregar, criar, enviar, rastrear e arquivar qualquer tipo de documento?
•  Terei a opção de editar documentos carregados através de um editor de documentos incorporado?
•  Os documentos podem ser facilmente distribuídos e rastreados?
•  Posso criar modelos de documentos personalizados?
•  Existe uma funcionalidade de assinatura electrónica?
• Posso criar e distribuir documentos para assinaturas electrónicas?
•  Posso validar o local onde foi assinado um documento e detectar possíveis anomalias?

Seguindo a regra 80:20

As melhores soluções de software RH devem estar prontas a ser usadas imediatamente. Afinal, não queres perder tempo (e dinheiro!) a preparar todos o básico, certo? Por exemplo, deve ser fácil e simples carregar dados para os processos quotidianos de RH, tais como fluxos de aprovação de férias ou notificações de licença médica.

Uma maneira fácil de pensar é a regra das 80:20. Na verdade, 80% do que qualquer sistema de RH faz é universal na maioria das empresas (por exemplo, carregamento de dados, funções de segurança, fluxos de trabalho padronizados, notificações, relatórios-chave, etc.). Estes devem estar no sistema desde o início. No entanto, os outros 20% referem-se à parte que faz com que o sistema se adapte às suas necessidades específicas e à forma como trabalha. E isso é algo que deve ser capaz de controlar.

•  Que dados pode carregar para mim?
•  Quanto cobra para fazê-lo?
•  Que funções de segurança já estão configuradas? É fácil adaptá-los ao nosso negócio?
•  Possui já fluxos de trabalho de autorização configurados?
•  Quais as notificações em vigor?
• O sistema inclui relatórios padrões. Que interfaces tem em vigor (por exemplo, para folha de pagamento ou LMS)?

Adapte-se à forma como trabalha

As organizações não ficam paradas e nem os seus processos de RH. Assim, além da lista de funcionalidades chave, é essencial descobrir a flexibilidade do sistema e quanto controlo terás sobre a implementação e configuração. Se confia no seu fornecedor para fazer alterações, terá de orçamentar em conformidade. Algumas das perguntas chave que pode fazer são:

• Posso criar, guardar e agendar relatórios para executar automaticamente?
•  Posso otimizar tarefas repetitivas de RH, tais como rastrear uma doença, aprovar pedidos de férias ou atualizar dados dos funcionários?
•  Permite acesso a análises detalhadas de pessoas e relatórios gráficos
•  Posso adicionar os meus próprios formulários com permissões de fluxo de trabalho?
•  É possível criar os meus próprios papéis de segurança?
•  Posso voltar a rotular ou adicionar campos?
•  Posso alterar os fluxos de autorização para encaminhar de diferentes formas em diferentes países ou operações?
•  Posso adicionar novos países/línguas/divisões/departamentos?
•  Se a minha licença/subscrição for baseada em uma taxa fixa, o que acontece se eu adicionar mais funcionários? Tem uma API aberta e webhooks (que facilitam a interface com aplicações de terceiros)?
•  Os Recursos Humanos, os gestores e os colaboradores podem ter os seus próprios dashboards com a informação mais importante para o seu papel específico?

Um reflexo da sua própria marca

Uma vez que você e os seus colaboradores serão os principais utilizadores do seu sistema de RH, faz sentido que se encaixe na marca da sua organização. Uma boa identidade de marca permeia todos os pontos de contacto dos consumidores e colaboradores: por que razão o seu sistema de RH deve ser diferente? Algumas questões a considerar incluem:

•  O sistema pode incluir o logótipo da minha empresa?
•  Pode ser editado para refletir a nossa identidade de marca, por exemplo, para usar a nossa terminologia ou esquema de cores?
•  Estas alterações podem ser feitas por nós, em vez de exigir o envolvimento do fornecedor ou do TI?

Olhando sob o capuz

As soluções de software RH hospedadas ou nativas da nuvem são agora o padrão para praticamente todos os fornecedores. No entanto, nem todos os sistemas baseados em nuvem são criados iguais! Uma vez que investir em software de RH é uma importante decisão, vai querer ter certeza de que o que obtém é baseado na mais recente tecnologia, certo?

Há três perguntas simples que podes fazer:

•  O seu sistema é multi-tenant?
•  Todos os clientes serão automaticamente atualizados com novas funcionalidades assim que são lançadas?
•  A sua plataforma pode escalar automaticamente em resposta à procura do sistema?

Se a resposta a qualquer uma dessas perguntas for NÃO, é provável que o fornecedor lhe ofereça uma antiga plataforma tecnológica. Pode não ser um problema, mas afetará os custos futuros. E, no mínimo não queres que a sua equipa de TI descubra.

Os bons e modernos sistemas de RH terão as suas aplicações móveis nativas. Isto significa que os utilizadores podem aceder a funcionalidades de self-service, como por exemplo a gestão de ausências, a qualquer hora, em qualquer lugar. Se a sua aplicação de RH for construída exclusivamente para uso no ambiente de trabalho ou não tiver funcionalidades móveis avançadas, terá dificuldades em fazer com que todos a utilizem.

•  Quais os navegadores que suportam a aplicação?
•  Possui aplicativos móveis nativos?
•  Em caso afirmativo, para que plataformas operativas?

Pensar além das suas necessidades imediatas

Finalmente, pense um pouco além do “aqui e agora”. Verifique se o software de HR que escolha pode estar pronta para o futuro e escalar com o seu negócio. É pouco provável que a sua organização tenha um modelo estático por um longo período de tempo. Da mesma forma, é mais do que provável que as necessidades de RH mudem. Certamente serão flexíveis de acordo com os desafios enfrentados pela organização. Algumas questões que pode considerar são:

•  Existe um limite máximo de colaboradores que o sistema de RH pode suportar no futuro?
•  O sistema pode ser adaptado a outros processos de negócio à medida que a empresa cresce?
•  As funções do sistema são escaláveis de acordo com as necessidades do negócio?

Guias de compra de software RH

Espero que estas perguntas o ajudem a encontrar o software de RH certo para a sua organização. Se precisar de mais informações, pode descarregar aqui o Guia do Comprador de Software.