Enfrentarse a un rendimiento bajo, es sin lugar a dudas, uno de los problemas más complejos a los que debe hacer frente tanto la gerencia como el área de recursos humanos de cualquier organización. Cuando reclaman su atención otro montón de cosas, la tentación de ocultar los problemas bajo la alfombra es realmente grande. Ahora bien, los conflictos no se resuelven solos. Es más, esta falta de acción hará que los empleados sigan cometiendo los mismos errores, que se sigan incumpliendo los plazos, que los clientes no estén satisfechos y que otros miembros del equipo se quejen por tener que asumir una carga de trabajo extra.
Sí, es cierto. La situación que describo es estresante y, a veces, lo que nos pide el cuerpo es sencillamente hacernos invisibles. Pero eso, es imposible y, además, no resolvería los problemas. Como alternativa, mi propuesta pasa por la planificación. Y, acto seguido, por el diseño de un plan de mejora del rendimiento. Dicho así, suena hasta sencillo, pero, es posible que las primeras dudas surjan nada más abrir el ordenador. Dicho esto, quizá estos cinco pasos te den una pista fiable del camino a seguir:
Identificar todos los aspectos del problema
Antes de configurar un plan de mejora del rendimiento, hay que asegurarse de que entendemos lo que realmente se esconde tras el problema. Es posible que exista una carencia formativa que impida al empleado alcanzar sus objetivos, o que no haya una buena relación entre compañeros, y eso haga que el trabajo sea poco colaborativo, o que existan cuestiones personales que le impidan centrarse en sus tareas… Lo cierto es que no siempre, los empleados son sinceros con respecto a los problemas que tienen en el trabajo porque temen que la opinión sobre ellos cambie o, incluso, que su sinceridad tenga consecuencias negativas sobre su situación laboral. Por lo tanto, hay que ir a la raíz del problema para poder prestar el apoyo adecuado y hacer los cambios necesarios.
Involucrar a los empleados
Por regla general, las personas reciben con mayor entusiasmo los planes de renovación si sienten que han participado en el proceso de cambio. Es recomendable conversar con los equipos, escuchar sus reflexiones. Eso sí, deberá ser un diálogo, nunca una confrontación. Hay que dar a todos, la oportunidad de expresar su opinión y mostrarse abierto a escuchar nuevas ideas ya que estas sugerencias están encaminadas a mejorar SU rendimiento. Esto no significa que debamos convertirnos en los mejores amigos, pero sí hay que transmitir la confianza necesaria para hacer entender que nadie va a juzgar a nadie y que todas las opiniones son importantes. Ahora bien, hay que incidir en los fallos y en las actitudes reprobables que se hayan detectado. Esto servirá para definir el punto de partida que debemos tomar para empezar a mejorar. Otra cuestión a tener en cuenta en esta fase del proceso es a quién hay que involucrar en este momento. Convocar a demasiada gente podría transmitir una idea equivocada de control excesivo, pero convocar a pocas personas podría hacer entender a los demás que el tema no es tan importante como parece. Por lo tanto, hay que tratar de encontrar el equilibrio preciso.
Definir objetivos claros
Los objetivos bien definidos y perfectamente medibles, son en realidad, el corazón del desempeño eficaz del plan para mejorar el rendimiento. Las personas necesitan saber con exactitud cuáles son los fallos que se les achacan y en qué dirección deben moverse para resolverlos. Hay que establecer metas realistas, que estén también alineadas con el tiempo disponible para llevarlas a cabo. Ahora bien, tampoco debe ser demasiado fácil llegar (personalmente me siento más motivada cuando identifico un objetivo que no he alcanzado y que sé que requiere esfuerzo por mi parte conseguirlo). Si un objetivo parece imposible, quizá sería bueno, desgranarlo en varios logros más pequeños. De este modo, la gente puede ver su progreso y los responsables, al mismo tiempo, tendrán una idea clara de cómo avanza el proyecto, pudiendo hacer ajustas en cada etapa. Todo esto no puede ni debe quedar guardado en la cabeza por lo que es importante disponer de un sistema que facilite la memoria histórica de todos los procesos abiertos y que permita también su monitorización y seguimiento.
Organizar cursos de formación y apoyo
La falta de conocimientos adecuados puede ser la causa de los malos resultados. A veces se encomiendan tareas a determinadas personas que no están preparadas realmente para llevarlas a cabo. Otras veces, cambia su puesto o sus atribuciones y necesitan gestionar nuevas áreas con las que no están familiarizados. En estos casos, y en otros similares, la formación debe ser una parte integral del plan de mejora del rendimiento. Identificar las brechas de habilidades y conocimientos ayudará a encontrar una mejor manera de resolverlas. Esto no implica necesariamente hacer un curso de formación. A veces, trabajar junto a un compañero con más experiencia es suficiente para adquirir las nuevas habilidades que se demandan. En este sentido, otra alternativa interesante puede ser la asignación de un tutor para varios empleados a los que se guiará en la gestión de tareas y situaciones complejas. Cada entrenamiento debe ser documentado cuidadosamente en el plan para tener siempre la visión clara de lo que se está haciendo y de cómo se va progresando. No podemos quejarnos de los malos resultados si no hacemos nada para ayudar a desarrollar las habilidades que los empleados necesitan para el desempeño eficiente de su trabajo.
Compartir el progreso
Fijar reuniones periódicas con los empleados para examinar y documentar el progreso proporciona a todos, un objetivo hacia el que dirigirse y, el responsable tendrá, al mismo tiempo, la oportunidad de ver si lo que se ha establecido se va cumpliendo en los plazos previstos o si tiene que hacer algunos ajustes. Si se han cumplido todos estos pasos anteriores, por lo general, encontraremos una cierta mejora. Ahora bien, si no es así, habrá que pasar al siguiente nivel y quizá, iniciar un proceso disciplinario, informando claramente a todos los implicados acerca de las medidas a tomar. De este modo, todo lo que se decida será transparente y evitará malos entendidos o conflictos adicionales.
Cristina Del Amo
Soy periodista, empresaria, emprendedora y madre. Licenciada en Ciencias de la Información por la Univ. Complutense de Madrid y Máster en Gestión Comercial y Marketing, por la Escuela de Negocios ESIC, mi trayectoria profesional está ligada al entorno de la comunicación, la gestión empresarial y los recursos humanos.