Hace poco estuve organizando un evento que, francamente, me ha llevado demasiado tiempo, ya que, como empieza a ser habitual, recibí el encargo con muy poca antelación. Estoy segura de que todo saldrá bien, pero en realidad, ha sido una experiencia estresante y no demasiado agradable. El resto del trabajo y los compromisos que había adquirido previamente, tuvieron que pasar a un segundo plano y, aunque todos estamos convencidos y muy satisfechos con el resultado final, el proyecto hubiera sido más sencillo si hubiera dispuesto de más tiempo para pensar y prepararlo de un modo más sosegado.
El problema es que esta situación está dejando de ser puntual y tiende a convertirse en un enfoque endémico en los negocios. Ahora bien, ¿crees que esta velocidad de vértigo que nos imprimen o nos auto-imprimimos impulsa nuestra productividad? ¿Estamos trabajando más o simplemente producimos un trabajo de peor calidad, o, lo que es peor, estamos “consumiendo” a todos los empleados al mismo tiempo?
Son preguntas que me hago con frecuencia porque estoy convencida de que el mundo de los negocios no está en las cotas máximas de productividad que podría alcanzar. En general, creo que se invierte poco en formación y desarrollo y se busca una eficiencia que provenga más de la propia experiencia que de otro tipo de capacitación. El bienestar de los empleados, el crear un entorno amigable o proponer medidas de conciliación, por ejemplo, tampoco es algo que ocupe las primeras posiciones en las agendas de los gerentes.
Sin embargo, creo, y lo creo de verdad, que para impulsar la productividad de los empleados hacen falta, como dice Eric Garton en un artículo publicado recientemente en la Harvard Business Review tres elementos clave: tiempo, talento y energía. Las empresas deberán acostumbrarse a adoptar un enfoque en el que se tengan en cuenta estas tres variables si lo que buscan es potenciar la productividad de su fuerza laboral.
Así que, después de haber superado el momento “estrés” que te contaba al principio se me ocurren algunas cosas que, como responsable HR puedes introducir en tu empresa para ayudar a que los empleados sean más productivos y enérgicos:
Dales tiempo
A veces parece que trabajamos mucho, pero si nos paráramos a contar, realmente el tiempo que estamos dedicados a una tarea de manera ininterrumpida, nos daríamos cuenta de que, es muy poco. De hecho, y volviendo al artículo de Garton, se cifra este tiempo en aprox. 7 horas a la semana. El resto del tiempo se consume en otro tipo trabajo (asistir a reuniones, responder correos, atender teléfonos, atender al cumplimiento de procesos internos -a veces innecesarios y, casi siempre, complicados-. )
Si queremos que la gente desarrolle ideas innovadoras que reportarán un considerable ahorro de tiempo y también de dinero, hay que darles el tiempo que necesiten para avanzar en el día a día y para que puedan pensar con claridad. Sí, algo tan sencillo como eso. Tener tiempo para pensar.
Creo que si la gente puede disfrutar de forma regular de períodos de tiempo en los que no se les pueda molestar -salvo causas de fuerza mayor, claro- podrán enfocarse con más facilidad en proyectos significativos e importantes. Buscar tiempo – o generarlo- para salir del escritorio y colaborar con otros compañeros también puede ayudar en la exploración de nuevas ideas.
Otra cosa sobre la que creo que se debe incidir, también para cambiar el enfoque, es la creencia de que la conducta multitarea se enmarca dentro de las buenas prácticas. Yo, tengo mis dudas, la verdad. Así que, si de mí dependiera, restringiría abiertamente la multitarea y trataría, por ejemplo, de revisar el mail a horas determinadas, todos los días, en lugar de responder de manera instantánea a cada mensaje que se “cuele” en la bandeja de entrada. Puedes buscar también diferentes modos de agilizar las tareas administrativas que, sin aportar valor, son imprescindibles. Lo cierto es que este tipo de tareas, ocupan gran parte del tiempo real de trabajo, pero, si utilizas un software HR u otras herramientas online disponibles en el mercado, será posible reducir ese tiempo para aprovecharlo en otros “frentes”.
En todo caso creo que hay que dejar claro que no solo es aceptable, sino, recomendable, que se pueda dedicar el tiempo necesario a pensar, también a ejecutar y, por supuesto, a recompensar a aquellos que optimizan su tiempo.
Respeta los diferentes estilos de trabajo
Cada individuo enfrenta su trabajo de un modo diferente. Algunos empiezan la mañana siendo 100% productivos, mientras que otros alcanzan las cotas de productividad deseadas bien entrada la tarde. Algunos empleados necesitan los detalles, mientras que otros, prefieren centrarse en el panorama general. Seguro que en tu equipo hay personas que son geniales presentando y defendiendo nuevas ideas durante las reuniones, mientras que otros necesitan parar y salir a reflexionar antes de proponer nuevos conceptos que pueden ser igualmente emocionantes. Los primeros son claramente los más extrovertidos, mientras que los últimos, muestran un carácter mucho más introvertido y, a veces, apocado.
Por otro lado, seguro que en tu equipo tienes gente plenamente satisfecha permaneciendo frente al ordenador todo el día en un entorno abierto, mientras que, a otros, estoy convencida de que les costará concentrarse en un ambiente tan cargado. No intentes imponer el mismo estilo de trabajo y las mismas condiciones a todos. Trata de conocer y comprender cómo y cuándo hace mejor su trabajo la gente y, permite que lo hagan. Si es posible dar a los empleados espacio y flexibilidad para organizar su jornada laboral de manera que empresa y trabajador se beneficien verás que, además de mejorar las ratios de productividad, habrás conseguido empleados más satisfechos, más comprometidos y más motivados.
Crea el entorno propicio
No. No estoy hablando de iluminación o plantas para mejorar el estado de ánimo, o, al menos, no solo. Hablo de cualquier cosa que consideres que pueda hacer que el entorno de trabajo sea lo más agradable posible. Se trata de crear un lugar en el que las personas puedan inspirarse y cargar las pilas para hacer mejor su trabajo. Confiere autonomía para que los empleados puedan tomar algunas decisiones sobre cuestiones que les afecten directamente, anima a tu equipo a celebrar los éxitos conseguidos, y, desde luego, considera la inversión en el desarrollo de tus colaboradores, una prioridad.
Es curioso, pero el diseño de la oficina (algo tan aparentemente intrascendente como quién se sienta al lado de quién) puede tener un impacto real sobre la eficiencia del conjunto del equipo. Algunos investigadores aseguran que sentarse junto al líder o a un empleado brillante, mejora el propio rendimiento. El efecto inspirador es real y estoy convencida de que contribuye a mejorar la productividad. Por lo tanto, si me permites un último consejo no te inquiete mover a la gente de sus asientos, separa -como en el colegio- a aquellos que pierden el tiempo chismorreando o refunfuñando por todo y comprueba si sentarse junto a otras personas con actitudes más positivas y un alto rendimiento, les ayuda también a mejorar.
Cristina Del Amo
Soy periodista, empresaria, emprendedora y madre. Licenciada en Ciencias de la Información por la Univ. Complutense de Madrid y Máster en Gestión Comercial y Marketing, por la Escuela de Negocios ESIC, mi trayectoria profesional está ligada al entorno de la comunicación, la gestión empresarial y los recursos humanos.