Si trabajas en recursos humanos ya sabrás que una de las tareas más complicadas de abordar es la gestión óptima de las ausencias.
No solo hablamos de aspectos administrativos y burocráticos como proporcionar a los empleados la información sobre los días libres que les quedan pendientes, organizar al equipo para cubrir las vacaciones de verano o Navidad, asegurando una correcta cobertura del negocio, aprobar las peticiones de ausencias, gestionar las bajas por enfermedad o evitar errores en la realización de las Nóminas.
También es importante, sobre todo, desde el punto de vista organizativo, para poder trabajar de una manera eficiente y gestionar de manera correcta las ausencias y vacaciones de todos los equipos. Para hacerlo es importante poder identificar tendencias que permitan descubrir situaciones de riesgo que pudieran indicar otro tipo de problemas internos relacionados con el personal.
El primer paso es tratar de averiguar cuáles son las principales razones que causan las ausencias de la plantilla. Veamos algunas de las más comunes.
Enfermedad
La primera causa de ausencia es la enfermedad: las personas no van a trabajar porque tienen un problema de salud, que puede ser -eso sí- más o menos grave. En este caso, hay que tratar de entender qué pasa, por supuesto, sin invadir la intimidad de las personas, de qué enfermedad se trata y cuál es el alcance de la misma. Todo ello, nos permitirá determinar si la inestabilidad que se muestra en el trabajo tiene que ver o no, con un malestar provocado por los problemas de salud o realmente tienen que ver más, con un ambiente laboral inadecuado.
Por ejemplo, una persona que se ausenta al más mínimo indicio de resfriado o gripe, podría estar tratando de aprovechar la oportunidad para no ir a trabajar, poniendo como excusa, encontrarse mal; es el caso típico de ausencia en el corto plazo. En muchas ocasiones se trata, como digo, de una excusa para disfrutar de un día de descanso extra sin gastar días de vacaciones y sin tener que declarar abiertamente que lo que quiere es tomarse 24 horas de relax y distancia del trabajo.
Cuidado de terceros
Cada vez son más frecuentas las ausencias que identificamos relacionadas con la atención de personas a cargo. Es decir, con los recortes actuales en políticas de bienestar social lo cierto es que muchos empleados se ven en la dinámica de mentir en su trabajo porque necesitan algún tiempo extra para cuidar de familiares dependientes, ya sean niños o ancianos, que no pueden valerse por sí mismos.
Es más común de lo que pensamos recurrir a la mentira para abordar estas situaciones: piensa por ejemplo en los trabajadores que tienen niños en edad escolar y que aún son pequeños para quedarse solos. Si se ponen malos, o son los abuelos los que se encargan, o la niñera o, si ambas opciones fallan o son inviables, son los padres los que deben ausentarse del trabajo para hacerse cargo. Lo mismo sucede en el caso de los padres o cualquier otro pariente mayor, que empiezan a ser más dependientes y necesitan que alguien les acompañe para una visita médica, para la limpieza de la casa o para hacer la compra.
Síndrome del lunes
Otra de las causas de ausencia laboral -muy comunes, por cierto- que se pueden enumerar es lo que se conoce como el “Síndrome del Lunes”: las faltas de aquellos que pasaron un fin de semana divertido o una noche de fiesta, y, al día siguiente, tienen que recuperarse de la resaca, del cansancio, de no dormir, …
Está claro que todos tenemos derecho a disfrutar de nuestras vacaciones y días libres como queramos, pero esto se convierte en un problema cuando deja de ser un hecho aislado para convertirse en la norma.
El famoso “Síndrome del Lunes” es el que hace que la gente se ausente precisamente los lunes que son los días en los que encontrar el empuje y la motivación necesaria para volver al trabajo después del fin de semana, se hace, realmente complicado.
Problemas en el trabajo
El último motivo del que quiero hablar, y el que quizá sea más importante para tener en cuenta en el área HR, es el que tiene que ver con la falta de motivación porque detrás de multitud de excusas banales, se puede esconder realmente un problema serio en el trabajo: conflictos con otros compañeros del equipo o con sus directivos, evaluación del desempeño deficiente que ha hecho perder la motivación y el entusiasmo, falta de estímulo para sacar el trabajo adelante, etc.
Todas estas situaciones claramente merman el ánimo y el compromiso de los empleados que cada vez encontrarán menos motivos para trabajar y más razones para tomarse un tiempo extra fuera o dentro de la oficina.
Definitivamente, no es fácil identificar todas estas dinámicas o situaciones complejas, pero es importante que trabajar en ello. Un Software para la Gestión de Ausencias y Vacaciones puede ser un gran aliado.
A través de informes detallados se pueden recopilar datos de interés relacionados con las ausencias de la plantilla, para analizarlos y comprender mejor las causas que las provocan. Identificar tendencias determinadas a corto plazo puede, por ejemplo, ayudar a saber si existe una concentración preocupante en ciertos días de la semana que pudieran estar relacionadas con reuniones o proyectos concretos o saber si la ausencia es mayor -considerablemente mayor- en unos equipos o departamentos específicos que en otros.
Comparar los datos estructurados permite tomar nota sobre estas dinámicas y, por tanto, estudiar estrategias de intervención rápidas para resolver los problemas relacionados con la ausencia de los empleados, antes de que sean más graves.
Cristina Del Amo
Soy periodista, empresaria, emprendedora y madre. Licenciada en Ciencias de la Información por la Univ. Complutense de Madrid y Máster en Gestión Comercial y Marketing, por la Escuela de Negocios ESIC, mi trayectoria profesional está ligada al entorno de la comunicación, la gestión empresarial y los recursos humanos.