Responsable de área al Responsable de HR: “está a punto de terminarse el período de prueba de López, ¿verdad?”
Responsable de HR: “déjame que lo compruebe. Vaya, en realidad el período de prueba terminó hace 10 días. No sé qué ha podido pasar, pero nos olvidamos de la fecha tope”.
Responsable de área: “Ok. Desafortunadamente he estado muy liado y no me he podido poner a revisar su evaluación. En fin, extendamos el período de prueba un mes más. Y espero que esta vez, no se nos olvide”.
Difícil de creer, ¿verdad? Pero he escuchado en muchas ocasiones diferentes versiones de diálogos muy parecidos a este en los últimos años. Y, personalmente, me he encontrado en situaciones que recuerdan mucho a la de esta conversación:
- Un Director de Marketing que tiene que usar una de las salas de reuniones como oficina porque nadie había avisado a los responsables de las instalaciones de su incorporación.
- Un responsable financiero que no puede acceder al sistema de cobros y pagos pendientes porque el departamento informático aún no ha configurado su cuenta.
Cualquiera de estas situaciones -que reportan una imagen tan lamentable de la organización- tienen entre sí, algunos denominadores comunes: primero, el día a día y la utilización de sistemas informales para recordar las citas importantes hace que se queden en el aire o, para que nos entendamos mejor, que se olviden un montón de asuntos que son relevantes para la compañía.
Y, segundo, como decía antes, estas malas experiencias hacen que los nuevos empleados se lleven una imagen muy negativa de la empresa a la que se acaban de incorporar. Y eso hace que, en muchas ocasiones, después de pasar por procesos de selección largos y complicados y de invertir tantos recursos -económicos y humanos- en la identificación y el fichaje de nuevos talentos, estos reciban un mensaje de bienvenida que dista mucho del tipo de empresa que le dibujaron en sus entrevistas de reclutamiento.
Una solución muy sencilla para terminar con todos estos quebraderos de cabeza la encontramos en el software HR, concretamente, en la función que se conoce como alertas automáticas o notificaciones. Esta funcionalidad permite generar un correo electrónico o SMS para informar sobre cualquier novedad o cambio que se produzca en los datos.
Por ejemplo: cuando se incorpora un nuevo empleado a la compañía, el área de recursos humanos debe darle de alta en la BBDD de su sistema. Pero, antes incluso de que se produzca su incorporación efectiva a la empresa, se configura una notificación en el sistema HR que generaría una serie de alertas para:
- Avisar al área de seguridad sobre la llegada del nuevo empleado. Hay que facilitarles su nombre, cargo y departamento, entre otras cosas.
- Alertar al departamento de informática para que proporcione las herramientas necesarias y para que estas estén todas operativas a su llegada (ordenador, cuenta de correo, identificación y contraseñas para iniciar las sesiones, etc.)
- Avisar al director de la oficina sobre los requisitos acordados previamente con el candidato, en cuanto, por ejemplo, provisión de automóvil, tarjeta de empresa, móvil, etc.
- Un poco más adelante, quizá un par de semanas antes de que finalice el período de prueba que estipula el contrato que se haya suscrito, habrá que avisar al departamento de contratación sobre la necesidad de realizar la evaluación correspondiente antes de la fecha de vencimiento.
Parece mentira, pero este pequeño “ajuste” puede implicar una diferencia abismal para quienes pasan sus primeros días en una nueva empresa. También para proporcionar una experiencia de empleado (employee experience ) satisfactoria. Pero el sistema de notificaciones del software HR permite llegar aún más lejos. Si quieres también pueden ser útiles para trabajar con determinados proveedores (pensiones, seguros médicos, nóminas -si no están integradas en el sistema HR con el que trabajes-, etc.)
En definitiva, como podrás ver, soy una gran admiradora del sistema de alertas y notificaciones, quizá por mi mala memoria, pero lo cierto es que cuento esta funcionalidad, entre las cinco ventajas más importantes que aporta un software HR (autoservicio, workflow, reportes, notificaciones y organigramas). Y es así, desde luego, no solo porque agilizan la ejecución de las tareas administrativas, sino porque también contribuyen, en gran medida, a eliminar errores y prevenir descuidos.
Así que, si me permites un consejo: revisa de nuevo tus procesos de incorporación, de principio a fin, y utiliza la tecnología que tienes a tu disposición para hacer que esa primera impresión de los nuevos talentos que se incorporan a tu compañía sea favorable y genere el compromiso que esperas.
Este artículo es una traducción libre de un post de Denis Barnard, publicado en nuestro blog inglés. Denis Barnard es considerado uno de los principales expertos en la selección de software HR y gestión de nóminas. Ha instrumentado la implantación de proyectos HR en diferentes sectores, como la educación, la producción, incluso, el sector público.
Cristina Del Amo
Soy periodista, empresaria, emprendedora y madre. Licenciada en Ciencias de la Información por la Univ. Complutense de Madrid y Máster en Gestión Comercial y Marketing, por la Escuela de Negocios ESIC, mi trayectoria profesional está ligada al entorno de la comunicación, la gestión empresarial y los recursos humanos.