Do que estamos falando neste artigo?
- Um software inteligente de gestão de ausências permite eliminar muitos dos processos manuais e obsoletos que podem dificultar a gestão das férias anuais.
- Para tal, centraliza o acompanhamento das férias anuais dos empregados e automatiza os cálculos que consomem tanto tempo, como o acréscimo de dias de férias anuais.
- Além disso, a funcionalidade de self-service elimina a carga administrativa das equipas de RH, enquanto os relatórios e análises em tempo real tornam a planificação do pessoal muito mais eficiente.
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Admitamos: a gestão das férias não é a tarefa mais atraente para o RH, certo? Especialmente nas grandes organizações com abordagens desconexas e descentralizadas para gerir os pedidos de ausência.
Desde o cálculo das férias correspondentes até à gestão dos pedidos e à garantia do cumprimento das políticas e normativas da empresa… Este tipo de processos manuais pode levar muito tempo, ser trabalhoso e propenso a erros. E, sinceramente, quem gostaria de dedicar grande parte do seu tempo a fazer tudo isso?
O problema não é apenas a perda de tempo e recursos.
Os processos manuais ou obsoletos são os maiores obstáculos para o sucesso das equipas de RH. Quando se veem sobrecarregados por processos manuais ou antiquados, como a gestão das férias, os profissionais de RH confirmam que lhes é cada vez mais difícil concentrarem-se em atividades estratégicas e de valor acrescentado: em última análise, contribuem para a antiga reputação negativa de RH de ser simplesmente outro centro de custos administrativos.
Felizmente, os sistemas de RH que incluem software de gestão de ausências eliminam grande parte desta carga administrativa para as equipas de RH.
Tudo se torna mais fácil com o software de gestão de ausências
O software de gestão de ausências torna a gestão das férias dentro de uma empresa muito mais fácil, precisa e eficiente, liberando os profissionais para que se possam concentrar em atividades de maior valor acrescentado. Vamos contar-te como…
1. Monitoramento Centralizado das férias anuais
Uma das principais vantagens do software de gestão de ausências é a sua capacidade de centralizar o monitoramento dos saldos de férias anuais de todos os empregados. Assim, já não precisas de depender de folhas de cálculo ou registos manuais: tudo o que necessitas para acompanhar os pedidos de férias anuais estará num único lugar. Não só é mais eficaz, como também permite planear melhor a equipa a longo prazo.
Os profissionais de RH e os gestores podem utilizar o software para manter uma base de dados centralizada dos saldos de férias dos empregados, acessível a partir de qualquer lugar e em qualquer momento. Isto elimina a necessidade de introduzir dados manualmente e reduz o risco de erros, garantindo que os saldos de férias sejam precisos e estejam atualizados em todo momento para todos.
2. Cálculo Automático dos Direitos a férias anuais
Ainda fazes o cálculo das férias com macros de Excel ou, pior ainda, com uma calculadora? Por que não deixar que o teu software de RH faça o trabalho por ti? Os sistemas de recursos humanos com software de gestão de ausências integrado podem automatizar o cálculo dos direitos a férias anuais, evitando ter que o fazer manualmente e assegurando a coerência em toda a organização.
Tomemos como exemplo o software de gestão de ausências da Cezanne HR. Ele pode fazer todo os tipos de cálculos complexos, para que não tenhas que o fazer! Tudo o que tens de fazer é definir tuas regras e o software fará o resto, atualizando os direitos dos empregados com base nas horas de trabalho, nas regras da empresa e nos calendários locais. Tudo de forma bastante tranquila.
Tudo isto garante que os empregados acumulem os direitos a férias de forma precisa e justa, sem risco de erro humano.
3. Pedidos de Férias Self-Service
Outra característica chave de um bom software de gestão de ausências é a capacidade de facilitar os pedidos de férias self-service pelos empregados. Assim, em vez de enviarem os antiquados formulários em papel ou sobrecarregarem as equipas de RH ou os gestores com emails, os empregados podem utilizar o software para enviar eletronicamente os pedidos de férias, diretamente a partir dos seus computadores ou telemóveis .
Isto não só poupa tempo aos profissionais de RH, como também proporciona maior conveniência e flexibilidade aos empregados na gestão dos seus direitos de férias. Poder para as pessoas!
4. Visibilidade Em Tempo Real
Um bom software de gestão de ausências proporciona aos profissionais de RH e aos gestores visibilidade em tempo real dos saldos e pedidos de férias dos empregados. Isto permite-lhes tomar decisões informadas baseadas em dados e planear os recursos adequadamente.
Os gestores podem facilmente visualizar os calendários de férias da sua equipa e aprovar ou recusar os pedidos com apenas um clique, de forma a garantir a manutenção dos níveis de pessoal e sem interrupções nas operações da empresa. Além disso, os empregados podem acompanhar os seus próprios saldos de férias e verificar o estado dos seus pedidos, reduzindo a necessidade de consultar os Recursos Humanos para acompanhamento.
5. Cumprimento das Normas, Relatórios E Análises
O software de gestão de ausências pode ajudar a manter as políticas e normativas da empresa, como o máximo acumulado de férias ou períodos de restrição para certos tipos de férias. Isto é ideal para empresas que talvez necessitem que todos os empregados estejam disponíveis em certas épocas do ano, ou que tenham tido problemas no passado com diferentes processos de férias em várias localizações.
Além disso, o software pode gerar relatórios detalhados sobre a utilização de férias, acumulações e saldos, que podem ser usados para auditoria ou para fundamentar decisões estratégicas.
6. Integração com Sistemas de Rh
Por último, muitas soluções de software de gestão de ausências – incluindo as da Cezanne – integram-se perfeitamente com outros sistemas de RH, como folha de pagamento, controlo de horário e até gestão de desempenho. Isto permite partilhar dados entre sistemas, eliminando a necessidade de introdução manual de dados e assegurando a consistência dos dados em toda a organização.
Por que não verificar o que o software de Gestão de Ausências da Cezanne pode fazer pela tua organização?
